Quando falamos em frente de caixa, rapidamente já associamos o termo à um caixa de um estabelecimento comercial, mas esse termo também é utilizado no E-commerce.
Trata-se do sistema utilizado para gestão de estoque, registro de produtos, emisão de notas fiscais, etc.
Conhecido também como frente de caixa PDV, o comércio eletrônico, o consumidor finaliza a compra de um produto nesta etapa.
Por isso, é importante considerar os detalhes do processo para assegurar mais eficiência e velocidade.
Leia nosso post e saiba mais sobre Frente de Caixa, em quais segmentos esse sistema é indicado, quais são as vantagens de o implementar no negócio.
O que é um Sistema Frente de Caixa PDV?
Frente de Caixa é um sistema em que se conclui a compra de algum produto pelo consumidor, depois que ele pesquisa as informações e recebe algum atendimento.
É o local onde se dá, finalmente, a decisão da compra.
Nessa etapa, é fundamental oferecer suporte ao público, para que sejam oferecidas informações objetivas sobre a entrega, os prazos, os preços e outras coisas.
A denominação “Frente de Caixa” é usada quando a aquisição é feita no estabelecimento físico, onde o cliente já decidiu o que comprar, conversou com o vendedor e vai concluir a compra no caixa. Porém, a denominação também é utilizada no meio online-uma vez que a solução de um sistema de Frente de Caixa (PDV) é responsável pela gestão de estoque, registro de produtos, emisão de notas fiscais, etc.
Para quais segmentos o sistema de Frente de Caixa é recomendado?
Frente de Caixa é um sistema muito importante para a gestão do negócio.
Não importa se o negócio é pequeno, médio ou grande. Para atacados, também vale a pena investir no sistema.
Em locais maiores, a automação se torna fundamental.
Trata-se de uma solução valiosa para qualquer empreendimento cuja prioridade seja otimizar os serviços oferecidos e efetivar vendas com mais eficiência.
Os mais diferentes segmentos podem se beneficiar com a Frente de Caixa, mas é importante que as atividades sejam desenvolvidas da forma mais estratégica possível.
Isso é um ponto decisivo para que o sistema tenha sucesso.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema de Frente de Caixa?
Vejamos agora como funciona o sistema de Frente de Caixa.
Para entender esse funcionamento, é necessário identificar as principais funções desenvolvidas:
Relatórios de vendas e análise de dados
Com a Frente de Caixa, o empreendedor conta com a possibilidade de emitir os relatórios mais importantes sobre a empresa em tempo real.
Os relatórios oferecem dados estratégicos e completos, apresentados com clareza, ou seja, o empreendedor consegue facilmente interpretá-los.
Emissão de notas fiscais
O sistema também permite a emissão fácil da Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e) ou SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).
Além disso, por estar em alinhamento com as leis do estado e do país, a emissão se efetiva conforme os layouts definidos em cada local, sem complexidade.
Gestão de estoque
O sistema ainda permite fazer o gerenciamento do estoque. Geralmente, ele funciona na nuvem, o que permite acessar as informações mais relevantes do estoque de qualquer local.
É possível, por exemplo, consultar se é preciso comprar algum produto extra ou disponibilizar alguma mercadoria de baixa demanda em promoção.
Leitor de código de barras
O leitor de código de barras é uma ferramenta que permite ler o código de barras, um método de representação visual de dados.
Há diferentes tipos de códigos de barras:
- EAN;
- UPC;
- DataBar;
- ITF-14;
- 128;
- QR Code;
- 25 intercalado;
- DataMatrix.
O código de barras torna a vida do empreendedor mais fácil no que se refere às operações de compra/venda de rotina.
Chegada de mercadorias
Uma das principais funções do sistema Frente de Caixa é receber os produtos que o cliente vai comprar.
Nesse momento, ocorre o contato inicial do consumidor com o atendente que está no caixa.
Nesse momento, o cliente visualiza produtos que também podem ser adicionados ao carrinho.
Registro de produtos
O trabalho do profissional responsável pelo sistema começa efetivamente aqui.
Ele começa a registrar todos os itens que serão cobrados, culminando com o pagamento do cliente e a emissão da nota fiscal.
Quando inseridos no software de gerenciamento, os produtos podem cumprir os requisitos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Como a remoção do produto exerce influência direta no estoque nas finanças, a relação entre esses departamentos considerando essas informações é muito importante.
Integração financeira
Outra funcionalidade que devemos destacar é passar as informações de compra ao banco.
A entrada e a saída dos valores precisam de registro e monitoramento pelo sistema de retaguarda.
Gestão de mesas
A gestão de mesas facilita o registro dos pedidos dos clientes, no caso de restaurantes, por exemplo.
Facilita ainda a separação por comandas coletivas ou individuais, bem como o fechamento de contas.
Delivery
Para empresas que realizam entregas, é possível dispor de uma função específica, que permite o cálculo automático dos valores de frete, considerando o endereço registrado no sistema.
Também é possível gerenciar delivery por entregador.
Se o cliente vier a solicitar alguma informação sobre a situação do pedido, o gestor pode passar informações com mais segurança.
Quais são os benefícios de implementar um sistema de frente de caixa?
Depois de conferir as principais funções de um sistema de Frente de Caixa, fica mais fácil entender quais são os benefícios que ele proporciona para a empresa, seja ela física ou virtual:
Otimização de processos
Com um sistema automatizado de Frente de Caixa, os processos são otimizados, ou seja, ficam mais ágeis, eficientes, menos passíveis de falhas e também mais simples de usar.
Assim, se exige menos trabalho dos profissionais.
O sistema reduz o tempo que os clientes passam nas filas, que certamente é uma das questões mais desagradáveis e que pode contribuir para a desistência da compra.
Um sistema integrado realiza a ligação entre os setores que realizam atividades complementares ou dependentes, como acontece com o setor de vendas, o estoque e o setor financeiro.
Sempre que se concretiza uma venda, alguma mercadoria sairá do estoque e um valor em dinheiro vai entrar no caixa da empresa.
Logo, é importante que esses três pontos estejam devidamente integrados para que o resultado seja bom.
Um sistema eficiente possibilita o compartilhamento de informações com rapidez e em tempo real.
Além disso, reduz as chances de falhas durante a coleta e a transmissão das informações, evita que os profissionais se desgastem em atividades repetitivas, melhora o nível de produtividade e confere ao empreendedor maior segurança para a tomada de decisão, que se fundamentará em dados efetivos, e não em “achismos”.
Otimização do tempo
Essa vantagem fica evidente quando pensamos sobre o tempo que o cliente desperdiça na fila, esperando atendimento.
A perda de tempo ocorre ainda quando o responsável pelo caixa não se sente confiante na atividade que realiza e demora na conclusão da compra.
Outro problema é quando o computador passa por algum problema e deve ser reiniciado para que o atendimento possa continuar.
São situações que podem ocorrer quando não há um sistema de Frente de Caixa integrado e eficiente.
O fluxo de atendimento fica prejudicado.
A morosidade em atendimentos é um dos motivos que levam o consumidor à desistência, ou seja, ele não concretiza a compra e, além disso, poderá se afastar do estabelecimento e até fazer comentários negativos sobre ele a outras pessoas.
Enfim, a otimização do tempo é um fator da máxima importância para impulsionar vendas no varejo.
Eficiência
Quando a Frente de Caixa está bem estruturada, com um time de profissionais qualificados, que têm domínio sobre o que fazem e que usam ferramentas modernas e eficazes, a eficiência é um dos efeitos.
Desse modo, o atendimento se dá de forma mais rápida.
Também ocorrem menos erros na efetivação dos sistemas, e o processo se desenvolve de forma mais natural.
Satisfação dos clientes
A principal motivação para implementar a Frente de Caixa, já que a satisfação dos consumidores é um dos objetivos mais importantes de qualquer empresa.
Uma estrutura bem organizada de Frente de Caixa garante que o cliente será beneficiado, pois terá à sua disposição uma equipe bem treinada, munida de bons recursos e de equipamentos avançados e modernos.
Os sistemas velozes e colaboradores mais qualificados permitem que as filas sejam menores e mais rápidas.
Dessa forma, o cliente ganha tempo, evita atrasos, valoriza melhor seu tempo e fica motivado a retornar mais vezes à loja.
Como organizar a Frente de Caixa?
Levando em conta que a Frente de Caixa é um ponto-chave da loja, sendo lá o local onde o consumidor mantém o contato inicial com o colaborador que representa o negócio.
Veja algumas dicas de como organizar seu sistema de Frente de Caixa:
Otimize as formas de pagamento
É interessante que o sistema ofereça diferentes formas de pagamento. Com o uso dessa estratégia de vendas, a empresa pode obter mais clientes, melhorar a quantidade de vendas e assegurar mais lucros ao final do mês.
Os métodos de pagamento mais usados são o cartão de crédito, o cartão de débito e o dinheiro em espécie.
É possível ampliar as chances dos clientes receberem a maior quantidade possível de cartão, vale-alimentação e PIX, bem como outras formas de transferência.
Promova atendimento de alta qualidade e ágil
Não importa qual seja o volume da compra, qual foi o valor da mercadoria e qual foi a quantidade de vendas que foram efetivadas no dia, o atendimento dado ao público deve ser o melhor.
O profissional precisa prestar atendimento rápido, simpático, cordial e atencioso.
No momento de treinar os colaboradores, é fundamental que eles saibam a importância de cada detalhe e possam passar as boas práticas que a organização cultiva.
A finalidade não deve ser acabar rapidamente a fila para se libertar do cliente.
O interessante é dispensar atenção cuidadosa ao cliente, mesmo que seja necessário aguardar um pouco para ser atendido.
A rapidez está relacionada também ao uso de softwares de qualidade e a equipamentos mais avançados.
Por isso, a tecnologia é tão importante para qualquer empresa.
Treine e motive sua equipe de trabalho
Capacitação e motivação são dois termos relacionados a efeitos muito vantajosos para o negócio.
Na capacitação, o time de profissionais é treinado para efetivar atividades técnicas com domínio e competência, com precisão e eficiência.
A motivação faz com que o funcionário desenvolva melhor suas atividades.
Quando os esforços dos trabalhadores são reconhecidos e valorizados, eles realizam um serviço de boa qualidade, como a criação de uma imagem favorável da empresa perto do cliente.
E quando falamos em lojas físicas, o funcionário é quem mantém o primeiro contato da empresa com o cliente.
Por meio desse contato, o consumidor poderá ter uma imagem positiva ou negativa do negócio.
Diferentes critérios contribuem para que o cliente tenha ou não uma imagem boa do negócio, inclusive a percepção que ele tem do funcionário.
Para motivar os funcionários, a empresa deve investir em ganhos por produtividade, por quantidade de vendas, pelo desempenho do mês, pela meta batida e outras estratégias de motivação.
O sistema de Frente de Caixa permite um controle mais fácil sobre as comissões dos vendedores sem se perder em meio às informações.
O que é um sistema de retaguarda?
Vamos falar agora sobre o sistema de retaguarda, o qual mencionamos acima.
O sistema de retaguarda se relaciona com o sistema de Frente de Caixa.
Na Frente de Caixa, o pagamento é efetivado e a compra é concluída.
No sistema de retaguarda, acontece o controle de identificação dos itens, com verificação dos códigos de barras e dos leitores.
Essas informações permitem emitir relatórios a respeito do fluxo de vendas, identificando os períodos de maior saída das mercadorias, aquelas que mais têm saída, o resultado das promoções feitas e outros pontos importantes.
Além do controle e da identificação dos produtos que saem da loja, o sistema de retaguarda pode ser aplicado estrategicamente para definir as próximas decisões referentes ao negócio.
A partir da Frente de Caixa, a loja de varejo pode otimizar o relacionamento com os clientes, gerando mais satisfação e aumentando as chances de efetivar as vendas.
É, portanto, um sistema que desempenha funções relevantes para melhorar a imagem da empresa, agregando mais valor ao negócio.
Deixamos claro que a experiência do consumidor é fundamental para a manutenção de uma boa gestão do cliente.
Portanto, vale a pena investir em estratégias relacionadas a ela.
Aproveite para saber mais detalhes sobre esse tema: veja o que é a experiência do cliente, qual é a sua importância e como otimizá-la em sua empresa!
