Olhar para as finanças de um negócio pode parecer confuso. Quanto dinheiro terei no próximo mês? Posso investir em mais estoque? Para onde está indo realmente o dinheiro?
Essas e outras dúvidas surgem quando não há um acompanhamento do fluxo de caixa, necessário também no e-commerce.
Temos certeza de que você deve ter ouvido histórias de empresas do varejo que faliram depois de ganharem muito dinheiro.
Por trás dessas histórias, muitas vezes você encontra um empreendedor que não compreendeu seu fluxo de caixa e, como resultado, quebrou a empresa.
Compreender o fluxo de caixa significa que você pode planejar o pagamento das despesas do seu negócio, prever problemas e pensar no futuro.
Queremos ajudar você a entender como isso funciona. Reunimos as principais informações sobre o fluxo de caixa neste guia completo. Continue a leitura e confira!
O que é fluxo de caixa?
Fluxo de caixa é o dinheiro que você tem disponível para cobrir as despesas rotineiras e manter o negócio funcionando.
O valor do fluxo de caixa muda semanalmente — se não diariamente — devido aos vários pagamentos que entram e saem do seu negócio.
Toda empresa deve trabalhar com um fluxo de baixa definido e organizado, seja uma loja física, seja uma loja virtual.
Qual a importância do fluxo de caixa?
Manter o fluxo de caixa sempre positivo significa que tem mais dinheiro entrando no negócio do que saindo.
Do contrário, se o negócio tem mais dinheiro saindo do que entrando em caixa, você não terá como cobrir despesas rotineiras.
Parece até óbvio dizer que é algo essencial manter o fluxo de caixa positivo, mas, na prática, a questão nem sempre é tão fácil.
Por exemplo, seu negócio pode ser lucrativo e ainda ter um fluxo de caixa negativo.
Isso acontece se você investir todo o lucro em uma expansão antes de garantir as despesas rotineiras.
Pense nisso como finanças pessoais: você recebe um cheque de pagamento e paga suas contas. Então, decide comprar novos imóveis à vista.
Um imprevisto acontece: seu carro quebra e você precisa pagar pelos reparos.
Mas você está sem dinheiro agora. Isso não significa que você não poderá pagar o reparo quando receber seu próximo cheque, mas agora você não pode.
Você não está falido (porque receberá dinheiro em breve), mas não tem fluxo de caixa para cobrir os custos à medida que eles acontecem.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
No geral, são cinco tipos de fluxo de caixa: direto, indireto, projetado, livre e operacional. Entenda a diferença entre eles na lista abaixo.
Direto
O fluxo de caixa direto é o mais popular e simples de entender.
É o simples registro dos recebimentos e pagamentos das atividades operacionais, sem subtrair qualquer desconto, considerando a forma “bruta” dessas operações.
As movimentações são registradas em diferentes categorias.
Elas podem ser definidas de acordo com a natureza contábil, como os tributos, pagamentos, os encargos sobre os empréstimos, duplicatas descontadas, entre outras categorias.
Os registros devem ficar disponíveis sempre que for necessário. Eles facilitam o estudo sobre a saúde financeira da empresa e facilitam as tomadas de decisão.
Indireto
Enquanto no fluxo de caixa direto você encontra os resultados brutos da empresa, no indireto estão os resultados líquidos.
O seu objetivo não é simplesmente entender as entradas e saídas do caixa.
Trata-se de um método que se certifica de todas as variações ocorridas no caixa do negócio em determinado período, tomando como base o ponto de vista contábil.
Por isso, o fluxo de caixa indireto é o mais indicado para analisar variações associadas ao desempenho econômico do negócio.
Esse fluxo normalmente se baseia na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
A DRE nada mais é que um relatório completo das atividades operacionais e não operacionais de uma empresa em determinado.
Com o fluxo de caixa indireto, indicadores econômicos como depreciação, amortização e variações nos balanços patrimoniais são ajustados.
Os cálculos desse fluxo estão sujeitos a várias modificações. Além disso, eles não afetam o caixa, por isso o fluxo é chamado de indireto.
Projetado
O fluxo de caixa projetado é uma estimativa da situação financeira da empresa a curto, médio ou longo prazo.
Como o próprio nome indica, trata-se de uma “projeção” de como a empresa estará futuramente em termos de receita e despesas.
Para fazer a estimativa desses valores, é preciso analisar as entradas e saídas do caixa que estão acontecendo no momento atual.
O gestor também deve reunir informações relacionadas a fatores internos e externos que podem interferir nas movimentações da empresa.
O objetivo do fluxo de caixa projetado é criar condições para que você crie estratégias, planeje investimentos e evite riscos com base em uma previsão bem embasada.
Livre
O fluxo de caixa livre é o valor que o seu negócio gerou da subtração da receita das despesas.
Ou seja, esse fluxo é o valor que ficou “livre” após o pagamento de todas as obrigações rotineiras da empresa.
O valor pode ser usado para quitar dívidas do negócio ou investir em novos projetos sem deixar as contas no vermelho.
Operacional
Embora o fluxo de caixa livre lhe dê uma ideia do dinheiro disponível para reinvestir no negócio, ele nem sempre mostra a imagem precisa do seu fluxo de caixa diário normal.
Para isso, existe o fluxo de caixa operacional.
Esse é o fluxo que mostra o balanço entre as receitas e despesas de uma empresa em determinado período.
Quando você precisar de uma ideia melhor do fluxo de caixa típico de sua empresa, use a fórmula de fluxo de caixa operacional.
Por exemplo, se você deseja obter financiamento de um banco ou empresa de capital de risco, é provável que eles estejam interessados em seu fluxo de caixa operacional.
Por outro lado, o fluxo de caixa operacional não é capaz de calcular os investimentos do negócio e juros, impostos ou o capital de giro.
Confira também: o que é capital de giro e como gerenciar em sua loja virtual?
Quais os benefícios de ter um fluxo de caixa organizado?
Agora que você já sabe o que é fluxo de caixa e a sua importância, entenda o que você pode ganhar ao manter um fluxo organizado.
Garante maior transparência
Com um fluxo de caixa positivo, você tem uma noção precisa de quanto dinheiro tem em caixa e quanto terá disponível em um determinado momento.
Isso é importante, porque todas as decisões que você toma devem ser apoiadas por informações precisas.
Se não gerenciar seu fluxo de caixa com cuidado, você corre o risco de tomar decisões erradas que colocam seu negócio no vermelho.
Você pode sentir que sua empresa está em uma posição forte em algum ponto do setor, mas o dinheiro guardado no fluxo de caixa pode não mostrar o que você esperava.
Portanto, com uma demonstração de fluxo de caixa atualizada, você saberá que não deve fazer compras significativas naquele momento.
Melhora o clima organizacional
Não há nada mais estressante do que ficar sem dinheiro.
Felizmente, com uma boa gestão do fluxo de caixa, você se preocupa menos em lidar com as despesas, porque terá dinheiro suficiente no banco para cumprir as suas obrigações.
O aumento dos níveis de estresse não é bom para um empreendedor ocupado como você.
Isso pode afetar não apenas a maneira como você administra seu negócio, mas também pode ter um efeito prejudicial em sua equipe e clientes.
Manter o negócio em uma posição de fluxo de caixa positivo significa que você poderá administrá-lo com mais eficiência e manter sua equipe ocupada com questões estratégicas.
Identifica onde o dinheiro está sendo gasto
Gerencie seu fluxo de caixa e você desenvolverá uma melhor compreensão de onde está gastando seu dinheiro, algo que não está em uma demonstração de lucros e perdas.
É importante saber exatamente para onde está indo o dinheiro que você gasta e por quê.
Nem sempre é fácil ver os gastos em preto e branco. Por isso, é tão importante gerenciar seu fluxo de caixa de forma eficaz.
Você pode identificar áreas de negócios em que pode minimizar os custos.
Dicas: descubra agora como melhorar o controle financeiro do seu negócio!
Permite expandir na hora certa
Expandir o seu negócio é emocionante, pois significa entrar em novos mercados, nomear novos funcionários e obter mais receita. Mas cautela nunca é demais.
Expandir na hora errada, ou da maneira errada, aumenta o risco de que você tenha problemas a longo prazo.
Lembre-se de que a contratação de funcionários, o aluguel de prédios e a aquisição de novas infraestruturas ocorrem antes que o dinheiro comece a entrar.
Se não tiver uma renda para acompanhar seu crescimento, você terá problemas.
Então, gerencie seu fluxo de caixa de forma eficaz e você saberá quando for a hora certa.
Qual a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?
Controle de caixa é o registro das entradas e saídas diárias no caixa da empresa. O seu objetivo é gerar um histórico de movimentações para o monitoramento e análises futuras.
É a partir do controle de caixa que você consegue mensurar o fluxo de caixa.
Sem o registro diário das entradas e saídas (sem um controle financeiro eficiente), você não tem como saber quanto dinheiro tem para cobrir as despesas rotineiras.
Como ter um fluxo de caixa eficiente?
Agora, vamos à prática. Confira as melhores estratégias para manter seu fluxo de caixa sempre positivo.
Alinhe as despesas com o padrão de receita
O seu negócio recebe mais pagamentos no início, meio ou final do mês? Alinhe suas maiores despesas para serem paralelas ao seu maior fluxo de entrada.
Isso pode garantir que você não caia no vermelho.
É um mau sinal quando o seu negócio tira dinheiro do fundo de emergência para pagar as despesas, principalmente quando são despesas fixas.
Muitas vezes, isso pode ser corrigido com uma simples estratégia contábil, alinhando o dia de pagamento das despesas ao padrão de receita do seu negócio.
Faça a previsão de fluxo de caixa
Para evitar problemas de fluxo de caixa, você precisa prever quando o dinheiro está entrando e quando pagar suas despesas.
É claro que as projeções podem estar erradas, mas pelo menos você terá uma ideia mais clara de como administrar seu dinheiro, o que e quando você pode pagar e quais devem ser suas metas de receita.
A previsão também ajuda você a planejar quando investir no crescimento de seus negócios e mostrar aos investidores uma situação financeira estável.
Veja o que levar em consideração ao prever o fluxo de caixa:
- Receita: preveja as vendas esperadas sem superestimar ou subestimar, se possível. Observe as médias mensais e a sazonalidade. Considere dias de compras especiais e campanhas que você planeja;
- Despesas: mapeie todas as cobranças e suas datas de vencimento: folha de pagamento, aluguel, Google Ads, Facebook Ads, taxas da sua plataforma de e-commerce.
Agora, o plano de fluxo de caixa do seu negócio começará a tomar forma. Você verá quando precisar de dinheiro se não estiver claro antes.
Além disso, ficará óbvio se você tem um problema de fluxo de caixa negativo ou não.
Gerencie o estoque de forma inteligente
Veja as relações do estoque com os produtos mais vendidos: o que mais você precisa ter sempre em estoque?
Planeje suas campanhas com bastante antecedência para projetar o estoque suficiente e o caixa necessário para fornecê-lo.
Na gestão de estoque, também é importante acelerar a rotatividade dos itens. Execute uma campanha com um produto em destaque assim que você o estocar.
Isso permitirá que você venda rápido e coloque o dinheiro em um novo estoque novamente, ganhando receita com rapidez.
Confira também: Tudo que você precisa saber sobre gestão de estoque em e-commerce!
Elimine despesas desnecessárias
Reduzir os gastos em relação ao dinheiro que entra no caixa ajuda tremendamente na gestão do fluxo de caixa.
Portanto, avalie suas despesas gerais e crie um plano de como você pode minimizar a saída de caixa para economizar.
Use estratégias de marketing com maior retorno
Talvez você gaste muito dinheiro com anúncios que não trazem tanto quanto o esperado.
Ajustar os gastos com marketing pode ajudar muito seu fluxo de caixa.
Afinal, não vale a pena pagar centenas de reais por mês e não conseguir vendas suficientes para cobrir o custo.
Para evitar que isso aconteça, monitore as conversões e o número de clientes fiéis provenientes de suas diferentes estratégias de marketing digital.
Você saberá quais são as estratégias que geram os maiores Retornos sobre Investimento (ROI) e quais estratégias podem ser eliminadas da rotina, uma vez que não geram retorno.
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Como evitar erros ao elaborar o fluxo de caixa da empresa?
Agora, conheça os problemas comuns que os negócios enfrentam com fluxo de caixa e o que você pode fazer para evitá-los.
Saiba a diferença entre fluxo de caixa com lucro
O topo da lista de erros é assumir que o valor de caixa é igual ao lucro (ou vice-versa).
Fluxo de caixa e lucro não são a mesma coisa, e é importante que você entenda a diferença entre os dois antes de tomar qualquer decisão comercial importante.
Empresas que pensam que, por terem dinheiro no banco, tiveram lucro ou que o dinheiro em seu banco é o lucro delas estão erradas e podem estar no vermelho sem saber.
É possível ter fluxo de caixa positivo e está com prejuízo supondo que você atrase pagamentos a fornecedores ou cubra despesas com empréstimos.
O lucro é a receita restante só depois de subtrair todos os custos de mercadorias, despesas comerciais e impostos do negócio.
Não superestime o volume de vendas futuras
Para uma previsão de fluxo de caixa, você deve sempre ter cautela e se basear no histórico de vendas do seu negócio.
Seja realista com suas projeções de vendas e se, depois de alguns meses você perceber que estava muito fora do objetivo, revise suas metas e ajuste-as.
Ser capaz de antecipar quedas no fluxo de caixa pode fazer maravilhas — tanto para sua saúde mental quanto para o financeiro do seu negócio.
Não foque em pagamentos atrasados
Há chances de que sua empresa fique sem dinheiro de caixa por conta de pagamentos atrasados para receber.
É um problema em cadeia, porque os atrasos dificultam o pagamento em dia de suas próprias contas e colocam seu próprio negócio em risco.
No entanto, você precisará gastar muito tempo e esforço para perseguir clientes que lhe devem se quiser manter o caixa positivo a curto prazo.
Em vez disso, você pode optar por empréstimos para pagar seus fornecedores e funcionários como solução temporária.
Ainda assim, é difícil realizar as atividades principais do negócio de forma eficiente com caixa insuficiente na mão.
Você deve entender que pagamentos atrasados não podem ser evitados, mas podem ser gerenciados com uma plano de ação correto.
Aqui estão algumas sugestões:
- esclareça aos seus clientes, com antecedência, sobre multas que você pode cobrar em caso de atraso nos pagamentos;
- como empresas menores geralmente não cobram multas por pagamentos atrasados, você pode enviar para os clientes lembretes para receber pagamentos em dia;
- se alguém não conseguir fazer pagamentos por um período prolongado, tente renegociar as condições de pagamento;
- considere recompensar os clientes que fazem pagamentos antecipados. Você pode oferecer um desconto em faturas em aberto ou fornecer um serviço gratuito.
A prevenção é melhor do que a cura!
O mais importante é não depender de pagamentos atrasados para manter seu fluxo de caixa positivo a curto prazo e aplicar as medidas corretas para evitá-los.
Tente não expandir muito rapidamente
Quando seu negócio está prosperando, você normalmente se depara com demandas crescentes por seus produtos e serviços.
Mas, quando isso acontece rapidamente, você corre o risco de aumentar severamente seus gastos sem ter uma previsão de retorno muito clara.
Investir em um espaço de escritório maior, contratar mais funcionários e lançar novos produtos em pouco tempo pode indicar um crescimento forçado.
Embora essas iniciativas possam gerar mais receita de tempos em tempos, elas podem afetar seu fluxo de caixa se não forem planejadas corretamente.
Vamos supor que você está experimentando investir em anúncios de Instagram para o seu negócio. No primeiro mês de investimento, você recebe um bom retorno.
Então, você aumenta seu gasto com anúncios três vezes mais esperando um aumento três vezes maior nas vendas.
Mesmo que você possa gerar mais leads, o que acontece se os seus gastos com anúncios não forem diretamente proporcionais às vendas?
Você pode acabar gastando mais do que ganha, gerando prejuízo no fluxo de caixa. Seu negócio pode precisar de um empréstimo de curto prazo para cobrir as despesas rotineiras.
O ideal é prever um crescimento sustentado.
Planejar e estimar com eficiência os custos envolvidos na expansão pode ajudar você a gerenciar melhor seu fluxo de caixa.
Reserve dinheiro para pagar funcionários e fornecedores em dia enquanto consegue converter o dinheiro recebido em pedidos de estoque.
Seu objetivo deve ser cumprir todas as despesas que surgem devido à expansão.
Tenha cuidado com informações imprecisas
Não ter informações financeiras atualizadas ou precisas causará problemas significativos, especialmente à medida que você cresce.
Se você fizer um empréstimo para financiar uma lacuna no fluxo de caixa, mas não tiver as informações relevantes para saber como será gasto, verá que ele desapareceu rapidamente e não tem nada para mostrar.
Tenha um fundo de reserva
Gastos emergenciais combinados com reservas financeiras insuficientes podem levar seu negócio à falência.
Você pode não receber os pagamentos em dia, ter dinheiro insuficiente para pagar suas dívidas ou ter que investir repentinamente na reparação de equipamentos caros.
Planejar o fluxo de caixa do seu negócio para essas e outras situações sempre vale a pena.
Você pode considerar guardar algum dinheiro como reserva de caixa. Um fundo de emergência equivalente a três a seis meses das despesas regulares é o ideal.
É importante descobrir as necessidades do seu negócio e analisar seu histórico de receita/despesas antes de fixar um valor exato para esse fundo.
Você também deve ter uma perspectiva de fluxo de caixa a longo prazo. Isso ajudará a prever o caixa necessário para as operações comerciais nos próximos anos.
A melhor maneira de começar é monitorando suas receitas e despesas atuais.
Uma boa gestão de fluxo de caixa garantirá que você tenha dinheiro suficiente para pagar seus funcionários em dia e comprar estoque para atender seus pedidos, tudo isso enquanto cria uma maneira eficiente de receber pagamentos antes da data de vencimento.
É isso, chegamos ao final do conteúdo, esperamos que essas dicas te ajudem a controlar o fluxo de caixa da sua empresa.
