As contas a receber nada mais são que os ativos de uma empresa decorrentes de vendas a prazo ou outras transações sem pagamento imediato — o que é extremamente comum no universo das lojas online, por exemplo. Para se organizar em relação a essa movimentação, acompanhando de pertinho suas contas a receber, é importante elaborar uma planilha.
A planilha de contas a receber é uma ferramenta de finanças bastante útil para as empresas, pois permite visualizar tanto os valores pendentes que em breve entrarão no caixa como também aqueles que estão atrasados e, portanto, devem ser cobrados. Quer entender melhor? Aprenda agora mesmo a elaborar, monitorar e usar uma planilha de contas a receber no dia a dia do seu e-commerce!
1. Liste os possíveis tipos de contas a receber
O ponto de partida para elaborar sua planilha de contas a receber é listar todos os tipos de recebimentos relativos ao negócio, detalhando cada variedade de produto vendido ou serviço oferecido.
Assim, se sua loja online vende almofadas e pufes, por exemplo, é interessante criar 2 categorias, uma para cada tipo de produto. Logicamente, quanto mais itens e serviços forem oferecidos, mais tipos de contas devem ser inseridos na planilha.
Essa categorização ajuda a organizar as contas e facilita as próximas etapas do processo, minimizando as chances de algo ser esquecido. A partir daí é que se começa a construção do esqueleto da planilha de contas a receber.
2. Registre primeiro as contas atrasadas
As primeiras contas que devem entrar na tabela são aquelas que já estão atrasadas, esperando pelo pagamento. É interessante começar por elas tanto para formatar um padrão na planilha quanto para garantir que elas não serão esquecidas, priorizando-as.
Os campos na tabela vão variar de acordo com o tipo de negócio e produto oferecido, bem como pelas ofertas especiais ou programas de vendas específicos da empresa. No entanto, alguns temas estarão presentes em praticamente todo tipo de planilha de contas a receber, como:
- descrição do produto ou serviço;
- tipo de conta a receber;
- data da venda;
- data de previsão de recebimento do pagamento;
- data de efetivação do pagamento;
- valor original;
- valor com juros;
- status do pagamento — pendente, realizado ou atrasado;
- nome ou contato do comprador.
O processo de cadastramento das primeiras vendas deve ser feito de forma bem meticulosa e paciente, pois é nele que será determinado o padrão para as contas que serão inseridas no cotidiano.
É claro que a planilha é flexível e é possível inserir novos campos sempre que a situação exigir, mas é fundamental que os mais importantes não fiquem de fora da versão inicial para evitar retrabalhos ou mesmo erros.
3. Inclua contas de pagamento futuro ou parcelado
Depois de registradas as primeiras contas a receber, a próxima etapa consiste em acrescentar à tabela todas aquelas contas com pagamento futuro — não efetuado ou pendente. Se a empresa trabalha com essa opção, esse também é o momento de inserir as contas parceladas na planilha.
O segredo está em saber que tudo o que precisa ser acompanhado deve ser bem detalhado e claro. Com isso em mente, não hesite em inserir campos que parecem ser relevantes para o monitoramento das finanças do negócio — como os números de parcelas relativos a cada pagamento.
4. Acompanhe os recebimentos diariamente
Uma vez que a planilha já está consolidada, é hora de começar a usá-la no cotidiano da empresa. Isso deve ser feito a partir de extratos bancários e comprovantes de pagamento enviados por clientes.
A dica é organizar e armazenar de forma digital todos os documentos, determinando um horário do dia para inserir novos dados na tabela. Lembrando que, para fazer o acompanhamento diário de recebimentos, é preciso ter disciplina e muita organização.
No caso de uma loja online, por exemplo, pode acontecer de, em um dia com muitas vendas, algumas sejam de pagamento imediato e outras tenham prazos maiores. Para não se perder em meio a tantas movimentações, estruture bem a tabela e tenha tudo registrado por lá, acompanhando as novidades com atenção.
5. Elabore uma estratégia de cobrança
Cobrar clientes é uma tarefa delicada e, muitas vezes, até desagradável. Mas nem por isso pode deixar de ser feita! E a planilha de controle de gastos é uma ótima ferramenta para ajudar na elaboração de uma estratégia de cobrança que seja eficiente e reduza atritos desnecessários.
Com esse intuito, determine regras progressivas de cobrança, começando por uma lembrança amigável no dia combinado do pagamento e até alguns dias depois. Lembre-se, afinal, de que uma causa bastante comum de atrasos é o simples esquecimento, sem qualquer segunda intenção.
Tendo passado por essa fase, já é possível progredir para ações mais afirmativas, como ligações ou até o registro da dívida em cartório. Com a planilha bem estabelecida e atualizada, fica fácil checar em qual estágio está cada cobrança e quais ações precisam ser tomadas.
6. Defina indicadores para serem acompanhados
Para conseguir ter uma visão clara de como andam as contas a receber da sua empresa, determine indicadores que possam ser acompanhados com base nos dados da planilha. É o caso, por exemplo, do índice médio de inadimplência.
Esses indicadores podem ajudar o gestor a enxergar melhor o que está funcionando adequadamente e o que precisa ser melhorado no setor financeiro. Uma média de inadimplência crescente pode, por exemplo, demonstrar que a estratégia de cobrança precisa de ajustes.
7. Pratique a organização e reforce-a com o time
Para ser realmente efetiva, uma planilha de contas a receber precisa estar em dia com a realidade. Assim, especialmente quando ainda não existe um sistema de automação implementado, é fundamental praticar a organização.
Pensando nisso, estabeleça uma rotina para lidar com a planilha de contas, definindo um horário do dia para inserir novas informações e elaborando um processo bem estruturado sobre a forma como tudo deve ser colocado na planilha. Assim você garante que nenhuma informação ficará de fora.
Por fim, reforce essas práticas com todos os demais colaboradores do time que lidem direta ou indiretamente com a planilha de contas a receber para evitar que o procedimento seja seguido de forma equivocada.
Agora que você já conhece o passo a passo de como elaborar e usar a planilha de contas a receber, que tal aproveitar para compartilhar este conteúdo com seus colegas em suas redes sociais? Faça a informação circular!
