Mensagem de Cobrança: veja o que é e 31 modelos para você fazer a sua

A mensagem de cobrança é uma comunicação por texto usada para lembrar o cliente do vencimento da fatura. Ela pode ser enviada por meio de diferentes canais, como SMS, Whatsapp, e-mail e carta. Em cada canal, a mensagem tem certas particularidades.

Embora o ideal é que os seus clientes façam os pagamentos imediatamente após o recebimento das faturas, isso nem sempre acontece.

No entanto, você quer evitar contas vencidas ou inadimplentes. Quando um pagamento é atrasado, seu negócio precisa estar pronto para enviar uma mensagem de cobrança.

Isso é fundamental para lojas virtuais e também para o varejo tradicional.

Os modelos de mensagem vão facilitar essa tarefa e economizar seu tempo. Com eles, você não precisa digitar a mensagem toda sempre que enviar o lembrete para um cliente.

O modelo também é uma ferramenta útil se você precisar enviar uma fatura para vários clientes, pois garante que as mensagens sejam consistentes e padronizadas.

Neste artigo, compartilhamos dicas que você pode usar ao enviar uma mensagem de cobrança. Também trazemos uma lista com 31 modelos de mensagens prontamente utilizáveis, que facilitarão o seu processo de cobrança.

Continue a leitura para ter acesso a tudo isso e aproveite!

O que é a mensagem de cobrança?

A mensagem de cobrança é uma comunicação por texto usada para lembrar o cliente do vencimento da fatura. Ela pode ser enviada por meio de diferentes canais, como SMS, Whatsapp, e-mail e carta. Em cada canal, a mensagem tem certas particularidades.

Você também pode escrever um tipo de mensagem de cobrança para cada momento em relação ao vencimento: antes do prazo, no dia do prazo e após o prazo.

Isso significa que o ideal é enviar a sua primeira mensagem de cobrança antes da data de vencimento de uma fatura, nunca depois.

Por que é importante cobrar o cliente da maneira certa?

A maneira como você fala com os clientes tem um grande impacto em sua marca, e nada proporciona satisfação maior do que uma comunicação agradável.

A seguir, entenda melhor como a mensagem de cobrança pode contribuir para um bom relacionamento com o seu cliente.

Obter rapidez no processo de cobrança

Como proprietário de uma empresa ocupada, você não pode dar-se o luxo de verificar o status de pagamento de todos os clientes e escrever um lembrete para cada um deles.

Se você tem um modelo de mensagem de cobrança para cada estágio do cliente, fica mais fácil agilizar o processo e não cometer erros que prejudicam a reputação do negócio.

Melhorar a reputação do negócio

A mensagem de cobrança demonstra que o seu negócio preza por um bom atendimento.

Ao enviar o lembrete regularmente, o seu cliente poderá usar a mensagem de cobrança na própria rotina de pagamento.

Se você enviar a mensagem de cobrança por e-mail com a fatura em anexo, o cliente saberá que poderá consultá-la sempre que quiser por lá.

Ao oferecer um bom atendimento ao cliente, você está usando a ferramenta de marketing eficaz conhecida como propaganda boca a boca.

Os clientes costumam falar sobre sua experiência ao lidar com empresas, especialmente se for excepcionalmente boa ou ruim. Eles ficarão felizes em contar a seus amigos e parentes sobre como sua empresa cuidou deles.

Evitar a inadimplência

Um bom planejamento do processo de cobrança visa, acima de qualquer outra coisa, a evitar que os clientes atrasem o pagamento.

Portanto, se o disparo das mensagens de cobrança acontecer da maneira certa, o resultado poderá ser uma queda do número de inadimplentes com o seu negócio.

O que não pode faltar em uma mensagem de cobrança?

Uma das coisas mais importantes a considerar em uma mensagem de cobrança é que ela seja relevante e personalizada para sua empresa ou seu trabalho.

Mas não para por aí. Confira alguns elementos que também não podem faltar nessa mensagem tão importante para as operações do seu negócio.

Mantenha a mensagem profissional e simples

É comum que empresas geralmente tenham problemas para escrever suas mensagens de cobrança.

Talvez você se preocupe com o quão formal deve ser ou o que deve constar no texto. O objetivo de uma mensagem de cobrança é fazer com que o cliente realize o pagamento, mas você também quer que ele se sinta respeitado pela transação que fez com seu negócio.

Se você quiser garantir que sua mensagem não seja ignorada, é importante ser profissional.

Mantenha a linguagem simples, mas precisa: evite muitas abreviações, palavras complexas ou jargões, que apenas os membros da sua empresa entenderiam.

Incentive o bom relacionamento com o cliente

A mensagem deve refletir não apenas o tipo de trabalho que você faz, mas também o tipo de relacionamento que você tem com seus clientes.

No entanto, seu modelo de e-mail também deve ser genérico o suficiente para que seja aplicado à maioria ou a todos os seus clientes, permitindo que você faça alterações rápidas, quando necessário, antes de enviá-lo.

Use uma linguagem positiva

A linguagem positiva mantém a conversa em andamento e evita conflitos acidentais devido à falta de comunicação. Palavras como “não pode”, “não vai” e “não fez” e frases como “você tem que” ou “você precisa” geralmente são interpretadas como negativas.

Em vez disso, concentre-se em como você vai resolver o problema e evite palavras de ordem que causem reações instintivas.

Seja breve

Não importa o quão incrível seja a sua mensagem de cobrança – tenha em mente que a maioria dos clientes vai ignorar uma mensagem longa. Mantenha as frases e os parágrafos curtos.

Grandes blocos de texto serão ignorados. Se você estiver enviando um lembrete com a fatura ao seu cliente, não se preocupe em inserir muitas outras informações.

Para poupar o seu tempo e o do cliente, tudo o que você precisa é incluir uma breve mensagem agradecendo a ele pelo negócio e descrevendo que você anexou a fatura.

Se você deseja receber o pagamento em dia, é útil ir direto ao ponto.

Fale como o seu cliente

Espelhar o tom do seu cliente permite que ele saiba que você está do lado dele. Se um cliente for formal, evite a linguagem coloquial. Se ele é mais casual, fale como se fosse um amigo.

Como a cobrança é um tema delicado, o ponto ideal é quase sempre “um pouco parecido com o seu cliente”, mas não uma caricatura do seu cliente.

Seja cortês

Seja sempre cortês ao pedir o pagamento. Enviar mensagem de cobrança pode ser tão simples quanto manter um tom padronizado e sorrir ao lidar com eles.

Só porque você está pedindo um pagamento, mesmo que seja um pagamento atrasado, não significa que você deve tratar com rigidez.

Personalize a mensagem com o período de cobrança

Como dissemos, o melhor momento de enviar a mensagem de cobrança é antes do vencimento da fatura. Em vez de esperar o cliente ficar inadimplente, você pode enviar um lembrete para ele dias antes do prazo de vencimento e no prazo de vencimento.

Portanto, você pode personalizar a mensagem com três períodos de cobrança:

  • antes do prazo de vencimento – envie um lembrete nos primeiros dias em que o valor da fatura foi fechado. Você estará mostrando que se importa em evitar que os clientes corram o risco de pagar juros por atraso;
  • no dia do prazo de vencimento – a mensagem no dia do vencimento é o último lembrete antes que o prazo vença. Por ser enviada em uma data delicada, esse aviso deve apresentar um tom mais de lembrete do que de cobrança, oferecendo sugestões para ajudar o cliente a realizar o pagamento;
  • após o prazo de vencimento – muitas empresas decidem entrar em contato com o cliente pelo telefone nesse momento, quando, na verdade, uma mensagem de cobrança por e-mail, whatsapp ou SMS pode ser mais tranquilizante para ele.

Personalize a mensagem de cobrança com o período de vencimento e mostre que o cliente pode contar com o seu negócio para se manter em dia.

Saiba negociar

Boas negociações contribuem significativamente para o sucesso do negócio, principalmente quando é necessário negociar dívidas com clientes inadimplentes.

A negociação ajudará seu negócio a fornecer soluções duradouras e de qualidade, em vez de soluções ruins de curto prazo, que não satisfazem as necessidades de nenhuma das partes.

Sem falar que a boa negociação evita problemas e conflitos futuros. Lembre-se de que o seu objetivo é ganhar a confiança do cliente, e não afastá-lo.

Portanto, disponibilize o contato da sua equipe para entender a situação que a pessoa do outro lado está enfrentando.

Também verifique internamente as condições de pagamento que podem ser oferecidas.

Negociar requer dar e receber!

Você deve procurar criar uma interação cortês e construtiva que seja vantajosa para ambas as partes.

Uma negociação bem-sucedida é aquela em que você pode fazer concessões que significam pouco para o seu negócio, enquanto dá algo para a outra parte que significa muito para ela.

Tenha clareza sobre multas por atraso

Sua empresa precisa ser clara sobre quanto e quando os juros serão aplicados nas faturas que você enviar. Isso pode fazer com que alguns clientes paguem pontualmente apenas para evitar taxas adicionais.

Principalmente quando você tem clientes que não pagam, mencionar a multa por prazo em sua mensagem pode ajudar no processo de cobrança.

Facilite o pagamento

Um cliente recebeu sua fatura, mas há um problema: ele não tem ideia de como pagar.

Soa familiar para você? Informe ao cliente as maneiras de pagar o débito, seja por transferência bancária, seja via pagamento da 2ª via do boleto, seja por meio de plataformas de pagamentos online.

Oferecer mais de uma opção de pagamento é uma maneira fácil de evitar erros comuns de cobrança, pagamentos em atraso e garantir que você seja pago com mais frequência.

Mesmo se você especificar a forma de pagamento, pergunte a si mesmo: “facilitei para que os clientes me paguem?”

Se a capacidade de pagamento não estiver a um clique de distância, considere corrigir isso.

Quais são os modelos de mensagem de cobrança? Veja os 30 exemplos!

Os modelos para suas faturas podem ser personalizados para cada cliente. Você só precisa inserir o nome e outras informações relevantes de cada cliente nos espaços reservados do modelo.

E-mail

O e-mail é um canal de comunicação ativo entre milhões de empresas e clientes.

Apesar do sucesso das redes sociais e dos aplicativos de mensagens instantâneas, o e-mail continua sendo usado por muitos usuários para receber novidades e mensagens corporativas.

Se você tem uma base de contatos no e-mail, é uma boa ideia construir uma estratégia de e-mail marketing e enviar a mensagem de cobrança por esse canal. Confira alguns modelos de mensagem logo a seguir.

Modelo 1: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Fatura [nome da empresa]

[Primeiro nome do cliente], como vai?

O boleto no valor de R$ XXX,XX, referente à compra realizada com a [nome da empresa] vence nos próximos dias. Realize o pagamento até a data de vencimento para evitar multas por atraso.

Você pode pagar o boleto em anexo pelo internet banking, pela lotérica no seu app de pagamento ou no banco de sua preferência.

O processamento do pagamento pode demorar até X dias. Então, se você já realizou o pagamento, desconsidere este e-mail.

Em caso de dúvidas, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX ou pelo WhatsApp XXXX-XXXX.

Teremos o maior prazer em falar com você.

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Modelo 2: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Vencimento da fatura está chegando!

“Olá, [Primeiro nome do cliente]! Tudo bem?

Aqui é [Primeiro nome do funcionário], da [nome da empresa].

Estou entrando em contato para lembrar que a sua fatura no valor de R$ XX,XX vence no dia: XX/XX/XXXX,

Para facilitar o acesso, aqui está o seu código da fatura: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX.

Se tiver alguma dúvida ou quiser mais informações sobre seus próximos vencimentos, basta entrar em contato.

Você pode responder este e-mail ou nos ligar pelo número XXXX-XXXX.

Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento].

Conte conosco!

Atenciosamente,

[Nome do funcionário], [cargo].

Modelo 3: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Lembrete – fatura [nome da empresa]

Olá, [Primeiro nome do cliente]!

Ainda não identificamos o pagamento da fatura nº [código], referente ao [produto/serviço] com vencimento em XX/XX/XXXX.

Mas não precisa se preocupar, porque estamos enviando em anexo a fatura em PDF para você fazer o download e realizar o pagamento o quanto antes.

Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Atenciosamente,

[Nome].

Modelo 4: aviso de recebimento da fatura

Assunto: Sua fatura [nome da empresa]

“Olá, [Primeiro nome do cliente]! Tudo bem?

Chamo-me [Primeiro nome do funcionário], da [Nome da empresa].

Notamos, em nosso sistema, que o pagamento referente à compra de [produto/serviço] ainda não foi efetuado.

Estamos enviando esta mensagem para lembrar de realizar o pagamento na data correta. Assim, você pode evitar o acúmulo de juros no pagamento atrasado.

Precisa falar com a nossa equipe? Estamos disponíveis em [dias e horários de funcionamento], no telefone XXXX-XXXX.

E aí, vamos regularizar a sua situação?

Abraços,

[Primeiro nome do funcionário], [cargo].

Modelo 5: dia do vencimento

Assunto: Sua fatura [Nome da empresa] vence hoje!

Olá, [Primeiro nome]! Tudo bem?

Estamos enviando esta mensagem para avisar que hoje é a data-limite para realizar o pagamento da sua fatura [Nome da empresa] dentro do prazo.

Em anexo, você encontra a fatura para realizar o pagamento.

Caso encontre alguma dificuldade ou tenha dúvidas, não hesite em entrar em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX.

Atenciosamente,

[Primeiro nome do funcionário], [cargo].

Modelo 6: cobrança após vencimento

Assunto: Tudo certo com o pagamento da fatura?

Prezado [Primeiro nome],

Ainda não recebemos o pagamento da fatura n.º [código] para [produto/serviço], que venceu há X dias, em XX/XX/XXXX.

Para facilitar o seu acesso, trouxemos a fatura em anexo neste e-mail.

Observe que uma taxa de atraso de R$ XX,XX foi aplicada sobre o valor total devido, que agora é de R$ XX,XX.

Por favor, informe-nos quando podemos esperar o recebimento do pagamento.

Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida ou preocupação.

Estamos disponíveis em [dias e horários de funcionamento], no telefone XXXX-XXXX.

Atenciosamente,

[Primeiro nome do funcionário], [cargo].

Modelo 7: cobrança após o vencimento

Assunto: Fatura em atraso

Prezado [Primeiro nome do cliente],

Em anexo, está uma fatura referente à compra do [produto/serviço], na [nome da empresa], que venceu em XX/XX/XX.

Observe que uma taxa de atraso foi aplicada, e o valor total devido agora é de R$ XX,XX.

O novo prazo de vencimento é XX/XX/XXXX. Realize o pagamento dentro do período para evitar o acúmulo de juros.

Se tiver alguma dúvida ou preocupação, não hesite em entrar em contato conosco!

Você pode responder este e-mail ou ligar-nos pelo número XXXX-XXXX. Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento].

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Modelo 8: cobrança após o vencimento

Assunto: Fatura [nome da empresa] atrasada

Olá, [Primeiro nome do cliente].

O pagamento da parcela do mês de [mês em questão], referente à compra não consta em nosso sistema. O vencimento foi no dia XX/XX.

Entendemos que imprevistos podem acontecer e, às vezes, perdemos alguns prazos. Para facilitar o seu acesso, atualizamos o boleto com o valor e uma nova data de vencimento.

Ainda assim, caso você tenha qualquer dificuldade para efetuar o pagamento, não deixe de entrar em contato conosco.

Estamos disponíveis para responder perguntas por e-mail ou pelo telefone XXXX-XXXX.

Conte com a [Nome da empresa]

Atenciosamente,

[Nome do funcionário], [cargo].

Modelo 9: cobrança após o vencimento

Assunto: Você tem uma fatura [nome da empresa] em atraso

Prezado [Primeiro nome do cliente],

Verificamos que o pagamento da fatura de R$ XX,XX referente à compra de [produto/serviço], ainda não foi efetuado. O vencimento foi no dia XX/XX/XXXX.

Entendemos que imprevistos acontecem e, às vezes, perdemos os prazos. Por isso, estamos enviando em anexo o boleto com o valor e a data de vencimento atualizados.

O novo prazo de pagamento ficou para o dia XX/XX/XXXX. Realize o pagamento dentro do vencimento para evitar o acúmulo de juros.

Se tiver alguma dúvida ou precisar falar conosco, entre em contato.

Responda este e-mail com a sua dúvida ou fale conosco pelo número XXXX-XXXX.

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Whatsapp

O Whatsapp está entre os aplicativos mais baixados nos celulares dos brasileiros, transformando-se em uma poderosa ferramenta de comunicação próxima e pessoal.

Enviar uma mensagem de cobrança pelo Whatsapp dá a quase certeza de que o cliente verá o lembrete dentro de pouco tempo.

Mas as particularidades da cobrança pelo Whatsapp são o tamanho curto da mensagem e o tom pessoal no texto escrito, tendo, inclusive, a possibilidade de usar emojis.

A seguir, confira uma lista de modelos de mensagens de cobrança pelo Whatsapp.

Modelo 10: cobrança antes do vencimento

[Primeiro nome do cliente], tudo bem?

Vimos em nosso sistema que a parcela de [mês em questão], referente à compra do produto/serviço na [Nome da empresa] ainda não foi paga. O vencimento cai no dia XX/XX/XXXX.

Você precisa de alguma ajuda para o pagamento? Estamos no WhatsApp para oferecer condições especiais para resolver sua situação.

Basta mandar um “oi”, e já podemos negociar!

Modelo 11: cobrança antes do vencimento

Olá, [Primeiro nome do cliente]. Sua fatura [Nome da empresa] vence amanhã! 👀

Para facilitar o seu pagamento, trouxe o código e a fatura em anexo, nesta mensagem.

Código de barras: XXXXXXXX-XXXXX-XXXXXXXX-XXXXXX

Precisa falar com a gente? Você pode responder esta mensagem com a sua dúvida ou fazer uma ligação para o número XXXX-XXXX.

Conte com a gente!

[Nome da empresa].

Modelo 12: cobrança no dia do vencimento

[Primeiro nome do cliente], tudo bem? Esperamos que sim!

Estou enviando esta mensagem para lembrar que hoje é o último dia para realizar o pagamento da sua fatura [Nome da empresa], no valor de R$ XXX,XX.

Caso tenha alguma dificuldade para realizar o pagamento, você pode responder esta mensagem, combinado?

Atenciosamente,

[Primeiro nome do funcionário], [cargo] da [Nome da empresa].

Modelo 13: cobrança após o vencimento

“Olá, [nome da pessoa].

Aqui é da/do [Nome da empresa],

Ainda não identificamos o pagamento do seu boleto referente à/ao [produto/serviço] no valor de R$ XX,XX.

O vencimento foi em XX/XX/XXXX. Infelizmente, existe uma multa por dias de atraso sobre o valor do pagamento. Por isso, você pode solicitar a sua 2ª via do boleto aqui pelo Whatsapp ou utilizar o código de barras abaixo para resolver essa pendência:

Código de barras: XXXXXXXX-XXXXXX.XXXXXXXX-XXXXXX

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Modelo 14: cobrança após o vencimento

Opa, [Primeiro nome]! Como vai?

Notamos que você tem uma fatura [Nome da empresa] que venceu no dia XX/XX/XXXX, no valor de R$ XX,XX, referente à compra do [produto/serviço].

Caso esteja enfrentando problemas para regularizar sua situação, basta responder esta mensagem pelo Whatsapp, combinado?

Podemos oferecer para você algumas alternativas de pagamento.

A efetivação dos pagamentos pode levar até X dias. Então, se você já realizou o pagamento do boleto, desconsidere este lembrete.

Estamos à disposição,

[Nome da empresa].

Modelo 15: cobrança após o vencimento

“Olá, [Primeiro nome]! Tudo bem?

Aqui é [Primeiro nome do funcionário], da [Nome da empresa].

Observei que até o momento o seu pagamento no valor de R$ XX, referente à compra do [produto/serviço], ainda não foi feito. O vencimento foi no dia XX/XX/XXXX.

Mas você não precisa se preocupar, porque já atualizamos o boleto com um novo valor e prazo de vencimento. Ele está em anexo e pode ser baixado!

Caso você precise de ajuda ou tirar dúvidas, fique à vontade para responder esta mensagem, ok?

Conte conosco!

Modelo 16: cobrança após o vencimento

Olá, [Primeiro nome], tudo bem? Esperamos que sim!

Meu nome é [Primeiro nome do funcionário], da [Nome da empresa].

Vimos em nosso sistema que existe uma fatura em aberto em seu nome, que venceu no dia XX/XX/XXXX.

Mas não se preocupe, porque queremos oferecer para você algumas alternativas de pagamento!

Basta responder esta mensagem para negociarmos, combinado?

Abraços. 😊

SMS

Assim como nos outros canais, a primeira mensagem enviada pelo SMS ao consumidor é a cobrança preventiva. Ela serve para avisar sobre a chegada do prazo de vencimento do boleto e tem por objetivo prevenir atrasos e inadimplência.

Você pode estar se perguntando se ainda vale a pena utilizar o SMS para cobrança. E a resposta é sim! Quando comparado aos outros canais, o SMS pode ser mais eficiente na entrega da mensagem de cobrança.

Comparado ao e-mail e Whatsapp, por exemplo, o SMS não precisa que os celulares dos consumidores estejam conectados à internet para receber a mensagem. Logo em seguida ao disparo, uma notificação sobre a mensagem é gerada na tela do consumidor.

A seguir, confira uma lista de modelos de mensagem de cobrança para SMS.

Modelo 17: cobrança antes do vencimento

Sua fatura [nome da empresa] vence no dia XX/XX/XXX. Realize o pagamento para evitar multa por atraso. Utilize o código de barras do boleto para quitar seu débito o mais rápido possível: XXXXX.XXXX.XXXX.XXXX. Em caso de dúvida, fale com [nome da empresa], pelo telefone XXXX-XXXX.

Modelo 18: cobrança antes do vencimento

[Primeiro nome], sua fatura referente ao mês de [mês em questão] na [nome da empresa] vence nos próximos dias. Se você quiser receber o código de barras do boleto, responda gratuitamente esta mensagem com a palavra SIM (se o pagamento já foi efetuado, por favor, desconsidere esta mensagem).

Modelo 19: cobrança antes do vencimento

O pagamento do seu boleto no valor de R$ XXX,XX está com o prazo de vencimento para o dia XX/XX/XXXX. Utilize o código XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX para realizar o pagamento do boleto pelo aplicativo do seu banco. Se ficar com dúvidas, converse conosco pelo telefone XXXX-XXXX ou pelo e-mail financeiro@nomedaempresa.com.br

Modelo 20: cobrança antes do vencimento

Olá, [Primeiro nome da pessoa]! Sua fatura [nome da empresa] ainda está em aberto! Para resolver sua situação, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX para renegociarmos o seu débito.

Modelo 21: cobrança no dia do vencimento

Seu boleto vence hoje! Ainda não identificamos o pagamento da sua fatura [nome da empresa] do mês de [mês]. Houve algum problema? Para facilitar a sua vida, segue o código de barras do boleto atualizado: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX.

Modelo 22: cobrança após o vencimento

Boa tarde, [Primeiro nome da pessoa]. Não consta em nosso sistema o pagamento referente ao mês de X do seu cartão [nome da empresa]. Quer receber o código de barras do boleto com o valor atualizado? Responda gratuitamente com a palavra SIM. Caso você já tenha efetuado o pagamento, desconsidere esta mensagem.

Modelo 23: cobrança após o vencimento

Olá, [Primeiro nome da pessoa]. Este é um lembrete de que o seu faturamento de R$ XX,XX nas lojas [nome da empresa] ainda está em aberto. Responda esta mensagem gratuitamente para negociarmos seu débito.

Modelo 24: cobrança após o vencimento

Oi, [Primeiro nome da pessoa]. Gostaríamos de entender o motivo do atraso no pagamento do seu boleto de [mês em questão] da [nome da empresa]. Ligue para o nosso telefone XXXX-XXXX e vamos resolver sua situação!

Modelo 25: cobrança após o vencimento

Seu boleto venceu! [Primeiro nome da pessoa], o seu boleto da [nome da empresa] venceu no dia XX/XX. Por isso, estendemos o prazo para o dia XX/XX. Caso ainda fique com dificuldades de realizar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX, e vamos conversar.

Modelo 26: cobrança após o vencimento

[Primeiro nome da pessoa]. Tudo bem? A sua mensalidade de [mês] da [Nome da empresa] está em aberto. O prazo de vencimento foi dia XX/XX/XXXX. Você precisa de alguma ajuda para quitar seu débito? Para renegociarmos seu débito, passe em nosso escritório para conversarmos ou ligue para o número XXXX-XXXX.

Modelo 27: cobrança após o vencimento

O seu boleto no valor de R$ XXX,XX, com vencimento em XX/XX/XXX, está pendente. A falta de pagamento pode interromper a prestação de serviços. Use o código de barras a seguir para pagar o boleto atualizado pelo aplicativo do seu banco: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX. Em caso de dúvidas, ligue para nosso número: XXXX-XXXX.”

Carta

A carta ainda é um dos meios mais seguros, tradicionais e formais para enviar uma mensagem de cobrança. Ela deve ser enviada pelos Correios, mediante registro e com direito a Aviso de Recebimento (AR). Todos esses aspectos visam a garantir o recebimento da mensagem pelo seu cliente.

Assim como em outros canais, a mensagem de cobrança enviada pela carta deve apresentar um texto curto, uma linguagem simples e ir direto ao ponto.

A principal diferença para os outros canais, como Whatsapp, SMS e e-mail, é que a carta atende, principalmente, um público mais velho e sem muita familiaridade com a internet ou as ferramentas do celular.

A seguir, confira quatro modelos de carta para enviar a mensagem de cobrança.

Modelo 28: cobrança antes do vencimento

Olá, Sr./Sra [Primeiro nome da pessoa].

Nós, da [Nome da empresa], gostaríamos de lembrar que o vencimento do seu boleto no valor de R$ XX,XX, referente à [produto/serviço], está chegando. O prazo está previsto para o dia XX/XX/XXXX.

Realize o pagamento até o prazo de vencimento estabelecido para evitar o acúmulo de juros por atraso.

Qualquer dúvida para efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX.

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Modelo 29: cobrança próximo do vencimento

Sr./Sra. [Primeiro nome da pessoa],

Nós, da empresa [Nome da empresa], gostaríamos de lembrar que o seu boleto no valor de R$ XX,XX, referente à [produto/serviço], vencerá nos próximos dias.

O prazo de vencimento previsto é o dia XX/XX/XXXX.

Infelizmente, existe uma multa por dia de atraso pelos pagamentos realizados fora do prazo. Então, realize o pagamento em dia para evitar o acúmulo de juros.

Caso você esteja com alguma dificuldade para realizar o pagamento, entre em contato conosco com antecedência! Podemos encontrar alternativas para você.

Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento], pelo número XXXX-XXXX.

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Modelo 30: cobrança após o vencimento

Olá, Sr./Sra. [Primeiro nome da pessoa],

Gostaríamos de lembrar que seu boleto com vencimento para o dia XX/XX/XXXX, no valor de R$ XX,XX, encontra-se em aberto.

Para facilitar, atualizamos o valor do boleto e colocamos um novo prazo de vencimento. Use o código para pagar o boleto em qualquer lotérica ou aplicativo do seu banco: XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX .

Caso você não tenha como efetuar o pagamento total da dívida, entre em contato conosco. Podemos negociar seu boleto em atraso e encontrar a melhor alternativa.

Será um prazer ajudar a quitar seu débito.

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Modelo 31: cobrança após o vencimento

Prezado(a) Sr./Sra [Primeiro nome da pessoa],

Comunicamos que sua fatura do mês X está em aberto, com X dias de atraso. O vencimento previsto foi para o dia XX/XX/XXXX.

O valor da dívida, somado à multa por atraso e aos juros, resulta no total de R$ XX,XX.

Lembrando que o não pagamento pode gerar o encaminhamento da dívida para o protesto em cartório e cadastro restritivo de crédito.

Para evitar que isso aconteça, queremos entrar em contato com você o mais rápido possível.

Estamos disponíveis em [dia e horário de atendimento] pelo número XXXX-XXXX.

Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

[Nome da empresa].

Quais erros evitar na cobrança?

Agora que você já tem alguns modelos de mensagem para usar na sua operação de cobrança, confira os erros a serem evitados nesse processo.

Não enviar a mensagem de cobrança antes do prazo

Não dê ao seu cliente uma razão para pagar atrasado – simples assim! Entregue a sua parte no prazo e comunique-se abertamente com o cliente para evitar problemas.

Assim que chegar a data, envie a fatura. Muitos clientes acabam pagando atrasado porque não foram cobrados no prazo. Você pode usar um software de agendamento para ajudar a enviar um lembrete para os clientes no prazo certo.

Evitar os detalhes

Com os modelos de mensagem de cobrança disponíveis aqui, não há desculpa para enviar faturas sem detalhes sobre prazos, valores e o serviço/produto cobrado. Mesmo que o valor total esteja correto, muitos clientes desejam ver detalhes dos serviços detalhados. Isso os ajudará a controlar os custos.

Cometer erros de cobrança

Caso a fatura enviada na mensagem de cobrança tenha erros, um tempo valioso pode ser desperdiçado enquanto um cliente solicita correções.

Se você acabar cobrando de um cliente menos do que deve, esse erro é mais difícil de corrigir, porque os clientes geralmente assumem que é um desconto. Um erro na cobrança também fará com que o cliente seja mais cauteloso no futuro, resultando em pagamentos mais lentos.

Esses erros de fatura podem ser devido à má escrituração. Se eles continuarem na fatura por muito tempo em um ciclo de cobrança, poderão ter um efeito adverso em seus negócios.

Se desejar, contrate contadores para melhorar a eficiência do seu departamento financeiro. Adote padrões de análise para evitar erros de cobrança.

Enviar uma fatura para o cliente errado

Deixar sua fatura ser enviada para o cliente errado não apenas fará você demorar para o pagamento, mas prejudicará sua reputação como marca.

O envio de faturas para o contato errado pode revelar seus segredos comerciais ou taxas de desconto personalizadas para a pessoa errada, e você acaba perdendo a confiança de seus clientes.

Para se prevenir, verifique as informações do cliente mencionadas na fatura antes de enviá-la, como nome do cliente, número de contato, endereço, ID de e-mail etc.

Não mencionar a data de vencimento

A data de vencimento é uma informação crucial para que o seu negócio seja pago em dia. Ela incentiva os clientes a lhe pagarem em tempo hábil e permite que eles saibam quando você espera que ele pague.

Se você não mencionar a última data de pagamento, outro problema pode surgir, porque você não poderá cobrar dos clientes uma taxa de atraso.

Não discriminar serviços/produtos

A discriminação de todos os produtos e serviços vendidos ajuda o cliente a entender o valor total da fatura. Muitos profissionais colocam o valor e o vencimento, mas apenas mencionar os valores não é a melhor opção.

Ao descrever cada item cobrado, você estará prezando pela transparência com o cliente na mensagem de cobrança.

Surpreender o cliente com cobranças ocultas

Não discutir todas as suas cobranças com antecedência é um grande erro no mundo profissional.

Enviar a mensagem de cobrança com um valor diferente, sem explicação, pode levar o cliente a entrar em contato com a sua empresa antes de efetuar o pagamento.

Portanto, não hesite em entrar em contato com os clientes com antecedência, se necessário, para informá-los sobre custos adicionais que eles terão que pagar antes de aceitar a tarefa.

Esperamos que as dicas e os modelos de mensagem de cobrança ajudem o seu negócio a criar uma operação mais rápida e eficiente.

Relembramos que a educação deve sempre prevalecer no momento em que você entra em contato com o seu cliente.

Quer aprender mais? Aproveite para conferir o nosso guia completo sobre como vender pela internet!

Não há comentários ainda. Seja o primeiro a escrever um.

Deixe seu comentário