Redução de custos: 10 dicas para economizar nas finanças da sua empresa

Quando falamos na redução de custos, estamos falando de maneiras inteligentes e práticas de reduzir os passivos da empresa, afinal, nem sempre é preciso gastar mais para vender mais, e é possível aumentar o dinheiro em caixa e o lucro do seu negócio. Vem entender como reduzir os custos da sua empresa.

Não é segredo para ninguém que o grande objetivo de todas as empresas, além de construir um modelo de negócios que seja financeiramente sustentável, é conseguir a maior margem de lucro possível, não é mesmo?

Para fazer isso, não basta apenas ganhar dinheiro, mas também é preciso gastar menos.

É claro que não gastar nada seria impossível, mas é possível enxugar os gastos com uma redução de custos bem estruturada.

Neste post, você vai descobrir 10 dicas valiosas para economizar em sua empresa, além de ficar por dentro dos principais erros cometidos durante este processo, que precisa de planejamento e objetividade.

Vamos lá?

O que é a redução de custos?

Seja em empresas de pequeno porte ou mesmo em grandes multinacionais, todos os tipos de negócio precisam equilibrar as contas, balanceando a compra de matéria-prima e pagamento de funcionários com as vendas e lucros.

Este processo é feito levando em conta os ativos e passivos da empresa.

Você sabe o que estes dois termos significam e o que eles têm a ver com a redução de custos?

Os ativos são todos os valores que uma empresa possui.

Isso inclui não só o que seu negócio tem lucrado, mas o dinheiro em caixa, os bens e imóveis que estão no nome da empresa e quaisquer valores que a empresa tenha em seu nome.

Pelo contrário, os passivos são todos os valores que a empresa precisa pagar e que, portanto, não tem disponível para usar de qualquer maneira.

Isso inclui as despesas da empresa com os funcionários e as instalações, como contas de água, luz e internet, além de eventuais dívidas com fornecedores.

Já o balanço entre a quantidade de ativos e passivos pode ser chamado de capital de giro.

Quando falamos na redução de custos, estamos falando de maneiras inteligentes e práticas de reduzir os passivos da empresa, afinal, nem sempre é preciso gastar mais para vender mais, e é possível aumentar o dinheiro em caixa e o lucro do seu negócio.

Por que a redução de custos é importante?

Agora que você entendeu do que se trata a redução de custos, fica bem mais clara qual é sua importância, não é mesmo?

Muitas empresas que estão buscando expandir, se preocupam em como melhorar a experiência do cliente e vender mais, ao invés de analisar os próprios gastos.

É claro que vender mais é sempre bom e é o grande objetivo de todas as marcas independentemente da área de atuação.

Contudo, reduzir gastos pode ser uma maneira menos arriscada e certeira para cuidar da saúde financeira da sua empresa.

Além de ser uma vantagem economicamente falando, a redução de alguns gastos também pode significar uma ótima economia de tempo e paciência.

Se você precisa negociar com diferentes fornecedores, gastando um bom tempo com cada um em diferentes reuniões e negociações, uma alternativa para a redução de gastos é procurar fornecedores que possuam vários produtos e matérias-primas que sua empresa necessita.

Assim como pedir maiores descontos, você otimiza o tempo de toda a equipe, que pode se dedicar a tarefas mais estratégicas!

10 dicas para reduzir os custos da sua empresa

Como você leu até aqui neste post, a redução de custos é uma estratégia essencial para quem busca a saúde financeira da empresa, ajudando seu negócio a ficar mais sustentável e até mesmo mais lucrativo.

Agora, que tal ficar por dentro de algumas dicas para reduzir suas despesas na prática, de maneira objetiva e inteligente?

Siga a leitura e conheça 10 dicas valiosas e, em seguida, alguns erros que muitas empresas cometem durante o processo de redução de custos.

1. Analise seus processos

A primeira dica para cortar os gastos é olhar atentamente para eles.

Muitas empresas acham as despesas do negócio tão naturais, que nem se preocupam verdadeiramente com elas.

Assim, é grande o número de empresas que têm um ótimo valor de marca, lançam tendências e estão em posições importantes em suas áreas de atuação, mas não lucram quase nada em suas operações.

Muitas vezes, isso ocorre porque a empresa gasta muito mais do que ganha, ou então só ganha o suficiente para equilibrar as contas, tirando totalmente a possibilidade de lucro.

Por isso, vale a pena entender em profundidade como os processos da empresa acontecem.

Isso significa colocar na ponta do lápis o número de fornecedores, os gastos na compra de matéria-prima, quanto se gasta na produção ou transporte, os tipos de negociação com lojistas e outras especificidades do seu negócio.

Por meio de uma boa análise de processos, você pode descobrir, por exemplo, que sua empresa gasta muito com os caminhões que possui para transportar as mercadorias, pagando os motoristas e arcando com os custos de alimentação e gasolina.

Assim, você pode contratar uma frota terceirizada, reduzindo custos e mantendo o ritmo de entrega e fluxo de mercadorias, se este for o caso do seu negócio.

2. Divida seus custos em estratégicos e não estratégicos

Assim como você já leu neste post, cortar todos os gastos e não ter nenhuma forma de despesa é praticamente impossível, ainda mais quando falamos de grandes empresas que precisam gerenciar funcionários, parcerias e outras lojas.

Uma forma eficiente de gerenciar os gastos que são possíveis de serem reduzidos e aqueles que precisam ser mantidos a qualquer custo, é separando todos estes passivos em custos estratégicos e custos não estratégicos.

Você sabe o que são estes tipos de gasto?

De forma resumida, gastos estratégicos são aqueles que precisam ser mantidos e que afetariam estrategicamente a empresa.

Salários de funcionários essenciais, pagamentos dos principais fornecedores e melhorias na loja virtual são bons exemplos.

Já os gastos não estratégicos são aqueles que não contribuem diretamente para o funcionamento estratégico da organização.

Isso não significa que eles são desnecessários!

Gastos com manutenção, por exemplo, embora não sejam estratégicos, eventualmente precisam ocorrer.

Essa e outras formas de organizar os gastos já são altamente benéficas porque facilitam a visualização das despesas.

Assim, ao invés de deduzir custos e sair cortando gastos, você pode compreender de forma mais fácil de que maneira o dinheiro tem entrado e saído dos caixas de seu negócio.

3. Corte os gastos não estratégicos

Além de contribuir para a organização dos gastos separando os passivos em estratégicos e não estratégicos, você também pode ganhar um ótimo aliado para a redução de custos de maneira efetiva e simplificada.

O objetivo de separar os gastos dessa maneira é focar nos não estratégicos e estudar possibilidades de enxugar estes custos, já que estas despesas não parariam com a produção da empresa, como no caso de reduzir o gasto com confraternizações excessivas durante o expediente.

Entretanto, vale lembrar que cortar gastos deste tipo deve ser feito com cautela, afinal, investir no conforto e bem-estar dos funcionários também é uma boa maneira de mantê-los motivados e aumentando a lucratividade do negócio.

Por isso, embora muitos gastos não estratégicos tenham a ver com gastos tidos como supérfluos, é importante cortá-los ou diminuí-los com cuidado e levando em conta o bem-estar de todas as partes envolvidas em sua empresa, desde um bom ambiente para os funcionários e fornecedores até as facilidades no atendimento ao cliente.

4. Estabeleça um teto de gastos mensais

Quando o assunto é cortar gastos, muitas vezes essa diretriz pode ficar um pouco vaga, fazendo com que os responsáveis pela tarefa não saibam muito bem por onde começar a colocar limites financeiros.

Uma das melhores maneiras de deixar tudo mais palpável e concreto é colocar um teto de gastos, ou seja, um valor máximo que pode ser gasto levando em conta tudo que a empresa precisa fazer neste intervalo de tempo.

Por isso, não adianta colocar um teto de gastos muito pequeno, que não leve em conta fatores como o markup dos produtos e o capital de giro da empresa.

Faz mais sentido montar um teto de gastos modesto e possível de ser cumprido, ajudando muito mais efetivamente para a economia.

O melhor intervalo de tempo para fazer o teto de gastos é o mensal, porque é um intervalo de tempo significativo e flexível, diferente da medição em semanas ou longas como um semestre.

Um teto de gastos feito semanalmente pode desconsiderar que existem momentos do mês em que sua empresa gasta um pouco mais, como com pagamentos no começo do mês e outros eventos.

Já um teto muito longo, como o semestral, dificultaria a possibilidade de controlar bem as finanças e ter em mente se o teto de gastos está realmente funcionando ou se há algum problema com esta ferramenta.

5. Renegocie com os principais fornecedores

Dos principais gastos de uma empresa, independentemente do ramo de atuação, um dos primeiros da lista é o gasto com fornecedores. De maneira geral, todo negócio precisa ter relações com fornecedores, que entregam a matéria-prima para a produção ou os produtos que você vende em seu e-commerce.

Na hora de escolher fornecedores, são muitos os critérios que devem ser levados em consideração. Além das condições de entrega, periodicidade e qualidade dos produtos, o preço oferecido também é um importante fator, e que sempre influencia quando é necessário cortar gastos.

A política de redução de gastos pode ajudar de duas formas: primeiro, na relação com novos fornecedores daqui para frente em seu negócio, e segundo, na negociação com fornecedores já existentes.

Se você está pensando em cortar gastos, mas precisa de novos fornecedores, fique atento aos preços comparando vários fornecedores dos mesmos produtos, considere o custo do transporte destes produtos e também se aquele fornecimento é mesmo necessário ou se trata de um gasto não estratégico.

Com os principais fornecedores, pense em estratégias para renegociar os valores, oferecendo contrapartidas como divulgar o trabalho do fornecedor caso faça sentido em seu modelo de negócio e isso gere algum tipo de desconto para sua empresa.

6. Avalie suas parcerias

Muito conectada com a dica anterior, outra maneira de melhorar as relações da sua empresa e cortar gastos, é avaliar formas de parceria que sejam benéficas para as duas partes envolvidas.

Um e-commerce que vende computadores e celulares, por exemplo, e que faz uma parceria bem sucedida com uma empresa de tecnologia que desenha softwares de inteligência, pode conseguir melhores computadores com um sistema mais atualizado e moderno, enquanto a empresa de tecnologia ganha mais usuários de seu programa.

Dependendo da sua área, muitas parcerias são possíveis, e podem cortar gastos com novos fornecedores ou custos que seu negócio tem com compras ou publicidade de forma geral.

Avaliar suas parcerias também vale para detectar colaborações que não estão sendo realmente vantajosas para sua marca, fazendo você gastar demais e não ver seu investimento voltando para o caixa da empresa.

7. Faça uma boa gestão de estoque

Se você vende produtos em sua loja física ou e-commerce, provavelmente precisa de um estoque para manter o fluxo de vendas e agilizar as compras dos seus clientes.

Assim, em um primeiro momento, o estoque parece ser um grande aliado, não é mesmo? Ele pode até ser, mas precisa de uma boa gestão!

Se você compra muitos produtos e eles acabam não vendendo como você esperava, acabou tendo um grande volume que não se refletiu em ganhos para o seu negócio.

Boas alternativas para evitar este cenário e reduzir os gastos é gerir de forma inteligente seu estoque, pesquisando profundamente quais produtos estão sendo realmente vendidos, fazer pesquisas de satisfação e outras ferramentas.

Além de uma boa gestão, uma ótima opção para quem quer se livrar das dores de cabeça com estoque é conhecer o recurso do dropshipping, para vender sem precisar de estoque e aumentar ainda mais os lucros e a eficiência.

8. Busque profissionais qualificados

Na hora de cortar gastos, é comum o pensamento de que cortar os maiores salários vai fazer uma grande diferença na folha de pagamento e aliviar as contas da empresa. Neste modelo, profissionais muito antigos ou que investiram em cursos e especializações acabam sendo os primeiros a serem cortados.

Embora a economia com os pagamentos seja uma meia verdade em uma análise a curto prazo, podemos estar diante daquela famosa expressão que fala sobre “o barato que sai caro”!

Isso significa que mesmo que você economize com salários e contrate profissionais menos qualificados e sem treinamento, novos gastos podem acabar surgindo em função disso.

Contratando profissionais sem qualificação, você precisa investir em treinamento, além de ter que lidar com os erros de quem ainda está aprendendo as funções necessárias.

Embora erros sejam comuns em iniciantes e pessoas em treinamento, é muito mais eficiente contratar profissionais com experiência, diminuindo erros e gastos desnecessários com danificações ou entregas erradas, por exemplo.

9. Tenha um planejamento de redução de gastos

Com todas estas dicas, a redução de gastos pode parecer um processo pouco centralizado, que consiste em cortar os custos de diferentes componentes e áreas diferentes, o que sempre auxilia com o equilíbrio das contas.

Mas como você deve ter percebido com ferramentas como a separação dos gastos estratégicos e não estratégicos, o que diferencia um processo de redução de gastos bem-sucedido de um que causa problemas, é o planejamento envolvido.

Não basta apenas cortar custos, é preciso planejar, principalmente, qual é seu objetivo, em quanto tempo você precisa alcançar esse objetivo e como pretende fazer tudo isso.

Você pode determinar que precisa cortar os gastos pela metade cortando os gastos não estratégicos e trocando fornecedores muito onerosos por fornecedores com produtos mais baratos e de igual qualidade, e em um prazo de 1 ano. Para ajudar, ainda pode colocar um teto de gastos que seja uma pequena porcentagem do que a empresa lucra no intervalo de 30 dias.

Assim, com tudo bem definido, se as coisas não estão acontecendo como planejado, você saberá fazer um bom diagnóstico, determinando que talvez o teto de gastos esteja muito baixo, que há poucos fornecedores disponíveis para trocas neste momento ou qualquer outra questão.

Dessa forma, além de conseguir montar um bom plano de redução de custos, você mantém uma cultura de organização e planejamento operacional a longo prazo em sua empresa, o que é sempre um ponto positivo.

10. Invista em um bom software de gestão

Outra diferenciação importante a se fazer na hora de planejar uma redução de gastos é separar o que são realmente gastos e o que podem ser mais bem definidos como investimentos.

De forma geral, investimento é quando uma empresa adquire algum produto ou serviço que tem grandes chances de retornar em forma de lucro para o seu negócio, como apostar em automação na produção ou em um sistema ERP para armazenar dados.

Assim, embora reformar o estoque possa parecer caro, abrir mais espaço para novas mercadorias pode ser um ótimo investimento em seu negócio.

Outro exemplo de investimento é apostar em softwares de gerenciamento que sejam eficientes para seu modelo de negócio.

Além de qualidade, o software escolhido precisa se adequar ao seu e-commerce ou loja física, do contrário, mesmo com qualidade e tecnologia, nem sempre ele será eficiente.

Se você precisa de um software que te ajude na hora de cadastrar produtos no e-commerce, não faria sentido comprar um software que tem como carro-chefe a automatização de newsletters para manter uma boa comunicação com os clientes de seu e-commerce.

Principais erros que fazem sua empresa gastar demais

Depois de todas estas dicas, você já aprendeu bem o que é a redução de gastos e como ela é um grande divisor de águas para quem quer melhorar a saúde financeira da empresa e aumentar os lucros.

Além disso, você também ficou por dentro das melhores dicas para reduzir os gastos de maneira inteligente e efetiva.

Agora, confira também quais são os principais erros que muitas pessoas acabam cometendo neste processo e também como evitá-las.

Não planejar as despesas

Ao começar um novo empreendimento, o sentimento costuma ser de euforia pela realização de um sonho, mas também é bastante comum sentir uma certa angústia por não saber exatamente como tudo pode funcionar corretamente e como manejar todos os elementos do seu negócio.

É justamente este sentimento que leva muitos donos de lojas e e-commerces a gastar mais do que o necessário para se assegurar de estar comprando os melhores produtos e entregando tudo com a máxima agilidade.

Embora estes sejam atributos importantes, para garantir qualidade, eficiência e lucratividade, é preciso planejar bem os gastos.

Tendo em mente seu planejamento e a fase em que sua empresa está, fica mais fácil detectar investimentos que são realmente necessários e aqueles que são excessivos e podem esperar para serem realizados.

Assim, antes de precisar pensar em cortar gastos emergencialmente, você se previne dessa situação e mantém a saúde financeira da empresa.

Não investir na prevenção de novos gastos

Assim como você leu, um dos principais erros na gestão de um negócio é não separar os gastos dos investimentos. Além de investimentos melhorarem a vida dos funcionários e evitarem dores de cabeça com resolução de problemas, os investimentos ajudam a gastar menos no futuro.

Os exemplos da importância dos investimentos são inúmeros no dia a dia de um negócio. Se você tem um e-commerce, investir em um software que oferece chatbots no site para se conectar com clientes é uma ótima escolha, pois o investimento volta para você com conversão de leads e mais vendas concretizadas.

Além disso, investir em treinamento também ajuda na hora de evitar imperfeições na estrutura do negócio, ajudando seus funcionários a aprender como se comportar em cada situação e quais são os procedimentos para melhorar a eficiência da empresa, aumentando a taxa de conversão e o reconhecimento da marca.

Ver publicidade como um gasto desnecessário

Embora possa parecer uma contradição com os outros pontos deste post, que falam sobre como diminuir os gastos, é importante ter em mente que investir em maneiras de fazer sua marca ser notada e lembrada pelo público é sempre um investimento interessante.

Muitos negócios cortam o investimento com publicidade, o que acaba fazendo com que o negócio caia no esquecimento em sua área. Assim, as empresas gastam com muitas melhorias que acabam não se refletindo nas vendas, afinal, o público em geral não pensa na sua marca quando precisa comprar algo.

Ver publicidade como um gasto desnecessário pode acarretar vários gastos supérfluos, que seriam mais bem geridos se sua empresa investisse em um bom branding e sua marca fosse conhecida por seus clientes e potenciais clientes.

Neste post, você descobriu o que exatamente significa a redução de gastos, separando gastos importantes e desnecessários, assim como é essencial manter as contas bem equilibradas. Além disso, conheceu 10 dicas preciosas para a redução de gastos e os principais erros que são cometidos neste processo.

Se você está pensando em economizar recursos financeiros e logísticos de forma eficaz e prática no seu negócio, leia agora este guia definitivo do dropshipping e fique por dentro desta forma de vender sem precisar de estoque!

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