A gestão de estoque é a coluna vertebral de um negócio. Ela está na base de todas as estratégias de vendas e pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Quando bem feita, permite que sua empresa mantenha um fluxo de entrada e saída de produtos, evite perdas financeiras e garanta que seus clientes fiquem satisfeitos.
Já uma gestão de estoque deficiente pode resultar em falta de produtos nas prateleiras, excesso de mercadorias não vendidas e erros operacionais.
Mas, afinal de contas, o que é a gestão de estoque e como colocá-la em prática? É o que vamos responder no conteúdo a seguir.
Continue para aprender a gerenciar suas mercadorias do jeito certo!
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque é o processo de controlar e administrar os produtos e materiais armazenados por uma organização.
Nesse processo, é preciso fazer supervisão das quantidades, a reposição de itens quando necessário, o monitoramento dos níveis de estoque e a organização dos produtos.
No livro “Gestão de Estoques: Planejamento, Execução e Controle”, Bráulio Wilker destaca três objetivos centrais para o controle de estoque:
- maximizar o nível de serviço ou atendimento da demanda — isso implica em ter produtos disponíveis para atender às necessidades dos clientes no momento em que desejam comprá-los;
- reduzir os custos totais do estoque por meio do giro ou da redução de investimentos e custos — é preciso gerenciar o estoque para minimizar os gastos relacionados ao armazenamento, como aluguel de espaço, seguro, depreciação de produtos e custos de capital investido em mercadorias paradas;
- otimizar a eficiência operacional dos processos de suprimento mediante a redução de custos — a gestão de estoque visa melhorar a eficiência em todo o ciclo de fornecimento, desde a aquisição de produtos até a entrega aos clientes.
Um sistema confiável de gerenciamento de estoque ajuda os clientes de uma loja virtual a ter uma experiência de compra positiva.
Os proprietários das lojas podem visualizar melhor os produtos com excesso de estoque, falta de estoque, fora de estoque ou totalmente ausentes.
Esse controle é o que ajuda a prever melhor as compras de estoque e evitar a escassez de produtos com alta demanda.
Dessa forma, a disponibilidade de um produto é anunciada corretamente no e-commerce, e os clientes têm a garantia de receber o produto certo.
A última coisa que você deseja é perder um cliente devido a uma experiência de compra negativa, certo? Então, vale a pena entender como fazer a gestão dos produtos estocados.
Por que fazer uma boa gestão de estoque?
Investir no controle de estoque é uma das decisões mais estratégicas que uma empresa pode tomar, e há inúmeras razões convincentes que mostram que esse esforço está longe de ser uma perda de tempo.
Confira esses motivos logo abaixo!
Evitar perdas por falta de produtos
Uma boa gestão de estoque garante que a empresa tenha produtos em estoque para atender à demanda imediata de clientes.
Suponha que você tem uma loja virtual que vende roupas. Sem um controle adequado de estoque, pode acabar sem camisetas quando um cliente estiver pronto para comprar.
Portanto, a boa gestão de estoque tem como prioridade manter os produtos disponíveis para atender a demanda, o que significa mais vendas e clientes felizes.
Reduzir custos desnecessários
Estocar produtos em excesso custa dinheiro, pois inclui despesas de armazenamento, manutenção e até mesmo dinheiro que poderia ser investido em outros lugares.
Por isso, a boa gestão é aquela que evita o acúmulo de estoque e reduz esses custos.
Minimizar riscos de obsolescência
Itens parados por muito tempo podem se tornar obsoletos. Se você tiver um monte de produtos velhos em estoque, pode ser difícil vendê-los e você pode perder dinheiro.
Uma boa gestão de estoque ajuda a evitar esse problema bastante comum, mantendo seu inventário sempre atualizado.
Melhorar a eficiência operacional
Um sistema de gestão de estoque também torna todo o processo de suprimento e entrega mais suave.
Isso significa menos atrasos, menos erros e clientes mais satisfeitos. E, quando os consumidores estão felizes, eles voltam para mais compras.
Quais são os principais tipos de estoque?
Existem diferentes tipos de estoque, e a escolha do mais adequado depende do modelo de negócio e das oportunidades de venda.
Cada segmento pode se beneficiar de estoques específicos para atender às suas necessidades. Dê uma olhada nas principais opções na lista abaixo!
Estoque regular
O estoque regular, também conhecido como estoque de segurança, é a quantidade de produtos que as empresas mantêm em estoque para atender à demanda dos clientes, mesmo em situações imprevistas.
É uma espécie de “colchão” que evita a falta de produtos quando ocorrem atrasos na reposição ou picos inesperados na demanda.
Por exemplo, uma mercearia mantém um estoque regular de alimentos essenciais para garantir que os clientes sempre encontrem o que precisam, mesmo em momentos de grande procura.
Estoque em trânsito
O estoque em trânsito refere-se a produtos que estão em movimento entre duas ou mais localizações geográficas.
Por exemplo, quando produtos acabados são expedidos de uma fábrica para um centro de distribuição, esses produtos estão em um estado transitório.
Ou seja, não estão disponíveis para venda imediata, mas estão a caminho de seu destino.
A gestão do estoque em trânsito envolve o monitoramento cuidadoso da logística para garantir que os produtos cheguem ao destino certo e no prazo.
Estoque de antecipação
Quando uma empresa prevê um aumento na demanda no futuro, ela forma estoques de antecipação.
É um estoque comum em situações de demanda sazonal, em que a empresa precisa atender a um aumento esperado nas vendas em determinado período do ano, como agasalhos antes do inverno.
O objetivo do estoque de antecipação é garantir que a empresa tenha produtos suficientes em estoque para atender à demanda sazonal sem enfrentar atrasos na produção ou falta de produtos.
Embora esse estoque ajude a aproveitar oportunidades de mercado sazonais, também requer cuidado na gestão para evitar o excesso de produtos não vendidos após a temporada.
Estoque consignado
O estoque consignado é uma estratégia de gestão de estoque que envolve um acordo comercial entre uma empresa (consignante) e um fornecedor (consignatário).
Nesse arranjo, os produtos estão fisicamente armazenados nas instalações da empresa, mas eles pertencem ao fornecedor.
Suponha que você tem uma loja de roupas e deseja diversificar seu estoque com produtos de um fornecedor.
Mas, em vez de comprar esses produtos antecipadamente, você decide estabelecer um acordo de estoque consignado.
Isso significa que a sua loja pode exibir e vender os produtos aos clientes, mas não precisa comprá-los até que sejam efetivamente vendidos.
Quando você vende um produto consignado aos seus clientes, é preciso repassar uma parte do valor da venda ao fornecedor como pagamento.
Com esse acordo, a sua loja expandirá seu catálogo de produtos sem investir antecipadamente em estoque.
Além disso, ela não arca com os custos associados a produtos que não foram vendidos.
Estoque de ciclo
O estoque de ciclo é uma modelo de estoque que se baseia em um ciclo contínuo de produção e vendas.
Nesse sistema, os produtos são produzidos e vendidos em sequência constante: enquanto um produto está sendo fabricado, outro já está pronto para ser comercializado, e vice-versa.
Esse ritmo garante que a empresa mantenha um fluxo ágil de produtos disponíveis para atender à demanda dos clientes.
O objetivo do estoque de ciclo é minimizar os períodos de ociosidade e evitar a falta de produtos no estoque. É uma estratégia particularmente útil em setores em que a demanda é constante e previsível.
Estoque inativo
O estoque inativo consiste em produtos que não foram vendidos no momento apropriado e agora estão parados no estoque.
Esses produtos, muitas vezes chamados de “micos”, podem ocupar espaço valioso no estoque e representar um investimento não realizado.
Para lidar com o estoque inativo, as empresas podem recorrer a estratégias como promoções de vendas e saldões.
Contudo, é importante gerenciar com cuidado essas ações para evitar que a marca seja associada a preços excessivamente baixos, o que poderia prejudicar sua imagem.
Dropshipping
O dropshipping é uma estratégia de estoque muito diferente das anteriores.
Nesse caso, a empresa não mantém produtos em estoque físico. Em vez disso, ela atua como intermediária, oferecendo produtos de fornecedores diretamente aos clientes.
Quando um cliente faz um pedido, a empresa repassa o pedido ao fornecedor, que envia o produto diretamente ao cliente.
Esse modelo de negócio é utilizado por vendedores iniciantes e donos de lojas virtuais que buscam construir seus negócios rapidamente, mas não têm dinheiro para manter um estoque.
O dropshipping é vantajoso devido à flexibilidade oferecida para novos empreendedores, embora o maior desafio seja que você não tem controle sobre a experiência do cliente.
Como o fornecedor faz a maior parte do trabalho após a compra do cliente, a forma como o produto é armazenado e enviado é decisão dele.
Por outro lado, se um cliente recebe um produto quebrado ou incorreto, ele procura você — e não o fornecedor — para fornecer respostas e resolver o problema.
Estoque sazonal
O estoque sazonal é um tipo de estoque planejado para atender à demanda dos clientes em épocas específicas do ano.
Esse tipo de estoque está diretamente relacionado a períodos previsíveis do calendário que causam flutuações nos níveis de procura por determinados produtos.
Por exemplo, uma loja de brinquedos precisa preparar o seu estoque sazonal para o aumento nas vendas durante a temporada de Natal.
Ela mantém um estoque de brinquedos natalinos, como bonecos de Papai Noel e renas de pelúcia, pois sabe que esses produtos têm alta demanda nesse curto período.
Em todos os casos, o gerenciamento do estoque sazonal envolve a previsão precisa da demanda e a capacidade de ajustar rapidamente o estoque para atender às flutuações sazonais.
Estoque de contingência
O estoque de contingência é composto por mercadorias mantidas em reserva para cobrir possíveis erros operacionais, seja no próprio negócio ou durante as entregas feitas pelos fornecedores.
É uma espécie de seguro que ajuda a evitar perdas de vendas devido a contratempos inesperados.
Uma confeitaria que antecipa que pode haver atrasos na entrega de farinha devido a problemas de transporte pode manter um estoque de contingência de farinha, por exemplo.
Se a entrega não chegar no prazo, a confeitaria ainda terá farinha suficiente para continuar produzindo seus produtos e satisfazer os clientes.
O estoque de contingência também pode servir para cobrir erros internos, como erros de contagem de estoque, danos acidentais a produtos em estoque ou mesmo picos não planejados na demanda.
Estoque obsoleto
Você investiu tempo e recursos para adquirir produtos que não conseguiram encontrar compradores. Esses produtos agora ocupam espaço valioso em seu estoque, não geram receita e, pior ainda, podem se tornar um fardo financeiro. Esse é o estoque obsoleto.
Nesse tipo de estoque, são incluídos: itens que estão fora de temporada, foram descontinuados, estão quebrados ou não estão mais em demanda.
Esse conjunto de mercadorias paradas pode representar um encargo financeiro para a empresa, já que o dinheiro e espaço que você está investindo no estoque obsoleto poderia ser direcionado para produtos que realmente têm demanda.
Estratégias de gestão de estoque
Não existe uma solução única ideal de gerenciamento de estoque. Cada empresa tem necessidades únicas que se alinham a estratégias diferentes para rastrear seu estoque.
Então, o que fazer? Dê uma olhada nas opções a seguir para determinar qual estratégia tem mais a ver com o seu modelo de negócios.
Curva ABC
Para nunca mais ter problemas com excesso ou falta de estoque, use a curva ABC.
Também conhecida como Classificação ABC, esse método se baseia na regra 80/20, que é uma teoria que sugere que 80% dos efeitos resultam de apenas 20% das causas.
No contexto de gestão de estoque, a Curva ABC classifica os produtos em três categorias (A, B e C) de acordo com seu grau de importância:
Classe A
Esta categoria representa cerca de 20% dos itens armazenados que costumam gerar aproximadamente 80% do valor total do estoque.
Isso significa que esses itens são essenciais para a operação e geram um impacto significativo nas vendas e no faturamento da empresa.
Eles exigem atenção prioritária e uma gestão cuidadosa, pois são os principais impulsionadores do negócio.
Classe B
A categoria B engloba cerca de 30% dos produtos que costumam corresponder a aproximadamente 15% do valor total do estoque.
Embora esses itens não sejam tão críticos quanto os da Classe A, ainda têm um papel significativo na lucratividade da empresa.
São produtos que requerem uma atenção para garantir que estejam disponíveis quando necessário, sem alocar recursos excessivos.
Classe C
Por fim, a categoria C compreende 50% dos itens estocados que representam apenas cerca de 5% do valor total de vendas.
Embora esses itens não tenham um impacto tão significativo nas vendas, ainda requerem atenção devido aos custos associados ao seu armazenamento.
Manter grandes quantidades desses itens no estoque pode resultar em gastos desnecessários, pois o capital da empresa fica paralisado em produtos de baixa demanda.
JIT
Caso a sua empresa não precise manter uma grande quantidade de estoque disponível, o método de inventário just-in-time, ou JIT, é o mais recomendado.
Essa estratégia é implementada por empresas que só precisam estocar produtos à medida que cresce a demanda de clientes.
Ou seja, quanto maior for o volume de pedidos, maior será a quantidade de produtos estocados.
As empresas que vendem mercadorias sazonais são um excelente exemplo da estratégia JIT.
À medida que a demanda pelos produtos aumenta em determinado período do ano, a empresa encomenda de seus fornecedores apenas o suficiente para atender aos pedidos.
Quando a temporada de alta termina, a empresa pode esvaziar as prateleiras sem medo de perder dinheiro em estoque obsoleto.
FIFO
A estratégia First-In, First-Out (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) propõe que os primeiros produtos a chegar sejam os primeiros a serem entregues aos clientes.
A FIFO é altamente recomendada para lojistas que vendem produtos com prazo de validade, como alimentos, bebidas e outros produtos perecíveis.
No entanto, qualquer empresa que tenha como objetivo se livrar do produto mais cedo possível pode implementar essa estratégia de gerenciamento de estoque.
LIFO
O Last-in First-out (Último a Entrar, Primeiro a Sair) é um método de gestão de estoque em que os itens produzidos ou adquiridos por último são os primeiros a serem contabilizados como despesas.
Em outras palavras, no LIFO, os últimos bens adquiridos ou produzidos pela empresa devem ser os primeiros a serem vendidos para os clientes.
Ao contrário do FIFO, essa estratégia é recomendada para empresas que comercializam produtos que não têm prazo de validade e podem ser armazenados por um longo período.
Ferramentas e tecnologia para a gestão de estoque
Diversas ferramentas e tecnologias estão disponíveis para ajudar as empresas a otimizar seus processos de controle de estoque. Aqui estão algumas delas:
Software de gestão de estoque
O software de gestão de estoque cobre todos os aspectos relacionados à identificação e ao gerenciamento das mercadorias armazenadas pela empresa.
Esse sistema é projetado para rastrear entradas e saídas de produtos, monitorar níveis de estoque, gerar relatórios, prever a demanda e automatizar processos de reabastecimento.
Código SKU
Os códigos SKU são identificadores dos produtos em estoque. Eles geralmente incluem informações como marca, modelo, tamanho, cor e outras características relevantes.
Cada código é uma identificação única atribuída a um produto em seu inventário, que permite um rastreamento preciso e individual de itens.
Sistema SRU
Quer evitar atrasos ou falta de itens enviados por fornecedores?
Conheça o sistema automatizado de SRM (Supplier Relationship Management), um sistema de relacionamento com os fornecedores da empresa.
É uma tecnologia crucial para a gestão de estoque, pois a eficiência na cadeia de suprimentos depende em grande parte da colaboração com os fornecedores.
O SRM permite que você automatize processos de comunicação, pedidos, recebimentos e avaliações de fornecedores.
ERP
O Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning) é uma plataforma que unifica uma variedade de funções de negócios, incluindo contabilidade, vendas, compras, recursos humanos e, claro, gestão de estoque.
Um bom software ERP permite que sua empresa rastreie a quantidade, a localização e a movimentação de produtos em estoque.
A ferramenta também pode gerar alertas quando os níveis de estoque atingem níveis críticos, garantindo que a empresa nunca fique sem produtos importantes.
Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente
Se você chegou até aqui, já domina os conceitos básicos da gestão de estoque, mas o que vem a seguir são as dicas valiosas que farão toda a diferença na sua empresa. Confira!
Contar com bons fornecedores
Relações sólidas com fornecedores garantem a qualidade dos produtos, prazos de entrega confiáveis e a possibilidade de negociação de preços e condições.
Se você ainda não tem empresas parceiras, comece com as seguintes dicas:
- faça uma pesquisa de potenciais fornecedores, levando em consideração qualidade, preço, prazos de entrega e histórico de atendimento;
- negocie termos e condições favoráveis, como descontos por volume ou prazos de pagamento estendidos;
- mantenha registros detalhados de todas as transações com fornecedores para referência futura.
Com fornecedores de qualidade, você pode minimizar problemas na rotina da sua empresa e garantir que os produtos estejam disponíveis no tempo certo.
Fazer o registro de entradas e saídas
Registrar as entradas (compras) e saídas (vendas) é uma prática fundamental para uma boa gestão de estoque.
E isso acontece por um motivo simples: nem todos os produtos têm a mesma taxa de venda. Alguns são mais populares e se movimentam mais rapidamente, enquanto outros têm uma demanda mais lenta.
Acompanhar esse giro de produtos ajuda a identificar quais itens estão se movimentando e quais podem estar se tornando obsoletos.
De preferência, utilize um software de gestão de estoque para registrar as transações. Cada vez que produtos entram ou saem do estoque, você pode ter uma visão atualizada do estoque.
Fazer o inventário de materiais
O inventário é uma prática que envolve contar os produtos em estoque para verificar se eles correspondem aos registros do sistema.
Para realizar um inventário, utilize tecnologia, como scanners de código de barras, para acelerar o processo e reduzir erros.
Compare os resultados do inventário com os registros do sistema e identifique e corrija quaisquer discrepâncias.
Manter um padrão no cadastro de produtos
Padronize a nomenclatura e a categorização dos produtos. Essa base facilita a tarefa de localizar itens no estoque e evitar confusões.
Certifique-se de que todos os produtos tenham informações consistentes, como nome, descrição, código de barras e unidade de medida.
Softwares de gestão de estoque geralmente oferecem a capacidade de categorizar os produtos e simplificar a padronização.
Integrar o setor de estoque com outras áreas
Estratégias de vendas devem ser baseadas em informações sobre as previsões de demanda, enquanto o setor de compras precisa entender as necessidades do estoque.
Em outras palavras, a integração dos setores da empresa contribui com a gestão do estoque.
Sistemas de gestão integrados, como os ERPs, permitem a comunicação entre diferentes departamentos, garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos da empresa.
Garantir a organização dos produtos no estoque
Manter seu estoque organizado é essencial para uma gestão das mercadorias. Use prateleiras, caixas e etiquetas para categorizar e identificar produtos.
A organização facilita a localização rápida de itens, minimiza erros e otimiza o espaço de armazenamento.
Estabelecer políticas e processos de compras
Tenha políticas de compras claras que definam critérios para autorizações e aquisição de produtos. Por exemplo, seu negócio pode ter regras a respeito dos seguintes processos:
- contratação de fornecedores;
- cotações de produtos;
- procedimentos do que fazer quando os produtos chegam;
- modo como é feito o cadastro;
- registro da venda e baixa no estoque.
Normas claras sobre esses e outros processos servem para garantir que as atividades que afetem o estoque sejam feitas de maneira econômica e evitem problemas futuros.
Quais são os erros comuns na gestão de estoque e como evitá-los?
Cometer erros na gestão de estoque pode custar caro para qualquer empresa. A seguir, vamos falar sobre quatro erros comuns e como evitá-los.
Administração manual do estoque
Manter registros de estoque em planilhas ou até mesmo em papel é uma receita para o desastre.
Isso abre espaço para erros humanos, como digitar quantidades erradas ou esquecer de atualizar quando um produto é vendido.
Evite esse erro investindo em um sistema de gestão de estoque automatizado. Ele mantém um registro preciso e em tempo real do que está no estoque.
Estoque excessivo
Ter um estoque maior do que o necessário pode amarrar seu capital e ocupar espaço valioso no armazém.
A melhor maneira de evitar isso é utilizar métodos de previsão de demanda com base em dados históricos e tendências do mercado.
Dessa forma, você pode fazer pedidos mais precisos e manter níveis de estoque adequados.
Não prever a rotatividade de estoque
Todos os produtos não são iguais, alguns vendem rápido e outros mais devagar. Ignorar essa diferença pode resultar em produtos obsoletos ocupando espaço.
Portanto, não deixe de usar a análise ABC para classificar seus produtos com base em importância e concentrar seus esforços nos itens de alto valor.
Qual a melhor ferramenta para realizar a gestão de estoque?
Existem várias ferramentas disponíveis para auxiliar na gestão de estoque de um e-commerce, mas uma das mais completas é o ERP.
Esse sistema é amplamente considerado a melhor ferramenta para essa finalidade devido à sua abrangência e capacidade de fornecer uma visão integrada e em tempo real de todos os aspectos do estoque e das operações comerciais.
Como vimos, a gestão de estoque é um desafio, mas não precisa ser complicado.
Lembre-se de usar as melhores práticas e tecnologias disponíveis para facilitar sua vida. Mantenha o estoque em dia, e seu negócio prosperará.
Conteúdos que podem te interessar:
➞ Tendências de negócios lucrativos: confira a lista atualizada e dicas de como começar
➞ Correios Internacional: entenda como funciona, tipos e o que pode ser enviado para o exterior
➞ Mensagem de Cobrança: confira 31 modelos práticos para cobrar clientes inadimplentes
