Gestão de estoque: o que é, vantagens e como gerenciar o estoque do seu e-commerce!

Se você está começando um e-commerce, certamente está encontrando dificuldade em organizar os processos.

Afinal, é provável que você trabalhe sozinho, ou tenha pouca ajuda, e ainda precise gerenciar a empresa manualmente.

A gestão de estoque, especialmente, se mostra um grande desafio.

É preciso fazer a reposição constante de produtos, e erros podem custar muito caro ao seu negócio.

É comum que o gestor tenha a necessidade de repor os produtos às pressas, pagando um valor muito mais alto.

Além disso, existe a chance de gerar insatisfação nos clientes pela falta do que eles precisam.

Por outro lado, um controle ineficiente pode levar a compras desnecessárias, com produtos que ficam encalhados.

Como nenhum desses casos é o ideal para seu e-commerce, continue lendo o post. Você vai entender tudo que você deve saber sobre a gestão de estoque!

Qual é a importância da gestão de estoque para o e-commerce?

Esse aspecto da gestão de uma loja virtual é crucial, já que envolve um dos ativos mais importantes da empresa: os produtos.

São eles que permitem a venda e o principal meio de faturamento do negócio.

Então, a gestão do estoque significa controlar esse ativo e garantir que a empresa terá os melhores resultados possíveis.

Contudo, ela também é importante do ponto de vista do diferencial da marca.

Se esse processo é feito de forma precisa e inteligente, é possível aproveitar pontos cegos dos concorrentes, que podem não oferecer produtos com entrega imediata.

Caso a sua loja cumpra essa demanda, a chance de sucesso é muito grande.

Como o estoque está no centro da gestão do e-commerce, trabalhar bem nesse sentido impacta todos os outros.

Um ótimo exemplo é o aspecto financeiro. Lidar com o estoque e otimizar as compras significa aproveitar melhor o capital de giro, sem a necessidade de compras surpresa.

O processo pode ser mais bem encaixado no fluxo de caixa, sem mencionar os descontos por aquisições antecipadas.

Também é uma forma de conhecer os próprios produtos.

O princípio de pareto, por exemplo, diz que 80% do seu faturamento vem de 20% dos produtos.

Então, ao fazer uma boa gestão de estoque, você consegue otimizar o volume de mercadorias, garantindo que os produtos que mais saem não faltem, e os menos procurados existem apenas para atender à demanda normal.

No final das contas, um e-commerce sempre gira em torno do cliente, fazendo com que a gestão de estoque seja crucial para garantir sua satisfação.

Assim, você se certifica de que produtos não faltarão e que os pedidos não sofrerão atrasos.

Como o cliente atual é muito exigente, essa preocupação deve ser constante.

Como funciona a gestão de estoque?

Para ter uma loja virtual é preciso entender o que é o estoque.

Trata-se do volume de mercadorias que uma empresa acumula em determinado momento.

Logo, a gestão envolve o rastreamento e controle desses produtos, durante todo o processo de envio e recebimento.

Por conta disso, fica claro que é um processo bem complexo.

É uma troca de informações constante, afetando praticamente todas as operações do e-commerce.

Um pedido afeta o estoque, pois é preciso garantir que o produto está lá.

Já o envio significa que a peça, de fato, saiu do armazém.

Na outra ponta, as entradas também afetam o estoque.

Isso sem falar na análise de inventário, que ajuda a empresa a otimizar pedidos e, até mesmo, elaborar estratégias de marketing.

Imagine que, ao analisar o seu estoque, você percebe que determinado produto não está saindo com o fluxo normal.

A partir dessa informação, você tem inúmeras opções.

Primeiro, pode gastar um tempo para entender o motivo.

Tomando ações mais práticas, consegue otimizar os próximos pedidos para que uma quantidade menor seja comprada.

Outra opção é escolher um produto que sai bastante e aplicar a tática do cross-selling.

Para que serve a gestão de estoque?

Um emprego no e-commerce que está entre os mais desafiadores é controlar o estoque.

Como ficou claro até aqui, existe muita informação movimentada, e as consequências de não realizar esse trabalho bem podem ser graves.

Então, a gestão de estoque serve para aplicar táticas e técnicas que visam a otimizar os recursos da organização.

Complementando essas ações, a tecnologia também tem um peso importante nesse processo, como veremos à frente.

Os maiores objetivos da gestão de estoque são:

• redução de custos;
• diminuição de devoluções e deterioração de produtos;
• garantia de satisfação do público;
• conhecimento sobre a área financeira da empresa;
• análise de tendências de comportamento do cliente e mais.

Quais são os principais modelos de estoque em um e-commerce?

Uma das primeiras preocupações de quem atua com a gestão de estoque é saber qual é o melhor modelo.

Quando posta assim, é uma questão praticamente impossível de responder, já que não existe um modelo definitivo.

Cada um tem suas vantagens, sendo mais adequado para a estratégia da sua empresa. Veja quais são eles!

Compartilhado

É a opção ideal para quem também tem uma loja física.

Como o nome indica, é compartilhado o mesmo espaço tanto para o e-commerce quanto para a loja.

A grande vantagem desse modelo é que ele traz uma considerável economia de espaço.

Além disso, existe uma facilidade em gerenciar os produtos, pois ambos estão no mesmo lugar.

Já as desvantagens giram em torno da dificuldade de comunicação entre as duas lojas.

É preciso um sistema interno que funcione muito bem e deixe ambos os canais atualizados, para que não exista o risco de vender um produto que não existe.

Então, se uma mercadoria é vendida na loja, é crucial baixá-la também no e-commerce.

O processo arrisca ser ainda mais confuso quando a estratégia é diferente. Por exemplo, pode ser que o gerente priorize o e-commerce em prol da loja física, ou vice-versa, sendo que é mais prioritário que um dos dois canais esteja sempre abastecido. Quando isso acontecer, o cuidado deve ser redobrado.

Terceirizado

Nesse modelo, uma terceira parte será responsável pela gestão do estoque, total ou parcialmente, aliviando a pressão e o trabalho na sua empresa.

É um modelo que pode ser feito de duas formas: o dropshipping e o cross docking.

No dropshipping, o processo é de total responsabilidade do fornecedor.

Ou seja, o cliente faz o pedido na sua loja, e você o repassa para o parceiro que também cuida da entrega.

No caso do cross docking, é ele quem estoca o produto parado.

No momento do pedido, o item é enviado à loja, que realiza a entrega para o cliente final.

A vantagem de ambas as opções é que você tem acesso a muito mais produtos, por um custo de armazenamento bem menor.

Por outro lado, você acaba ficando ainda mais refém do fornecedor do que normalmente acontece.

Toda a logística de envio fica por conta dele, inclusive o prazo de entrega e as condições do produto.

O problema é que, caso aconteça um imprevisto, ou o produto não esteja nas condições ideais, você tem menos controle da insatisfação do cliente.

E a sua empresa acaba assumindo a responsabilidade de todo o modo.

O dropshipping é muito usado por empresas estrangeiras que vendem no Brasil.

É preciso apenas certificar se esse modelo é permitido, pois ele pode aproveitar de condições tributárias desiguais.

Já o cross docking é usado por quem quer reduzir gastos com o espaço e o gerenciamento de estoque.

O maior cuidado ao usá-lo é escolher um fornecedor muito confiável e de qualidade, por conta dos possíveis problemas já mencionados aqui.

Consignado

Esse é um modelo interessante, construído a partir de um acordo entre lojista e fornecedor.

Nesse caso, a compra é feita de forma consignada, o que significa que existem benefícios, como a possibilidade de devolução de itens que venderam pouco, além de diversos outros.

É interessante, pois facilita o processo de armazenamento e ainda permite reduzir riscos e prejuízos.

Também é um modelo que pode apresentar problemas, já que as falhas refletem muito mal no e-commerce, e você não tem controle sobre o estoque tão diretamente.

Além disso, para muitos produtos, é uma forma inviável, devido ao preço e às condições de compra.

Descentralizado

O estoque descentralizado é aquele em que existem vários locais de armazenamento, geralmente em regiões diferentes.

É uma opção interessante, pois reduz o valor do frete e do prazo de entrega.

Afinal, você sempre pode acionar o centro de armazenamento mais próximo do cliente.

O problema é que esse modelo torna o processo de gestão do estoque mais complexo.

Ao invés de gerenciar apenas um, o gestor toma conta de dois, três ou mais. Por isso, é preciso que haja uma forte integração entre os locais.

Por exemplo, pode acontecer que determinado centro não tenha o produto, o que aumenta o custo do frete e o prazo de entrega.

Isso precisa ficar claro no momento da compra, ou o trabalho de integração deve ser muito eficiente, para que o envio seja feito de outro centro, sem prejudicar o cliente.

Tradicional

Também conhecido como estoque físico, é o modelo em que você tem total controle sobre o estoque em um único ambiente.

É uma opção mais recomendada para e-commerces que não têm uma loja física.

Por conta disso, é um bom meio termo e oferece vantagens e desvantagens do anterior.

Um maior controle significa não depender de ninguém, mas também eleva os custos e traz mais trabalho.

Como fazer a gestão de estoque?

O processo de gestão de estoque é trabalhoso. São muitas informações se cruzando e influenciando umas às outras, praticamente a cada venda.

Se você faz isso sozinho e sem nenhum apoio da tecnologia, precisa preparar-se para ter muito trabalho.

Felizmente, existem dicas que podem ajudar você a otimizar esse processo.

Acompanhe!

Controle de entradas e saídas

Essa é a primeira grande meta para fazer uma boa gestão de estoque.

Afinal, é impossível fazer o controle se você não sabe exatamente o que entra e sai no seu e-commerce, quando ocorre cada movimentação e o volume de mercadoria movimentado. Dependendo do tamanho da sua loja, uma planilha pode ser o suficiente.

Porém, ao longo do tempo, você perceberá que esse sistema é inviável.

Sua melhor opção nesse caso é contar com um ERP para e-commerce.

Ele facilita muito o trabalho, pois o controle é feito de forma automatizada.

O sistema faz parte ou é integrado à plataforma de e-commerce.

Então, qualquer pedido já, automaticamente, prepara o seu estoque.

Na verdade, uma solução como essa pode ser vantajosa, pois traz embutidas outras funcionalidades.

Dentro do controle de estoque, você consegue cadastrar produtos e entender o quanto de capital está investido nas mercadorias.

Tenha bons fornecedores

Como vimos, dependendo do modelo de estoque, a relação com os fornecedores pode ser ainda mais delicada.

Um péssimo fornecedor prejudica toda a operação.

Caso ele atrase entregas ou fure com compromissos, o cliente reclamará da sua empresa — e com toda a razão.

É uma situação que pode afetar o seu planejamento e arruinar a gestão de estoque mais bem-feita.

Portanto, a dica é pesquisar bem e escolher apenas os melhores fornecedores possíveis.

Além disso, é importante focar na comunicação.

Ela ajuda a manter o processo organizado, entendendo melhor as condições de entrega e o preço.

Se a relação for realmente de parceria, problemas são corrigidos em conjunto.

Ainda assim, por melhor que seja o fornecedor, evite ter apenas um.

Estabeleça políticas e processos de compras

Essa preocupação é importante, pois significa que todos os envolvidos na gestão de estoque sabem exatamente quais são as suas responsabilidades e o que precisam fazer para atendê-las.

Com isso, você otimiza os processos no seu e-commerce, reduzindo o volume de erros por conta de falta de conhecimento ou interpretação.

Exemplos de políticas e processos são:

• contratação de fornecedores;
• cotações de produtos;
• processos de compra;
• procedimentos do que fazer quando os produtos chegam;
• modo como é feito o cadastro;
• registro da venda e baixa no estoque.

A ideia é garantir que cada processo do seu e-commerce seja padronizado.

Isso ajuda muito a evitar erros que são, na sua maioria, bobos.

Erros de cadastro de produtos podem significar catalogar a mesma mercadoria duas vezes.

No futuro, isso pode gerar um problema na venda.

Essa medida também permite que você conheça melhor os seus produtos.

É mais fácil identificá-los e saber tudo sobre eles, sem a necessidade de visitar o estoque pessoalmente.

Isso é crucial se o modelo de estoque for diferente do tradicional, mas também é importante em qualquer opção, para trazer mais agilidade e confiabilidade às operações.

Também é uma boa dica mapear o fluxo de movimentação do produto.

O que acontece com ele, virtualmente ou não, desde o momento da compra até a saída para a entrega?

Esse ponto é imperativo não somente para você identificar possíveis erros, mas para estudar e otimizar esse fluxo.

Evite vender mercadorias não disponíveis

Imagine que o cliente passa por toda a jornada de compra de um produto na sua loja, desde a visita, o cadastro, o intermediador de pagamento e, finalmente, até a nota fiscal.

Se, no momento derradeiro, o produto estiver faltando por um erro de estoque, isso é o suficiente para arruinar a experiência do cliente.

Logo, essa situação deve ser sempre evitada.

A melhor forma de resolver esse problema é fazendo o controle de estoque em tempo real.

É claro que isso é praticamente impossível de fazer sem um sistema automatizado, mas é um processo que vale a pena e evita muita dor de cabeça.

Prepare o estoque para datas de maior volume de vendas

Dependendo do seu e-commerce, podem existir datas em que o volume de vendas é bem maior do que o normal.

Nesse caso, você deve preparar-se para isso.

É interessante fazer uma verificação extra no estoque, para garantir que os produtos estejam prontos para a grande demanda.

Outra boa dica é observar as mercadorias encalhadas.

Essas datas são uma ótima oportunidade para movê-las.

Estude as demandas do público

Como o objetivo maior do e-commerce é vender para o público, uma das maiores preocupações é entender exatamente o que os consumidores esperam.

Portanto, para a gestão de estoque, é necessário conhecer bem os desejos dos clientes, para que você tenha sempre os produtos do seu interesse em um volume que faça sentido.

Existem diversas formas de ter essas informações, e uma delas é olhando o seu próprio histórico.

Esse é mais um motivo pelo qual fazer o controle de entradas e saídas é tão importante, já que ajuda você a ter um contexto histórico e se preparar melhor no futuro.

Garanta que o espaço físico seja adequado

Se você optar por um espaço físico, precisa garantir que ele é o melhor possível.

Para isso, atente primeiro à questão da localização.

Quando o e-commerce for pequeno, é provável que estoque os produtos na sua própria casa.

Ao longo do tempo, pode necessitar de um espaço maior.

Nesse caso, garanta que ele esteja em um ponto estratégico, próximo às vias de acesso, para facilitar o transporte.

Já em relação ao tamanho, não existe resposta certa.

O ideal é não ter espaço sobrando nem faltando, já que ambos significam um mau uso do dinheiro.

Também observe a segurança.

Roubos são um grande problema no Brasil, assim como inundações e incêndios.

Confira as métricas do estoque

As métricas são uma forma de garantir que a gestão de estoque está caminhando para o rumo esperado.

Com elas, você avalia o desempenho de processos, identifica falhas e descobre oportunidades de melhoria.

Também é importante estabelecer metas.

Mesmo que esteja tudo certo dentro do estoque, sempre existe espaço para melhorar.

Alguns exemplos de métricas são:

• tempo de ciclo;
• consumo médio;
• cobertura do estoque;
• acuracidade do inventário;
• ponto de ressuprimento;
• curva abc;
• vendas perdidas.

Crie uma rotina de inventários bem-estruturada

Mesmo que você consiga trabalhar o estoque em tempo real, ainda é crucial ter uma rotina de inventários.

Esses são os processos em que a equipe avalia o que existe em estoque.

Eles têm uma função de controle importante, para garantir que todas as informações batam.

Porém, também é fundamental para identificar oportunidades de vendas e promoções, além de garantir um volume de compras adequado.

Cuidado com as promoções

Se você faz promoções, também precisa tomar cuidado, pois elas podem trazer muita dor de cabeça para a gestão de estoque.

A ideia da promoção é mover muito produto, o que traz ainda mais trabalho para esses profissionais.

Felizmente, com cuidados específicos, esse problema é simples de ser resolvido.

Contudo, tenha em mente que as soluções ajudam mais no longo prazo.

Dificilmente você acerta na primeira promoção, a não ser que já tenha um histórico.

O objetivo é sempre organizar cada promoção com base nas anteriores, projetando de acordo com o crescimento da sua loja.

Assim, você garante que possui produtos em estoque para abastecer a promoção.

Tenha um estoque mínimo

Também conhecido como estoque de segurança, esse é um volume de produtos capaz de atender à sua demanda, caso os fornecedores atrasem na reposição, ou ocorra um aumento repentino no volume de pedidos.

É uma estratégia que praticamente garante que não faltará determinado produto, pois, quando o estoque chega ao mínimo, você já faz outro pedido.

O ideal é não chegar a esse ponto e fazer isso apenas para os produtos mais importantes.

Erros que você precisa evitar na hora de gerir o seu estoque

Listamos aqui alguns erros que você NÃO deve cometer na gestão do seu estoque. Vamos entender amias sobre eles:

Deixar de atualizar as entradas e saídas do estoque.

Sabe aquela mania de dar a baixa depois? Não faça isso no seu estoque. Se a sua empresa não possui um sistema integrado que dá a baixa no produto assim que ele é vendido, tenha o dobro de atenção na hora de preencher a entrada e saída de mercadorias. Imagina a dor de cabeça que é vender um produto sem estoque na loja.

Comprar menos ou mais produtos que o necessário

Nesse caso podemos atrelar um outro erro. O de não conhecer o seu potencial cliente. É extremamente importante conhecer o perfil do seu cliente para saber exatamente o que comprar e quando comprar. Uma vez que produtos parados significam dinheiro parado na sua loja, seja ela física ou online.

Não mapear seu estoque (fazer inventário periódico)

Como já falamos lá em cima, ter uma rotina de inventário atualizada é de suma importante para o gerenciamento do stoque. Assim você fica sempre a par do que têm no estoque e do que está faltando. Monitorando assim as próximas compras da sua loja sem errar na tomada de decisão.

Afinal, vale a pena fazer uso de um sistema para gerenciamento de estoque?

Se a sua loja é pequena, provavelmente você não vê problemas em fazer o controle de estoque, mas a medida que uma empresa vai se desenvolvendo, fazer o controle de estoque de forma manual vai ficando mais complicado. Dio isso, porquê não optar por um sistema que te ajuda a otimizar o tempo?

Ter a sincronização do fluxo de caixa, estoque e logística em uma mesma plataforma facilita o seu trabalho e confere organização aos seus processos.

Por isso, um sistema de gestão ERP é fundamental.

Uma vez que ele já registra as informações dos seus produtos, como códigos, descrição, preços — e outras características, e centraliza a gestão do seu catálogo em múltiplos canais de venda.

O ERP também faz o controle de estoque para marketplaces, lojas virtuais e lojas físicas de forma centralizada.

A venda realizada  é atualizada automaticamente e a disponibilidade em estoque também, evitando erros no processo.

Através do sistema também é possível importar notas fiscais de fornecedores, controlar o estoque de kits — e variações de produtos, além de imprimir etiquetas de produtos personalizadas.

É uma forma de automatizar os processos e também garantir que as vendas possam ser escalonadas através dos diversos canais, sem que isso interfira na experiência de compra do cliente.

Além da gestão de estoque integrada, com o um ERP também é possível cadastrar fornecedores, armazenar dados das empresas e dos produtos, emitir relatórios de estoque personalizados e controlar compras, enviando diretamente ordens de compra aos fornecedores.

A gestão de estoque é um processo importante para que a operação se mantenha ativa e eficiente!

Para saber mais sobre o assunto, confira as vantagens de um ERP para e-commerce.

Lembre-se de que o estoque não é apenas compra e venda

E preciso deixar claro que o controle de estoque não significa apenas compra e venda.

Mesmo no e-commerce, é muito comum que ocorram devoluções, trocas e produtos com defeito.

Cada um desses casos tem um efeito diferente na sua gestão de estoque, pois significa a saída de um novo produto e/ou a entrada de uma mercadoria que já estava lá.

É necessária atenção a cada caminho que um produto pode fazer.

Como ficou claro, a gestão de estoque é bem trabalhosa.

Por isso, o ideal é contar com o máximo de ajuda possível.

Uma plataforma de gestão completa é uma ótima opção para diminuir o volume de trabalho.

Além de ter um ambiente centralizado em que você consegue controlar o seu estoque, ele ainda é capaz de automatizar certas atividades.

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