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4 dicas para organizar finanças e faturamento de uma loja on-line

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Ao abrir uma loja virtual, diversas são as decisões que o gestor tem que tomar: de servidor e plataforma a fornecedores e produtos. E envolvendo tudo isso está a organização das finanças para saber exatamente quanto está sendo investido no negócio e como rentabilizá-lo ao longo do tempo. Afinal, é preciso fazer valer seu esforço pessoal e financeiro, certo?

E a verdade é que, para quem não tem experiência com controles financeiros, o desafio de organizar finanças e mantê-las em dia é ainda maior. São diversos detalhes que devem ser considerados para administrar bem os recursos que entram, assim como é preciso ficar de olho para direcionar adequadamente os que saem. Mas não se preocupe, porque é mais que possível acompanhar tudo isso!

Que tal conhecer agora mesmo que detalhes são esses e como você pode estruturar seus processos para aumentar o faturamento do e-commerce? Então acompanhe nossas dicas!

Fluxo de caixa: estruturando as finanças do e-commerce

O fluxo de caixa é o primeiro controle que você deve criar para organizar as finanças e o faturamento da sua loja on-line. Lembrando que ele nada mais é que um controle de entradas e saídas de dinheiro, onde você lista todas as despesas e receitas da empresa no decorrer do tempo.

Ao criar seu fluxo de caixa, você saberá exatamente quanto tem que gerar em vendas para pagar todas as contas do seu e-commerce, mantendo o negócio financeiramente saudável. Também é por meio desse fluxo que você poderá planejar seus próximos investimentos, acompanhando no médio e longo prazos sua lucratividade e a capacidade de pagamento relativa a essa nova empreitada.

Para criar seu fluxo de caixa, você pode lançar mão de planilhas eletrônicas ou ainda recorrer a aplicativos de controle financeiro, muitos funcionando tanto no desktop quanto no smartphone. Se optar por uma planilha, lembre-se de:

  • Segmentar as colunas por meses do ano para ter uma visão de longo prazo;
  • Listar todas as suas receitas, ordenando-as por data de recebimento;
  • Listar também todas as suas despesas, ordenando-as por data de pagamento;
  • Subtrair as despesas das receitas para ter um saldo final a cada mês.

Se você preferir um aplicativo, confira as funcionalidades oferecidas. Hoje em dia, muitas dessas ferramentas já permitem importar seus dados bancários, o que facilita (e muito) sua gestão financeira.

Planejamento orçamentário: preparando-se para o futuro

Para que você tenha tranquilidade ao organizar finanças e saiba exatamente quando, onde e por que gastou determinado valor, é imprescindível que faça um planejamento orçamentário. Esse controle consiste em determinar um teto mensal de gastos para sua loja virtual, a fim de impedir que gaste mais do que pode e acabe se endividando.

É no planejamento orçamentário que você se baseia para reduzir custos, verificando no fluxo de caixa onde estão as maiores despesas e criando um plano de ação para que o budget seja melhor aproveitado. Você pode, por exemplo, definir metas de redução de gastos, visando enxugar as despesas do e-commerce e torná-lo mais competitivo, determinando para tanto uma redução de X% no orçamento de cada setor. Só não se esqueça de compartilhar a responsabilidade por melhores resultados com os funcionários!

O planejamento orçamentário deve ser realizado sempre no início de cada ano. Mas isso não significa que você não precise revê-lo periodicamente. A ideia é ter uma ferramenta de gestão financeira que o ajude a aumentar o faturamento. Assim, é essencial acompanhar o previsto versus o realizado, além de estar sempre atento a possibilidades de melhoria.

Você pode atrelar seu planejamento orçamentário a seu fluxo de caixa, simplesmente inserindo uma linha com o teto máximo de gastos e, então, ir deduzindo desse valor as despesas. Dessa forma, você poderá acompanhar diariamente como anda sua performance financeira.

Integração de processos: melhorando sua eficiência

Independentemente do tamanho e do nicho de atuação, todo e-commerce tem vários centros de custos: administrativo, comercial, estoque, logística e assim por diante. E como todos geram despesas para a empresa, devem ser considerados tanto no seu planejamento orçamentário quanto no fluxo de caixa.

Para melhorar sua visão estratégica e organizar as finanças com tranquilidade, o melhor a fazer é integrar os controles financeiros de todas essas áreas em um único lugar. Assim você poderá analisar adequadamente os dados e tomar ações que facilitem sua gestão. E o uso de um Enterprise Resource Planning (ERP) é mais que indicado para isso. Afinal, é uma solução preparada justamente para automatizar processos e concentrar todos os dados do empreendimento em um repositório de informações seguro e de fácil manuseio.

No momento de escolher seu ERP, certifique-se de que ele pode ser integrado à sua plataforma de e-commerce e a outras soluções que você venha a utilizar — como CRM e a automação de marketing. Verifique ainda se ele pode ser integrado à sua ferramenta de pagamentos. É nessa conexão que você vai ganhar mais tempo, agilidade e eficiência na sua gestão financeira.

Monitoramento e controle: garantindo seu sucesso

Por fim, para organizar as finanças e o faturamento da sua loja e não deixar que todo esse esforço se perca ao longo do caminho, você precisa monitorar constantemente seus indicadores de performance — como o retorno sobre o investimento, a lucratividade e o endividamento, entre outros.

Eles darão o direcionamento necessário para que você tome as decisões certas e faça com que seu e-commerce cresça de maneira ordenada e sustentável. Só vale tomar muito cuidado para eleger aqueles indicadores que realmente expressem os objetivos estratégicos do seu negócio. Pense bem: de nada adianta você saber que vendeu 20 mil reais no mês se você não sabe quanto gasta efetivamente para gerar essas vendas.

Um equívoco bastante comum cometido por empreendedores de diversas áreas é considerar apenas o custo do produto em si e não levar em consideração gastos com luz, água, telefone, internet e até infraestrutura física (mesmo que seja sua casa). Estando direta ou indiretamente ligado à produção ou à venda, é sim preciso contabilizar.

Uma boa plataforma de e-commerce integrada a outras ferramentas (como o ERP) pode ajudá-lo a monitorar e controlar melhor seu desempenho, tudo por meio de relatórios analíticos e dashboards de controle que ajudam a entender as finanças do seu empreendimento. Ser proativo e dedicar uma parte do seu dia para verificar e organizar as finanças também contribui bastante, uma vez que deixar que esses controles se acumulem pode levar à perda de informações importantes, tirando sua loja dos eixos.

E então, organizar finanças e faturamento ficou mais fácil ou você ainda sente alguma dificuldade? Deixe aqui seu comentário e compartilhe suas dúvidas conosco!

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