Mensagem automática no Whatsapp: O que é, tipos e como configurar cada uma delas!

Após fazer o download do Whatsapp Business, vá nos três pontos localizados do canto superior direito e clique em configurações. No menu, escolha a opção, ferramentas comerciais e configure suas mensagens (automáticas). O app fornece três tipos: mensagem de Saudação, Mensagem de ausência e respostas rápidas.

Automatizar o seu atendimento no WhatsApp pode ser uma boa solução para não deixar seus clientes esperando uma resposta.

Para isso, o próprio aplicativo de mensagens oferece soluções de mensagens automáticas.

É importante definir uma estratégia de quando você deve utilizar essas mensagens, afinal, não é a todo momento que devemos ter uma mensagem automática no Whatsapp para nossos clientes.

Mesmo que o cliente compre durante 24 horas por dia em sua plataforma, não necessariamente o atendimento deverá durar todo esse tempo.

Então, se você tem um horário de atendimento, é importante não deixar o seu cliente esperando uma resposta, mesmo que seja para informá-lo do horário de atendimento via WhatsApp.

Em vista disso, preparamos um conteúdo que ensinará como inserir as mensagens automatizadas do WhatsApp.

Neste post, trouxemos um passo a passo de como você pode usar essa ferramenta do próprio aplicativo e sugestões de aplicações externas que podem auxiliá-lo com tal tarefa.

Além disso, mostraremos dois modelos de mensagens automáticas que você poderá usar.

Antes de tudo, é fundamental ressaltar que o aplicativo em si só oferece essa função em sua versão business.

Você poderá configurar mensagens de saudações, ausência e atalhos de respostas rápidas para perguntas frequentes.

Caso queira utilizar as mensagens automáticas na versão normal do WhatsApp, você precisará de aplicações externas não oficiais.

Quer aprender mais sobre as mensagens automáticas do WhatsApp? Continue com a gente, que daremos todas as informações de que você precisa para utilizá-las. Boa leitura!

Por que usar mensagens automáticas no WhatsApp?

Trata-se de uma forma de não deixar o seu cliente esperando um retorno de sua empresa pelo WhatsApp.

Quando alguém chamar sua empresa pelo aplicativo, ela receberá um retorno automático para saudá-lo ou dar uma satisfação da ausência de atendimento naquele momento.

No WhatsApp Business, você pode configurar dois tipos de mensagens automáticas, uma de saudação e outra de ausência.

É importante que você as configure de acordo com as necessidades de sua empresa.

Essas mensagens precisam ter um conteúdo informativo, para melhorar a experiência do cliente quanto ao seu atendimento.

Você pode configurar uma mensagem automática de saudação ao seu cliente, informando que logo ele será atendido.

Principalmente, quando você tem uma demanda muito grande de mensagens pelo WhatsApp.

Já as mensagens automáticas de ausência são interessantes para informar o cliente que, naquele momento, não está havendo atendimento pelo WhatsApp.

Também é relevante que nessa mensagem comunique o horário de atendimento e que ele será atendido o mais breve possível.

Qual é a diferença de mensagens automáticas e resposta rápida?

Não confunda as mensagens automáticas com as respostas rápidas.

As mensagens automáticas são enviadas automaticamente pelo próprio aplicativo. Já as respostas rápidas exigem que você dê um comando para que ela seja enviada.

Normalmente, as mensagens automáticas servem para justificar a ausência de um humano para atender o cliente.

As respostas rápidas são atalhos que você cria para responder perguntas frequentes feitas pelos seus clientes, mas você estará presente.

Tanto a mensagem automática quanto a resposta rápida têm a finalidade de agilizar o atendimento ao cliente.

Porém, a mensagem automática não precisa de sua presença para ser enviada, diferentemente da resposta rápida, que exige que você esteja presente e execute algum comando de atalho para o envio.

Isso significa que a mensagem automática no Whatsapp servirá para o pré e o pós-atendimento ao cliente.

Enquanto a rápida é usada durante o atendimento ao cliente. Por conta disso, é importante saber como configurar cada uma delas.

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Como configurar mensagens automáticas no WhatsApp Business?

São tantas funções que o WhatsApp oferece que pode ser um tanto difícil chegar até a opção de configurar as mensagens automáticas.

Neste tópico, trouxemos um passo a passo de como configurar as mensagens automáticas. Acompanhe!

  • Instale o “WhatsApp Business”, diretamente de sua loja de aplicativos.
Mensagem automática no Whatsapp - download
  • Configure-o com os dados de telefone e informações de sua empresa.
Mensagem automática no Whatsapp - novo perfil
  • Este passo vai depender se o seu smartphone é IOS ou Android. Então vamos ramificá-lo:
  • IOS – na parte inferior direita de sua tela principal do WhatsApp Business, aperte em configurações.
  • Android – na parte superior direita, clique nos 3 pontinhos, e aparecerá algumas opções, então, selecione “configurações”.
Mensagem automática no Whatsapp - configurações
  • Na sessão de “Ferramentas de Mensagens”, haverá 3 opções: “Mensagem de Saudação”, “Mensagem de Ausência” e “Respostas Rápidas”. Escolha, nesse caso, entre “Mensagem de Ausência” e “Mensagem de saudação” para configurá-las.
Mensagem automática no Whatsapp - mensagens automáticas

Até aqui, chegamos ao menu de configurações das mensagens automáticas e vamos fazer um passo a passo com cada uma das alternativas.

Mensagens de saudação

  • Ative o recurso “Mensagens de Saudação”, na chavinha no canto direito do primeiro tópico da tela.
  • No segundo tópico da tela, clique no símbolo de um lápis no canto direito.
  • Digite a mensagem que você quer que seja enviada automaticamente quando alguém chamar pela primeira vez no dia e depois confirme.
  • Defina quais contatos você quer que recebam essa mensagem ou não (diferentemente da mensagem de Ausência, essa mensagem será enviada independentemente do horário).
Mensagem automática no Whatsapp - mensagem de saudação

Mensagens de ausência

  • Ative o recurso “Mensagens de Ausência”, na chavinha no canto direito do primeiro tópico da tela.
  • No segundo tópico da tela, clique no símbolo de um lápis no canto direito.
  • Escreva a mensagem que você deseja enviar quando estiver ausente do WhatsApp e depois confirme.
  • No terceiro tópico da tela, você poderá configurar o horário que essa mensagem deverá ser enviada – por exemplo, das 18:00 até as 8:00.
  • Já no quarto tópico da tela, você poderá configurar os contatos que devem receber essa mensagem – por exemplo, se você não quiser enviar para determinado contato ou grupo de contatos.
Mensagem automática no Whatsapp - mensagem de ausência

Respostas rápidas

As respostas rápidas do WhatsApp são diferentes das automáticas, pois elas dependem que você realize um comando para enviá-las.

Normalmente, são utilizadas para responder perguntas frequentes que seus clientes fazem durante o atendimento.

Quando muitos clientes fazem a mesma pergunta, ao invés de digitar a resposta toda vez, você pode ter um atalho para responder mais rapidamente.

Um exemplo comum de perguntas frequentes que seus clientes podem fazer é sobre as formas de pagamento que você aceita, ou as especificações de algum produto que eles tenham interesse.

Você pode definir atalhos, como /pagamento ou /produto, e assim responderá mais rapidamente, podendo dar atenção a outros clientes em simultâneo.

Se for o caso, você pode configurar várias respostas rápidas com atalhos diferentes, para responder diversas perguntas diferentes.

Então vamos ao passo a passo de como configurá-las:

  • Siga as 3 primeiras etapas da configuração de mensagens automáticas.
  • Clique na opção resposta rápida.
  • Defina o comando para aquela resposta que sempre será acompanhada da “/”.
  • Defina o texto da resposta que será efetuada por meio daquele comando.
Mensagem automática no Whatsapp - Respostas rápidas

Quando se deve usar mensagens automáticas no WhatsApp?

Muito importante é saber quando devemos usar as mensagens automáticas.

Afinal, não cabe usá-las a todo momento nos envios aos clientes.

Eles realmente esperam um atendimento humano quando chamam a sua empresa no WhatsApp.

Mas, claro, você pode usar as mensagens automáticas para ajudar em diversas situações do seu atendimento.

Por exemplo, você pode configurar uma mensagem de saudação para seus clientes quando sua demanda de mensagens pelo WhatsApp é muito grande.

Além de utilizar as mensagens automáticas de ausência para informar o horário de atendimento que sua empresa fornece pelo WhatsApp.

Lembre que as mensagens automáticas são para auxiliá-lo, e não para atender o cliente no seu lugar.

No próximo tópico, abordaremos exemplos de boas mensagens que podem ser utilizadas para a melhor experiência do seu cliente.

Quais são exemplos de mensagens automáticas?

Até aqui, explicamos o que são as mensagens automáticas, como funcionam e quando devem ser utilizadas.

Agora vamos dar alguns exemplos de “mensagens de saudação” e “mensagens de ausência” que vão poder ajudá-lo em seu atendimento.

Mensagens de ausência

Como dito anteriormente, essas mensagens servem para justificar a ausência de um atendente humano naquele momento.

Então, use-as sempre que precisar se ausentar do WhatsApp. Seguem 3 modelos de mensagens de ausência:

  • Agradecemos o seu contato, retornaremos assim que possível, nosso horário de atendimento é de segunda á sábado das 8:00 às 18:00.”

Essa mensagem pode ser enviada quando o cliente tentar contatá-lo pelo WhatsApp fora do seu horário de atendimento.

  • “Prezado cliente, pedimos desculpas pelo transtorno. Porém, hoje não haverá expediente devido ao feriado. Mas fique tranquilo, entraremos em contato o mais rápido possível quando retornarmos nossas operações. Voltaremos um dia após o feriado, no horário das 8:00 às 18:00”.

Já essa mensagem pode ser configurada para que, eventualmente, por conta de um feriado, não haja expediente de atendimento em sua empresa.

  • “Caro cliente, pedimos desculpas, mas, por razões imprevistas, não vamos conseguir atendê-lo no momento. Retornaremos o contato assim que possível.”

Essa mensagem pode ser configurada no caso de algum acontecimento imprevisto que precise parar seu atendimento sem previsão de retorno.

Mensagens de saudação

As mensagens de saudação têm um intuito diferente das mensagens de ausência e, na maioria dos casos, são usadas para o cliente não ficar esperando uma resposta para ser atendido. Você deve usá-la para saudar o cliente e informar algo após a saudação. A seguir, estão 3 modelos de mensagens de saudação:

  • “Bem-vindo(a), Bomboniere Seu Doce! Aguarde um momento, e você já será atendido.”

Nessa mensagem, você está saudando o seu cliente e, caso você esteja com muita demanda de mensagens, está pedindo para que ele aguarde um momento para ser atendido.

  • “Bem-vindo(a) ao suporte técnico da empresa CamVision! Para agilizar o seu atendimento, informe o motivo do contato.” 

Nesse caso, além de saudar o cliente, você já está pedindo para que ele informe o que o levou a entrar em contato com você.

  • “Bem-vindo(a), ao atendimento da loja virtual Sua Moda! Informe o número de pedido para que possamos verificá-lo.”

Nesse exemplo, além de saudar o cliente, você está solicitando uma informação e dizendo que já vai realizar alguma ação sobre o que você está pedindo.

Respostas rápidas

Até aqui, entendemos teoricamente como funcionam as respostas rápidas. Agora daremos 3 exemplos práticos:

  • Pergunta: Quais são as formas de pagamento aceitas?

Comando: “/pagamento”

Resposta rápida: “Nós aceitamos dinheiro, pix, boleto bancário, cartão de débito e cartão de crédito parcelado em até 12x.”

  • Pergunta: Quais são as especificações do produto X?

Comando: “/x”

Resposta rápida: “O produto x é feito de ….”

  • Pergunta: Qual é o valor do serviço Y?

Comando: “/y”

Resposta rápida: “O serviço Y tem o valor de R$250,00 e pode ser pago em até 3x sem juros no cartão de crédito.”

Lembrando, os comandos devem ser executados pelo atendente que está operando o WhatsApp da empresa, e não pelos clientes.

Quando se deve usar as respostas rápidas no WhatsApp?

Agora que você já sabe como funciona e como se configura as respostas rápidas, que tal tentar utilizá-las na sua empresa?

Diferentemente das mensagens automáticas, as respostas rápidas devem ser executadas por um atendente humano.

Elas são usadas quando forem efetuadas perguntas cuja resposta contenha o atalho configurado para responder aquele tipo de pergunta.

Isto é, para utilizá-las, identifique as perguntas que são feitas com frequência no WhatsApp, digite as devidas respostas e configure os atalhos para elas.

Você não tem limite de número de respostas rápidas que pode configurar – ao contrário das automáticas.

Temos certeza de que elas agilizarão muito o atendimento aos seus clientes.

No decorrer do texto, conseguimos concluir o quão importante para sua empresa são as mensagens automáticas.

Também foi possível diferenciar os tipos de mensagens automáticas que existem.

Além disso, também ensinamos como utilizar as respostas rápidas, uma ferramenta que pode agilizar o atendimento ao cliente pelo WhatsApp.

Agora que você já sabe tudo sobre as mensagens automáticas e respostas rápidas, que tal aprender como vender pelo WhatsApp e aumentar seu faturamento com nosso e-book gratuito!

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