Sistema ERP: Entenda o que é, principais funções e melhores opções disponíveis no mercado

Um sistema ERP é um software que tem como principal função automatizar e integrar diversas atividades de uma empresa. Registrando o processo de vendas, a administração das finanças, o controle do estoque, as etapas de logística, as fases de produção e assim por diante.

Seja para melhorar a administração da empresa ou otimizar o atendimento em um e-commerce, investir em um sistema ERP faz toda a diferença para seu negócio.

Também chamado de software de gestão, o ERP procura integrar dados de vários processos e setores.

Para completar, é responsável por reunir em uma única plataforma, todas as informações financeiras da empresa.

Mas essas são apenas algumas das funcionalidades que esse sistema tem.

Sem dizer as vantagens, que vão além da otimização de tempo e da economia de recursos.

Então, que tal saber mais sobre o assunto?

A seguir, você conhece um sistema ERP em detalhes, descobre as melhores opções do mercado e entende tudo o que você tem a ganhar ao adotar essa tecnologia.

O que é sistema ERP?

Seu nome vem da sigla para Enterprise Resource Planning.

Ou, na tradução para o português, significa: “Sistema Integrado de Gestão Empresarial”.

Sua principal função é automatizar e integrar diversas atividades executadas por uma empresa.

Por exemplo, o processo de vendas, a administração das finanças, o controle do estoque, as etapas de logística, as fases de produção e assim por diante.

Entre as informações registradas, estão as tarefas de colaboradores, os dados de clientes, os contatos de fornecedores, as vendas, os pagamentos de impostos, e muito mais.

Com a conexão estabelecida entre elas pelo próprio sistema, o gestor tem seu trabalho agilizado e minimiza as chances de erros e conflitos de informações.

Vale observar ainda que os processos burocráticos ficam livres de intervenção humana.

Assim, o gestor consegue visualizar e determinar tarefas mais estratégicas para o trabalho da empresa.

Como surgiu o ERP?

Desde a década de 1950, os conceitos tecnológicos de gestão e controle corporativo eram desenvolvidos nos Estados Unidos.

Mas somente 20 anos mais tarde o primeiro sistema foi lançado: o MRP, ou Material Requirement Planning.

Depois, nos anos 1990, ele evoluiu para o ERP.

Isso aconteceu porque as redes de comunicação que conectavam computadores também ganharam força.

Hoje, o ERP é usado em negócios de todos os portes.

Existem versões mais elaboradas e mais simples, para ficar mais fácil adaptá-lo à realidade das empresas.

Quais são as principais funcionalidades do sistema ERP?

Faturamento

Na área de faturamento, o ERP descreve a arrecadação do negócio dividida por períodos.

Dessa forma, é possível consultar por mês, semana, dia ou ano.

O sistema disponibiliza análises e gráficos para que você entenda o desempenho da empresa nesse tempo.

Assim, se alguma irregularidade ou inconsistência for identificada, é possível interferir e investigar para tomar as providências corretas.

Financeiro

A parte financeira se concentra especialmente no fluxo de caixa.

Ou seja, nos ganhos da empresa ao longo de um período.

É essencial que ele seja positivo, para assegurar a sustentabilidade financeira do negócio.

Isso quer dizer que as contas estarão em dia e que haverá recursos e reservas para compras e investimentos.

Compras

E por falar em compras, elas também ficam detalhadas no ERP.

Você consegue ver quanto comprou, quanto gastou e com qual fornecedor negociou.

Essas informações contribuem para sua precificação.

Trazem uma visão mais ampla sobre processos de produção, vendas e serviços prestados.

Estoque

Sem o controle certo de estoque, a tendência é que seu negócio não consiga ir para frente.

Na verdade, esse é um motivo pelo qual muitas empresas declaram falência.

Estoque é sinônimo de dinheiro parado, e o ERP ajuda você a visualizar melhor como essa questão está.

A partir dos resultados mostrados, você foge de desperdícios e otimiza o ciclo de vendas da empresa, já que sempre que um cliente compra, o produto é retirado automaticamente do estoque.

RH

Enquanto seu negócio cresce, sua equipe segue o mesmo ritmo.

Portanto, é muito importante controlar a jornada de seus colaboradores ao longo de um dia de trabalho.

O sistema ERP pode armazenar cartões de ponto, acionados pelo colaborador no começo, fim e intervalos de seu expediente.

Ainda permite monitorar banco de horas e horas extras, para que você e os funcionários cumpram corretamente a legislação trabalhista brasileira.

Controle fiscal

Uma empresa precisa estar a par das cobranças fiscais que dizem respeito ao seu setor e atividade.

No entanto, pode ser complicado administrar tudo, já que os processos costumam ser burocráticos e complexos.

No ERP, há a possibilidade de usar uma área fiscal automatizada.

Vários tipos de taxas são calculados e você tem a indicação de quando pagar ou lidar com cada cobrança da Receita Federal.

Gerenciamento de projetos

Se você tem a intenção de desenvolver projetos ao mesmo tempo, em que executa as atividades de praxe da empresa, precisa de um ERP que tenha uma parte de gerenciamento de projetos.

Essa é uma tarefa administrativa, mas presente em comércios e indústrias.

Você pode controlar projetos como lançamentos e desenvolvimentos de produtos, inserção de novidades na loja virtual e muito mais.

Assim que cada etapa é cumprida, você pode ver um relatório com o desempenho do trabalho antes de passar para o próximo passo.

Como funciona um ERP?

O sistema ERP funciona como um banco de dados, repleto de informações que se conectam, interagem entre si e se atualizam.

Sempre de forma simultânea e automatizada, para que a intervenção humana não seja necessária.

O ERP é dividido em três camadas.

Na primeira, está o software do sistema, com todos os seus processos e funcionalidades.

O usuário pode acessá-la para preencher informações e formulários.

Na segunda, está a aplicação que integra todos esses dados.

Ela é desenvolvida por profissionais que fazem com que o sistema seja compatível com as necessidades da empresa.

E na última camada fica o armazenamento dos dados.

Depois que eles passam pelas duas outras camadas, ficam definitivamente registrados em locais físicos ou em nuvem.

Quais são os benefícios de usar um sistema ERP?

Qualidade e agilidade

Não há como negar: as informações contidas em um ERP são bem mais confiáveis do que aquelas armazenadas manualmente, no computador ou no papel.

Afinal, a falha humana pode acontecer com mais frequência, seja por confusão de informações ou registros errados.

O sistema garante que todo esse processo seja mais eficiente e rápido.

Os registros acontecem em tempo real, e as informações ficam acessíveis, compartilhadas em tempo real dentro da interface da ferramenta.

Nem é preciso preencher dados iguais em páginas diferentes, porque o ERP integra todos.

Redução de gastos

Como o velho ditado diz, tempo é dinheiro. Investir em um ERP ajuda a diminuir significativamente os gastos de sua empresa.

Com menos tempo dedicado a atividades burocráticas, os colaboradores e o gestor podem se voltar para estratégias que realmente contribuem para o crescimento da organização.

A automatização de processos, que ajuda a evitar erros, também diminui desperdícios e perdas gerados pela falta de monitoramento de processos.

Assim, a economia acontece em todos os setores da empresa, assim como nas etapas das tarefas realizadas.

Otimização do fluxo de dados

Se uma única informação é suficiente para integrar todo o conteúdo de um sistema, isso significa que o fluxo de dados é otimizado.

O que contribui para que o gestor não tenha retrabalho ao cadastrar novamente essas informações.

O tempo com tarefas inúteis é reduzido, e a empresa passa a realizar entregas muito mais ágeis — abrindo espaço até mesmo para aumentar as vendas e conseguir resultados cada vez melhores.

Crescimento do negócio

Quando bem administrado, é natural que um negócio cresça a passos rápidos.

Portanto, é essencial se pautar em uma gestão mais robusta, que acompanhe o volume de vendas e processos e otimize os resultados.

Nesse sentido, o ERP é um excelente aliado.

Como integra e reúne muitos dados, fica mais fácil a adaptação da empresa ao cenário atual, e as análises realizadas são muito mais aprofundadas e detalhadas.

Como escolher um sistema ERP?

Você já sabe bastante sobre o sistema ERP, mas falta agora entender como acertar na escolha para seu negócio.

Aqui estão algumas dicas que ajudam você a ter a melhor opção em sua empresa e de fato aproveitar os benefícios que acabou de conhecer!

Pesquise sistemas voltados para seu nicho

Para começar, pesquise por sistemas voltados para seu nicho de mercado.

Dessa forma, você e sua equipe se adaptam melhor ao uso.

Além de ser mais fácil cadastrar informações e ter acesso a análises e relatórios que realmente façam a diferença para a empresa.

Com o passar do tempo, na medida em que o negócio cresce, é possível fazer uma troca ou mesmo acrescentar melhorias no seu sistema.

Busque ERPs para o tamanho da sua empresa

De nada adianta ter um pequeno negócio e contratar um ERP feito para atender uma empresa com mais de 500 colaboradores.

É muito importante que você tenha ao seu alcance funcionalidades que de fato façam sentido para você.

Do contrário, você terá feito um investimento em vão.

Muitas funcionalidades ficarão paradas e as informações podem se cruzar sem fazer total sentido.

Escolha um sistema de confiança

Ainda é indispensável optar por um sistema de confiança, desenvolvido por uma empresa de renome no mercado.

A internet é uma excelente aliada para ajudar a pesquisar a reputação do software e a opinião dos usuários.

As redes sociais, ademais, proporcionam avaliações interessantes e ajudam você a conhecer melhor a ferramenta.

Portanto, vale a pena explorar os detalhes para contar como melhor para seu negócio.

Observe o custo-benefício

Por fim, mas não menos importante, observe o custo benefício do sistema contratado.

Ele deve ser vantajoso para você e sua empresa.

Compare o valor do produto de acordo com as funcionalidades oferecidas e veja o que é fundamental para o bom funcionamento do seu negócio.

Dessa maneira, você saberá que o investimento é válido.

Quais são as melhores opções de ERP do mercado?

Você pode conferir agora alguns deles e seus detalhes e ter uma ideia de qual é o melhor para seu negócio.

Bling

O Bling é um sistema de gestão online feito para descomplicar seu negócio.

Ele é ideal para e-commerce, porque sua funcionalidade principal é a emissão de notas fiscais e boletos.

Além disso, ele se integra facilmente com as plataformas mais importantes de lojas virtuais e marketplaces.

Sua área de gestão de estoque fornece relatórios precisos, mesmo se você tiver mais de um depósito ativo.

Concentra, ainda, a administração de sua conta digital. Assim, fica mais fácil receber os pagamentos das compras realizadas e controlar o fluxo de caixa.

Sankhya

O ERP da Sankhya vai além do tradicional.

Seu principal intuito é conduzir o usuário a desenvolver práticas mais adequadas de gestão de um jeito disruptivo, mas conforme a proposta original do negócio.

A plataforma identifica gargalos de gestão, o que permite que o usuário pense em estratégias para evitá-las e aplicar correções.

Deve-se ressaltar que é totalmente adaptável ao trabalho do gestor.

Oferece as informações certas, no momento certo, para o responsável certo.

Por último, permite comparar indicadores de gestão das empresas de destaque em seu segmento.

TOTVS Protheus

O sistema TOTVS Protheus está no mercado há muitos anos.

É reconhecido por simplificar e desburocratizar processos comuns no ambiente de trabalho.

A ferramenta apresenta uma automatização perfeita para praticamente todos os segmentos do mercado. Além de incluir a gestão de absolutamente todas as necessidades da empresa, da parte jurídica à venda no varejo.

Outro diferencial é que o sistema se adapta às regras e normas de todos os estados do Brasil.

Assim, questões fiscais e legais são cumpridas corretamente, conforme as exigências específicas.

Oracle

A Oracle é uma das maiores empresas de bancos de dados do mundo.

Seu ERP é desenvolvido no formato de nuvem, para integrar informações online e migrar, criar e executar tanto atividades corporativas quanto novos dados e informações.

Os recursos utilizados para seu funcionamento são de alto nível, sendo esse um sistema indicado para empresas de grande porte.

Ele se baseia em relatórios e análises detalhados; também vai apresentar alta previsibilidade de erros.

É, sem dúvidas, uma das plataformas mais seguras do mundo. Isso se deve ao uso da criptografia e da auditoria, que estão sempre ativas em todas as tarefas.

CIGAM

O ERP da CIGAM é desenvolvido por meio de uma tecnologia chamada Low-Code.

Ele faz com que a integração das aplicações e a sincronização de dados aconteça em tempo real.

Para completar, é uma ferramenta que tolera falhas e permite a recuperação automática caso alguma coisa aconteça. É indicada para vários segmentos, dos menores aos menores.

Conta igualmente com funcionalidades de Inteligência Artificial, Inteligência de Negócios e auditorias e burocracias legais. Ainda é possível personalizar gráficos, análises e relatórios para facilitar o entendimento.

OMIE

Já o software da OMIE é voltado para pequenas e médias empresas. Entre suas funções estão a emissão de notas fiscais, o cálculo de comissão de vendas, o controle de estoque, saldo e faturamento, e muito mais.

Os relatórios disponibilizados incluem áreas como marketing, vendas e finanças. As informações são muito claras e organizadas, o que é importantíssimo para a tomada assertiva de decisões.

A OMIE também controla todas as tarefas executadas dentro da empresa, do cadastro de clientes até a venda final. Com isso, a empresa consegue vislumbrar mais oportunidades de vendas e conhece melhor seu público-alvo.

Qual é a diferença entre ERP na nuvem e ERP tradicional?

Você sabe a diferença entre um sistema ERP na nuvem e um sistema tradicional?

Enquanto o sistema tradicional depende de uma infraestrutura de TI em sua empresa para dar manutenção e acompanhar seu funcionamento, o ERP na nuvem armazena todas as informações em um servidor online.

Com isso, você não precisa alocar uma equipe ou contratar os serviços de uma empresa para utilizar o sistema. O ERP na nuvem tem pagamento mensal para ser mantido, e não depende de recursos físicos específicos para ser usado.

Normalmente, o suporte oferecido pelo ERP na nuvem costuma ser incluído no pacote e funciona 24 horas por dia. Ao contrário dos serviços de uma equipe própria, que deverão ser prestados em horário de trabalho e podem causar atrasos no fluxo de informações.

Embora o ERP tradicional ofereça os mesmos benefícios básicos que um sistema na nuvem, esse último conta com esses outros fatores que também são vantajosos. Sem dizer que ele é realmente sinônimo de evolução tecnológica, o que deixa a sua empresa um passo à frente da concorrência por trabalhar sempre com recursos atualizados.

Sim, de fato são muitas questões para levar em conta ao contratar e de fato incorporar um sistema ERP em seu negócio. Por isso, é importante avaliar cada uma delas com cuidado, para investir na ferramenta que realmente se encaixa na realidade do seu negócio. E assim, garantir a ordem e a sustentabilidade da sua empresa, independentemente do setor em que atue.

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