Emissor de nota fiscal: O que é, importância e como escolher o melhor para a sua empresa!

Emissor de nota fiscal é um software com várias funções. Dentre elas, a principal é automatizar a emissão de notas fiscais de uma empresa. Além disso, é possível também, fazer a emissão de manifesto (MDF-e), fazer controle de estoque e de caixa usando esse tipo de tecnologia.

A emissão de nota fiscal é uma prática obrigatória por lei e que deve ser respeitada por todas as empresas. Mas, como fazer isso de forma prática e sem erros? Utilizar um emissor de nota fiscal é essencial e vamos te explicar o porquê.

A nota fiscal é quem comprova que determinado serviço foi prestado, ou que um produto específico foi vendido, além de registrar os valores envolvidos nessa operação.

Ao realizar a emissão das notas fiscais, você fica em dia com a receita federal, e também com as questões tributárias relacionadas.

Mesmo com a criação da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) muita gente ainda sente dificuldade em realizar a emissão, e acaba se complicando com a receita federal em função disso.

Para muita gente, todos esses assuntos contábeis acabam assustando só de ouvir os nomes, e isso é uma das coisas que mais dificulta para eles.

Por isso, simplificar todo o processo de emissão da nota fiscal, automatizando as burocracias, e economizar o tempo é uma das melhores formas de vender.

Não se preocupe que nós vamos te apresentar tudo o que você precisa saber sobre emissor de nota fiscal e as melhores dicas para escolher o melhor para sua empresa! Continue com a gente!

O que é emissor de nota fiscal?

Antes de tudo, nós precisamos entender o que é um emissor de nota fiscal, para a partir disso podermos começar a falar das vantagens de ter um.

Também é interessante que consigamos entender o mínimo sobre como funciona o emissor, então chega de enrolação e vamos começar a explicar tudo!

Como o próprio nome já diz, o emissor de nota fiscal é um software que existe com a funcionalidade de, entre outras coisas, automatizar a emissão de notas fiscais da sua empresa.

Entretanto, engana-se e muito quem acredita que essa é a única atividade que esse programa é capaz de realizar.

Além de realizar a integração de diversas informações em seu sistema, o que já o torna um grande acelerador de atividades, o software ainda é capaz de realizar diversas outras atividades.

Dentre elas, podemos citar o exemplo da emissão de manifesto (MDF-e), emissão de conhecimento de transporte (CT-e), controle de estoque, controle de caixa, controle financeiro, além de outras coisas.

Ou seja, só de olhar a quantidade de atividades que ele é capaz de automatizar e agilizar, nós já conseguimos ter uma ideia do quanto ele deve ajudar a sua empresa, não é mesmo?

Importância de utilizar um emissor de Nota fiscal

Agora que nós já entendemos o que é um emissor de nota fiscal, agora é a hora de entendermos como ele pode ajudar o seu e-commerce a continuar se estruturando.

Por isso, nós separamos 5 motivos importantes para você utilizar um emissor de nota fiscal, independentemente se você é uma grande empresa ou um microempreendedor.

Ganho de agilidade e automatização dos processos

A primeira das vantagens que nós vamos te apresentar já é algo muito significativo, e que pode fazer uma grande diferença na sua empresa.

Com um emissor de notas fiscais, todo aquele processo burocrático, e que consumia um bom tempo de trabalho da sua empresa, passa a ser reduzido, uma vez que o processo se torna mais ágil.

Como o próprio software preenche todas as informações por conta própria, você ou algum dos seus funcionários não precisarão ficar gastando tempo com isso.

Todo esse procedimento fica automatizado pelo sistema, gerando uma boa economia de tempo para o negócio.

Já parou para pensar em como as coisas seriam mais fáceis sem ter que ficar preenchendo todos aqueles itens da nota fiscal? Muito melhor, não é mesmo?

Otimização da logística

Outro ponto a ser levado em consideração, é como o sistema permite uma melhor organização do setor de logística.

Com o software, as informações de checagem são obtidas de forma muito mais rápida e simples, facilitando práticas como a de checagem de estoques.

Além disso, dependendo de qual programa você possuir, ele pode ter ferramentas para auxiliar no controle e administração de estoque.

O que irá tornar todas essas atividades muito mais práticas e bem-feitas, ainda faz tudo isso de forma a facilitar a sua vida e a dos funcionários.

Maior controle tributário

Com a emissão de nota fiscal automatizada, as chances de erros e enganos diminuem consideravelmente, garantindo a segurança da sua condição tributária.

Além disso, muitos softwares calculam automaticamente os impostos que devem ser pagos, a partir da nota fiscal, como, por exemplo, o ICMS, IPI, Cofins, etc.

Outro ponto, é que como já citamos em tópicos anteriores, alguns programas também conseguem auxiliar em coisas como fluxo e controle de caixa.

Isso também pode ser útil na hora de contabilizar os impostos totais que a empresa precisa pagar, também facilitando o seu trabalho, e garantindo a segurança da sua relação com a receita federal.

Aumento de produtividade

Esse é um dos maiores ganhos que a sua empresa pode ter, e está um tanto quanto subentendido nas outras vantagens.

Com tantas otimizações e automatizações acontecendo, junto com a agilização de tantos processos burocráticos, você e os seus funcionários passam a poder alocar o seu tempo para atividades mais produtivas.

Dessa forma, ao invés de gastar tempo cuidando de burocracias como essas anteriormente citadas, você poderá produzir muito mais.

Isso significa que o seu tempo de trabalho passou a produzir muito mais do que antes, incrível, não é mesmo?

Integração do sistema

Por fim, outro ponto muito importante de um sistema de emissão de notas fiscais, é a sua integração.

Com todas essas informações no programa, ele ainda consegue coordená-las bem, garantindo que os dados estejam atualizados e que as informações financeiras se complementem de forma efetiva, minimizando erros e eventuais atrasos ou outros problemas.

9 dicas para escolher o melhor emissor de Nota fiscal

Se você prestou atenção em tudo o que dissemos até aqui, deve ter percebido que em muitos momentos falamos que determinada função dependeria do software escolhido.

Isso pode ter levantado muitas dúvidas em você, que talvez esteja se questionando como saber qual é o melhor emissor de nota fiscal para ser utilizado.

Foi pensando justamente nisso que nós decidimos separar aqui algumas dicas que podem ajudar você a entender o que deve ser levado em consideração na hora de escolher o melhor software.

No total serão 9 dicas que irão te ajudar e muito a saber no que prestar atenção na hora de tomar a sua escolha!

Está curioso? Então continue com a gente e venha ver cada uma dessas dicas incríveis!

1. Cuidados com instabilidades da prefeitura ou Sefaz

Quem trabalha na área de comércio, conhece muito bem, e talvez já esteja até familiarizado com as famosas instabilidades dos sistemas, seja da prefeitura, ou do estado (Sefaz).

É claro que as coisas não deveriam ser assim, mas como são, o melhor que podemos fazer é buscar formas de tentar contornar esses problemas, certo?

Sendo assim, você deve concordar comigo que ter que parar tudo que você está fazendo para ficar tentando emitir a nota fiscal várias vezes até o sistema funcionar é uma péssima solução, não é?

Por isso mesmo que é tão importante avaliar se o programa emissor possui algum mecanismo para tentar lidar com essas instabilidades!

Uma das formas do software lidar com esse tipo de imprevisto, é ele mesmo ficar tentando realizar a emissão da nota fiscal até que consiga concluir a tarefa.

Dessa forma, você não corre o risco de pôr culpa de uma instabilidade, acreditar que tinha emitido a nota fiscal, e, na verdade, ela não ter sido terminada.

2. Nível de automatização do sistema

A ideia principal de um sistema de emissão de notas fiscais é que ele automatize e agilize os seus processos, de forma a te livrar do máximo de processos manuais possíveis.

Por tanto, fuja o máximo possível de softwares que não te ofereçam um serviço de automatização completo, pois a última coisa que nós queremos é que você precise ficar resolvendo coisas manualmente.

Nós estamos falando desde a emissão de notas fiscais, até o envio delas para os clientes, dentre tantas outras práticas.

Um bom emissor de notas fiscais terá todas essas atividades automatizadas, e não precisará que você realize tarefas manuais.

Além disso, lembre-se que cada prefeitura possui as suas peculiaridades de trabalho, e que, portanto, o software precisa ser adaptado para cada uma.

Porém, existem programas que também fazem essas adaptações de forma automática!

Por isso, questione se o sistema em questão possui essa capacidade de adaptação automática, ou se será necessário que você realize esse ajuste.

Sendo o segundo caso, você já sabe que definitivamente não vale a pena!

3. Comunicação com o contador

Os programas de emissão de nota fiscal garantem que tanto você quanto o seu contador tenham muito mais controle sobre tudo o que acontece na sua empresa.

Entretanto, eventualmente pode ser necessário enviar alguns arquivos do programa, como os arquivos XMLs das notas fiscais, por exemplo, para ele, e é nisso que o sistema deve ajudar.

Afinal, um bom software deve garantir que você consiga extrair com facilidade as informações necessárias para ocorrer uma boa comunicação com o seu contador.

Essas exportações devem ser feitas com facilidade e agilidade, para que você não precise perder muito tempo com isso!

4. Qualidade do suporte

Convenhamos que por melhor e mais eficiente que o sistema seja, eventualmente podem surgir dúvidas de como utilizá-lo, e até mesmo se ele está funcionando perfeitamente.

Por isso, é importantíssimo que a empresa responsável pelo seu programa, seja capaz de fornecer a você um suporte de qualidade, que consiga te ajudar tanto com dúvidas, quanto eventuais problemas que possam ocorrer.

5. Envio de nota fiscal para o cliente

Nós já frisamos aqui a importância de ter o máximo possível de processos automatizados, para que você não precise resolver manualmente absolutamente nada.

Isso vale também para o envio da nota fiscal para o cliente via e-mail.

Por sinal, isso é algo que deve acontecer imediatamente após a emissão da nota fiscal! E claro, de forma automática.

6. Notas fiscais para coprodutores

Se você trabalha com afiliados ou coprodutores, já deve ter sentido o desespero que é tentar emitir a nota fiscal para eles.

Na maior parte das vezes, após inúmeras tentativas sem sucesso, acabamos desistindo, e sofrendo com a clássica bitributação, quando pagamos mais imposto do que deveríamos.

Uma boa plataforma de emissão de notas fiscais, deve apresentar para você a opção de emitir a nota fiscal de acordo com a sua função, sem que isso seja uma grande dificuldade.

Dessa forma, você conseguirá realizar todos os procedimentos corretamente, e evitar esses prejuízos.

7. Cancelamento automático de notas fiscais

Quem trabalha na área de comércio, seja em e-commerce, ou em lojas físicas, já se deparou com situações onde tiveram, por qualquer motivo, que cancelar uma venda.

Um dos cenários mais comum disso acontecer, é quando a venda é estornada no meio do pagamento, o que exige que você cancele a nota fiscal, caso ela tenha sido emitida.

Se você tiver efetivamente um bom software de emissão de notas fiscais, você nem ao menos vai precisar se preocupar com isso. E você já sabe porque, não é mesmo? Porque isso tem que ser automatizado!

Nós não estávamos brincando sobre a necessidade de automatizar tudo!

Basicamente, assim que a venda é estornada no meio do pagamento, o próprio programa já cancela a nota fiscal, evitando que você precise se preocupar com isso. Simplesmente incrível!

8. Integração com o seu meio de pagamento

Um bom programa de emissão de notas fiscais deve ser capaz de se integrar com facilidade a qualquer um dos meios de pagamentos utilizados pela sua empresa.

Principalmente se você vende online, o sistema deve estar conectado ao meio de pagamento, para que todo o gerenciamento das notas fiscais ocorra no mesmo ambiente.

9. Facilidade de importação de transações offline

Eventualmente, pode acontecer que você precise realizar venda por meios offline, ou menos tradicionais. Nesse caso, o programa deve conseguir receber arquivos e dados importados, sem exigir muito trabalho da sua parte.

Dessa forma, não importa por qual meio a venda ocorra, ela sempre passará pelo sistema e terá sua nota fiscal emitida sem maiores dificuldades.

O emissor de nota fiscal é um grande acelerador para sua empresa, automatizando processos, e permitindo que você e os seus funcionários se foquem em atividades mais produtivas.

Entretanto, é muito importante escolher bem o software que você utilizará, para garantir que ele preste um bom serviço e ofereça todo o suporte que você precisa!

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