Controle financeiro: O que é, a importância e como fazer na sua empresa!

O controle financeiro é um documento que contém todos os elementos financeiros essenciais para o crescimento da empresa, como os objetivos, metas financeiras, descrição de todos os recursos necessários, constante análise de métricas, entre outros elementos que coordenam a parte financeira.

O controle financeiro é fundamental para qualquer negócio se manter ativo e criar estratégias que o conduzam a um crescimento saudável e eficiente.

Isso porque um problema muito comum nas empresas é a falta de recursos para honrar os compromissos financeiros estabelecidos.

Uma empresa, como não é novidade, tem muitas despesas que são fixas e as que são variáveis, como pagamento de folha de funcionários, pagamento de fornecedores, tributação, contas de luz e água, compra de matéria-prima e muitas outras.

Com isso, é preciso saber fazer o correto controle financeiro da organização para que todas essas despesas e recebimentos estejam alinhados e os compromissos sejam honrados.

Por mais complicado que possa parecer, fazer o correto controle financeiro do negócio pode ser mais descomplicado do que você imagina.

Para isso, é preciso saber exatamente o que é, qual a sua importância e quais ações garantem maior eficiência para essa importante etapa de um plano de negócios.

Se você quer saber tudo sobre esse assunto, não deixe de conferir as próximas linhas.

É sobre isso que falaremos a seguir!

O que é controle financeiro

Controle financeiro, para as empresas, é um mecanismo de gestão que ajuda os gestores a determinarem como usar os recursos do empreendimento da forma mais otimizada e eficiente o possível, com o intuito de atingir os objetivos e resultados projetados.

O controle financeiro é uma etapa organizacional muito importante, porque é ele quem valida todo o plano de negócios e confirma a viabilidade econômica do plano estabelecido.

O controle é de extrema importância para o sucesso da organização por permitir que a empresa tenha um crescimento sustentável.

Na prática, o controle financeiro é um documento que contém todos os elementos financeiros essenciais para o crescimento da empresa, como os objetivos, metas financeiras, descrição de todos os recursos necessários, constante análise de métricas, entre outros elementos que coordenam a parte financeira.

Isso porque para garantir a saúde financeira de um negócio é preciso estabelecer um bom plano para os gastos financeiros, por meio de cálculos e previsões de gastos.

Contudo, como muitas coisas podem mudar, é muito comum que os empreendedores iniciem o negócio com um plano financeiro e que façam ajustes ao longo das operações da empresa.

Alguns dos processos envolvidos no controle financeiro, podemos citar:

  • análise de fluxo de caixa;
  • obrigações, direitos e riscos;
  • controle de entrada e saída;
  • avaliação de relatórios;
  • confirmação de dados patrimoniais;
  • saldos bancários e reservas financeiras.

Como é possível observar, o controle financeiro é o responsável por coordenar e armazenar as informações que esclarecem toda a situação financeira de uma empresa, para que seja possível ter uma visão ampla sobre o caixa do negócio.

A importância do controle financeiro empresarial

O controle financeiro é um documento de extrema importância para as empresas porque ajuda no planejamento financeiro e atua como uma ferramenta estratégica de análise que conduz os gestores e a empresa a caminharem em direção aos objetivos e metas definidas.

Isso porque para que a empresa tenha sucesso é preciso contar com investimentos e recursos, que sem ações estratégicas podem gerar prejuízos e conduzir o negócio à falência.

Portanto, o controle financeiro é a ferramenta que garante a maior saúde financeira do negócio e faz com que objetivos de curto, médio e longo prazo sejam alcançados com planejamento estratégico.

Como muitos empreendedores sabem, se a matemática não funciona corretamente, o negócio também tende a ter problemas.

Principalmente em tempos de crise, onde costuma gerar muitas incertezas e instabilidades, o controle financeiro empresarial ajuda os responsáveis a tomarem decisões com maiores chances de sucesso.

Quando se entende o que é, e como funciona o controle financeiro, os empreendedores compreendem o quão importante ele é para as empresas, já que ele é um dos grandes responsáveis por conduzir o negócio ao sucesso.

Confira a seguir, algumas ações mais específicas que, quando conduzidas pelo planejamento e controle financeiro são otimizadas e mais eficientes. Vamos lá!

Auxiliar na organização orçamentária

O controle financeiro conduz um planejamento para que o orçamento total seja bem dividido entre os setores da empresa.

Isso porque nesse plano financeiro são especificados os valores e a importância que têm para cada setor.

Com isso, fica muito mais fácil organizar o fluxo de dinheiro de forma bem definida e ainda permite que sejam estipuladas as restrições orçamentárias.

Tudo isso faz com que seja mais simples controlar os gastos e os investimentos necessários para o crescimento saudável do negócio.

Ajudar na previsão financeira

Quando os gestores contam com uma eficiente gestão dos custos do empreendimento, é possível administrar de forma mais eficiente as entradas e saídas de capital.

Essa ação permite um controle do fluxo de caixa e uma organização dos registros financeiros.

Com esses dados em mãos, a previsibilidade financeira se torna possível e guiada por um planejamento estratégico muito eficiente, já que é possível criar simulações para entender como o negócio reagiria em situações de crise ou de baixa demanda, por exemplo.

Identificar desperdícios

Quando o negócio é guiado por ações estratégicas, como um correto controle financeiro, ela passa a agir com dados e informações atualizadas, o que permite que a empresa possa se reestruturar e organizar seus processos.

Ou seja, torna-se viável fazer o gerenciamento correto que identifica desperdícios e ações que estão gerando bons resultados.

Sem um controle e uma análise eficiente dos recursos financeiros da empresa, desperdícios tendem a continuar acontecendo e comprometendo o bom funcionamento do negócio.

Muitos desperdícios, quando não identificados, podem até mesmo causar o fechamento do negócio ou impedir que ações necessárias para o seu crescimento sejam colocadas em prática.

Auxiliar no plano de ação

O controle financeiro permite que o empreendedor tenha uma visão muito mais ampla da estrutura empresarial, que não só identifique desperdícios, mas que aponte os pontos fortes e fracos do negócio.

Essas, são informações essenciais para a criação de um plano de ação mais eficiente e agilizado.

Identificar momento de solicitar um crédito

Solicitar um crédito é uma ação que muitos empreendedores têm dúvidas, já que existem benefícios e desvantagens envolvidas.

Com um estudo aprofundado do controle e planejamento financeiro da empresa, o gestor tem uma visão mais ampla do negócio como um todo.

Assim, é possível identificar quando é o momento necessário para solicitar um crédito, como em momentos de crise ou necessidade; mas também ajuda a identificar o momento ideal de solicitar crédito para realizar um investimento, quando uma boa oportunidade surgir.

Dicas de como fazer o controle financeiro

Já não restam dúvidas de que o plano financeiro é uma etapa indispensável para qualquer empresa garantir maior saúde financeira.

Portanto, é preciso conhecer algumas para que o controle financeiro seja feito de forma eficiente.

Veja abaixo!

1. Trabalhe o fluxo de caixa

Um passo muito importante é compreender a situação atual da empresa por meio da análise do fluxo de caixa.

Essa, é uma ferramenta que permite a apuração do saldo atual disponível e projetar o saldo futuro.

Essa análise e projeção, garante que sempre tenha um capital de giro acessível para custear todas as despesas da empresa, como:

  • folha de pagamento;
  • impostos;
  • fornecedores;
  • reformas;
  • investimentos.

Dessa forma, o empreendimento evita que sejam acumuladas dívidas e ainda permite que o planejamento das ações e obrigações sejam viabilizadas.

Para que seja efetivo, o fluxo de caixa deve ser analisado diariamente.

Ao fazer a correta análise do fluxo de caixa, a empresa terá mais transparência sobre as entradas e saídas e, assim, terá maior controle financeiro.

2. Trace metas e objetivos

Com informações essenciais em mãos, é possível começar a planejar e projetar metas e objetivos que otimizem a gestão financeira do negócio.

Como exemplo, se for identificado que o negócio está tendo muitas despesas fixas, fica viável estabelecer uma meta de reduzir os custos fixos em X nos próximos 3 meses.

Em contrapartida, a meta também pode ser a de aumentar o faturamento do negócio em Y nos próximos 6 meses.

O principal fator para estabelecer boas metas é que elas sejam específicas, um prazo definido e sejam reais.

Com as metas e objetivos traçados é o momento de definir as ações, de curto e longo prazo, para atingir as metas e os objetivos traçados.

3. Construa o capital de giro e uma reserva de emergência

Uma das metas mais importantes é ter um capital de giro bem nítido.

Ou seja, entender claramente qual é a reserva financeira que a empresa tem para gastos diários.

Afinal, muitos negócios vão à falência por não terem um capital de giro bem construído, não por porque não geram lucro.

Logo, muitas dessas empresas têm lucratividade ao longo do tempo, mas por não fazerem o controle efetivo do capital de giro, elas deixam de pagar as contas e passam a criar dívidas que levam ao fracasso do negócio.

Isso porque o capital de giro diz respeito a todos os recursos financeiros que são necessários para uma empresa se manter ativa e operando de forma regular.

É a parcela do investimento total que se reserva para pagar os custos e as despesas ao longo de um tempo determinado.

O capital de giro é muito importante porque, como um exemplo, vamos supor que a empresa adquiriu um determinado produto de um fornecedor, que deverá ser pago 3 dias após a aquisição desse produto.

No entanto, um cliente comprou esse produto da empresa no crédito, ou seja, o empreendedor só receberá o produto 30 dias depois.

Ainda assim, o fornecedor deverá ser pago agora, antes do recebimento da venda.

Por isso, o capital de giro é muito importante, porque é preciso ter uma reserva emergencial caso um equipamento precise ser substituído, um fornecedor precise ser pago, entre outras ações que podem comprometer as operações do negócio.

4. Corte gastos cuidadosamente

Quando o controle financeiro é feito com eficiência, o empreendedor pode acabar descobrindo que muitos gastos desnecessários estão acontecendo na empresa.

Cortar esses gastos pode parecer muito tentador à primeira vista, mas certos cortes podem comprometer a capacidade produtiva de um negócio, o que afetará diretamente no faturamento.

Logo, o corte de gastos deve ser feito com estratégia, onde será possível identificar os gastos mais supérfluos e os que são essenciais, mesmo em situações de crise.

Como exemplo, cortar gastos da estratégia de marketing pode parecer uma boa ideia inicial.

Contudo, a estratégia de marketing será indispensável para a captação de novos clientes e nutrição dos já existentes.

5. Separe os gastos por categorias

É muito importante separar os gastos por categorias, pois indica que você sabe como entra e como sai o dinheiro do seu caixa.

Para classificar corretamente quais são cada um dos custos e das receitas da empresa, é preciso fazer essa separação por categoria.

Para os custos, existem duas categorias principais: custo fixo e custo variável.

Os custos fixos, são aqueles independentes do volume de vendas realizadas, como o aluguel do imóvel, folha de pagamento de colaboradores e todos os serviços mensais fixos.

Principais.

Já os custos variáveis, são todos os custos que se relacionam diretamente à produção e venda de produtos.

Por exemplo, matéria-prima, impostos, frete, comissões e muito mais.

6. Defina orçamentos e projeções futuras

Até o momento, as dicas apresentadas falam bastante sobre a situação atual do negócio, do momento presente.

No entanto, o controle financeiro deve ser usado para fazer boas projeções para que o futuro da empresa seja mais rentável.

Ter orçamentos e gastos claros e o mais aproximados da realidade é uma ação indispensável para definir orçamentos e projeções futuras.

Na definição de orçamentos e gastos, é preciso contabilizar os custos e pagamentos de fornecedores, custos com embalagens dos produtos, valor do frete, custos com marketing digital e anúncios e muitos outros que fazem parte dessa etapa.

Apenas com um controle preciso é que será possível fazer projeções eficientes.

7. Planeje os pagamentos e os recebimentos

Ao organizar as entradas e saídas, fica muito mais fácil elaborar um plano de contas com controle eficiente de contas a pagar e a receber.

Somente com essa estratégia será possível fazer a conciliação entre as datas de recebimento e as datas de pagamento de fornecedores, por exemplo.

Com a projeção de caixa em mãos, o empreendedor tem uma previsão e antecipação do fluxo de caixa nas semanas futuras, o que é ideal para se planejar ainda mais.

8. Não misture as finanças

Principalmente para os micro e pequenos empreendedores, misturar as finanças pessoais com as da empresa é um erro muito comum de acontecer, mas que pode comprometer a saúde financeira do negócio.

É preciso ter clareza de que as contas da empresa são prioridades para fazer o negócio continuar funcionando e precisam estar separadas das finanças do dono do negócio.

Caso contrário, as finanças pessoais e da empresa podem ser comprometidas.

9. Tenha um fundo de reserva

Imprevistos podem acontecer em todas as finanças do cotidiano, tanto nas pessoais como nas empresariais.

Portanto, separar um fundo de reserva é cuidar desses imprevistos.

São muitos os imprevistos, como a necessidade de uma reforma de emergência, a manutenção do carro da empresa, juros adicionais não previstos e muito mais.

Logo, o fundo de reserva deve fazer parte dos momentos iniciais do planejamento do controle financeiro da empresa.

10. Acompanhe os resultados com frequência

Agora que as principais informações para o controle financeiro estão disponíveis e organizadas, é o momento de fazer uma análise estratégica dessa parte financeira.

Para tanto, é preciso estabelecer horários e dias para que métricas fundamentais de desempenho estejam sendo constantemente analisadas, métricas como:

  • lucratividade;
  • rentabilidade;
  • liquidez corrente;
  • geração de caixa.

Existem muitas formas de fazer essa análise de dados e resultados, e os empreendedores não podem negligenciar essa etapa.

Isso porque somente com esses dados em mãos, é que é possível fazer uma interpretação mais precisa e projeções reais para o futuro do negócio.

Logo, é preciso contar com as soluções tecnológicas que já estão auxiliando milhares de empreendedores nas finanças e gestão das empresas.

Essas ferramentas coletam e armazenam dados e ainda geram relatórios de desempenho muito completos.

Essas soluções digitalizadas podem automatizar uma série de processos que seriam feitos de forma manual e demandariam muito esforço e tempo dos gestores.

Por exemplo, com uma ferramenta de automação, a empresa consegue controlar:

  • pagamentos;
  • gastos;
  • registro de contas a pagar e a receber;
  • notas e cupons fiscais
  • inventários;
  • fluxo de caixa.

O controle financeiro é indispensável para que uma empresa possa continuar operando sem que os processos sejam comprometidos e para que não faltem recursos necessários para a operação da empresa.

Sem um controle financeiro efetivo é muito difícil controlar os investimentos e recursos que podem melhorar o desempenho do negócio ou comprometer as operações.

Essa ferramenta que garante a saúde financeira do negócio gera muitos benefícios que fazem com que ela seja fundamental para o empreendimento, como: maior organização orçamentária, previsão financeira, evitar desperdícios, criar um plano de ação e muito mais.

As dicas apresentadas neste artigo são muito importantes para que o controle financeiro da empresa funcione da melhor forma possível, já que foram testados e reconhecidos por empreendedores de diferentes áreas de atuação.

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