Controle de estoque: o que é, tipos e sua importância para as lojas virtuais

O controle de estoque é um processo indispensável para todo negócio. Afinal, ele serve para monitorar os níveis de estoque de uma empresa, e entender se ela consegue atender as demandas dos clientes. Ou seja, é o controle de entrada e saída de mercadorias.

Pode não ser a parte mais sexy de empreender, mas o controle do estoque é uma peça-chave do quebra-cabeça que ajudará sua loja virtual a prosperar.

No início do negócio, é bem provável que você não enfrente grandes desafios com o armazenamento e o fluxo de entradas e saídas de mercadorias do seu estoque.

Mas, à medida que a sua loja virtual cresce, novas estratégias e soluções precisam ser implementadas.

Continue a leitura e descubra como lidar com essa parte importante da sua loja virtual.

Este guia reúne tudo que você precisa saber sobre o que é controle de estoque, os diferentes tipos de controle de estoque, sua importância e os desafios comuns. Vamos lá? Aproveite a leitura!

Definição de controle de estoque

O controle de estoque é o processo de monitorar os níveis de estoque para atender às demandas dos clientes e minimizar os custos da empresa. É uma tarefa que todo proprietário de loja virtual deve realizar.

O controle de estoque de uma loja virtual geralmente envolve as seguintes atividades:

  • alinhamento entre os produtos disponíveis no estoque e os dados da loja virtual;
  • monitoramento para reabastecer estoque;
  • previsão de demanda dos produtos;
  • acompanhamento de SKUs e dados de produtos associados;
  • realização de auditorias do estoque;
  • definir etiquetas para melhorar a organização das mercadorias.

É com o controle de estoque que é possível gerenciar seus níveis de estoque para garantir que você esteja mantendo a quantidade ideal de cada produto.

O controle de estoque adequado pode acompanhar seus pedidos de compra e manter uma cadeia de suprimentos funcional. Os sistemas podem ser implementados para ajudar na previsão e permitir que você também defina quando é necessário o reabastecimento.

O objetivo final é maximizar seus lucros enquanto a menor quantidade de estoque possível está em seu depósito. Sua empresa deve fazer isso, é claro, sem comprometer a experiência do cliente.

Importância do estoque para o e-commerce

O controle de estoque não precisa ser uma tarefa complicada, mas é sempre importante. Veja por quais razões!

Economia para sua loja virtual

Algumas empresas estocam em excesso certos produtos, o que pode ser um enorme desperdício de dinheiro e tempo de trabalho.

O principal objetivo do controle de estoque é economizar dinheiro da sua loja virtual, evitando que você compre mais itens do que deveria e sofra com excesso de estoque.

Digamos que você tenha uma loja de artigos esportivos. Alguns modelos de tênis estão vendendo muito mais do que você previu.

Então, você precisa encomendar mais desses. Porém, você não quer pedir demais e ter pilhas de tênis se acumulando no estoque.

O ideal é prever a demanda dos clientes de acordo com o histórico de vendas da loja. Isso permitirá que você não gaste com uma quantidade excessiva de tênis.

Precisão nos dados sobre as mercadorias

Manter um registro preciso de seu estoque é vital para gerenciar seus ativos. Ele também ajudará sua loja no caso de uma auditoria.

Saber o que você tem em ativos permite que você conheça sua deterioração geral e entenda o valor de sua empresa.

Todo o estoque deve ter números e preços corretos em seus sistemas. Isso garantirá que sua empresa passe por auditorias sem questionar a integridade contábil do seu negócio.

Controle de qualidade

Se você puder rastrear e gerenciar todos os aspectos do seu estoque, controlará melhor a qualidade.

Quanto mais tempo você mantiver o estoque, maior a probabilidade de ser danificado. Você pode evitar isso garantindo que o estoque seja girado em seu depósito.

As técnicas de controle de estoque também permitem acompanhar a qualidade do estoque que você recebe dos fornecedores.

Ver como os produtos se movem em seu estoque pode apontar para quaisquer problemas e ajudá-lo a eliminar baixas.

Satisfação dos clientes

O bom controle também ajudará você a fidelizar clientes. A organização e transparência com os dados do estoque permitirá que você sempre mantenha as vitrines da sua loja virtual com os produtos com grande saída no seu segmento.

Ou seja, o controle de estoque também garante que nunca falte produtos.

Se você não estiver totalmente ciente de seus níveis de estoque, tem a possibilidade de pensar que há mais produto do que realmente há, o que pode levar à perda de alguns de seus clientes para a concorrência.

Em suma, pense assim: o controle de estoque é um dos processos pilares do seu negócio.

Se você conseguir fazer isso desde o início, melhorará a produtividade da sua loja, economizará dinheiro e terá mais tempo para se concentrar no crescimento dos seus negócios.

Tipos de estoque para e-commerce

Agora, confira as modalidades de estoque mais populares e veja qual delas combina mais com as necessidades do seu negócio.

Vale ressaltar que não existe o tipo de estoque ideal.

O que há é a opção que se alinha com os objetivos e as estratégias de vendas da sua loja virtual. Dito isso, vamos para as principais modalidades de estoque.

Estoque físico próprio

Você quer ter liberdade para escolher os produtos e montar o seu estoque como desejar?

Com um estoque físico da sua própria loja, é possível selecionar os itens que mais combinam com a sua marca e até criar novas coleções.

Contudo, pode ser um desafio gerenciar o seu próprio estoque físico. O processo de entradas e saídas de mercadorias merece atenção para que nada fora de estoque apareça como uma opção disponível para compra na loja virtual.

Estoque compartilhado

Compartilhar o mesmo espaço com outras lojas para estocar todos os seus produtos pode parecer uma estratégia menos interessante do que ter seu próprio estoque físico.

Mas verdade é que essa pode ser uma opção vantajosa desde que existam processos rigorosos de armazenamento, separação e envio de encomendas para cada loja.

O estoque compartilhado pode até ser a opção ideal se você quer ter uma economia significativa nos custos de armazenagem.

Estoque descentralizado

O estoque descentralizado é caracterizado por haver mais de um ponto de armazenamento. Isso permite que a sua loja envie os pedidos a partir do estoque mais próximo dos endereços de cada cliente.

As maiores vantagens do estoque descentralizado é a redução nos prazos de entrega e no custo do frete para o cliente, o que torna as opções de frente da loja bastante atrativas.

Estoque terceirizado

O estoque terceirizado consiste em vender com o estoque de fornecedores.

Quando o pedido chega na loja virtual, ele é rapidamente enviado ao fornecedor, que fica responsável por preparar e enviar os pedidos. É um tipo de estoque sob demanda.

O dropshipping é um dos modelos de estoque sob demanda que mais faz sucesso entre os proprietários de lojas virtuais.

Estoque consignado

O estoque consignado permite que o lojista pague ao fornecedor apenas pelas mercadorias vendidas.

Funciona assim: o dono da loja virtual solicita uma quantidade x de produtos para uma temporada de vendas.

No final de um prazo predeterminado, o lojista paga apenas pela quantidade de produtos vendidos e devolve o restante para o fornecedor.

Como fazer o controle de estoque?

Depois de entender o que é controle de estoque, a sua importância e os tipos de estoque, é hora de colocar algumas medidas em prática.

Aqui estão algumas dicas para iniciar seu processo de controle de estoque.

Conheça a atual demanda pelos produtos

O primeiro passo para lidar com o controle de estoque, especialmente se você estiver lançando uma nova loja virtual, é compreender como a demanda pelos seus produtos muda ao longo do tempo.

Você pode conseguir visualizar essa flutuação por meio do Google Trends.

Essa é uma das ferramentas do Google que permite ver como o interesse de pesquisa por determinados produtos mudou nos últimos meses ou mesmo nos últimos anos.

Ao entender o comportamento do público dessa maneira, você pode obter um insight de quando é o melhor momento para estocar mais ou menos produtos da sua loja virtual.

Se você já possui um site funcionando, pode usar outra ferramenta do Google conhecida pelos proprietários de lojas virtuais: o Google Analytics.

Use o Analytics para ver quais páginas de produtos seu público mais visita e quanto tempo eles passam lá.

É uma pesquisa que mostrará para você os produtos que atraem a atenção do seu público. São esses itens que exigem mais estoque em períodos estratégicos de vendas.

Preveja a demanda futura com base nas vendas anteriores

A segura tarefa indispensável para o controle de estoque é prever a demanda futura dos produtos.

Você pode fazer essa análise usando dados históricos de vendas da sua loja virtual e dados sobre os períodos de vendas sazonais, como feriados e eventos.

A ideia é criar previsões inteligentes e precisas sobre quais produtos serão vendidos em um período específico de tempo.

A partir disso, faça o pedido e armazene o estoque de acordo para evitar que os itens fiquem sem estoque durante os momentos de pico de demanda.

Se você ainda está no início da loja virtual e não tem histórico de vendas, não se preocupe.

Consulte a análise realizada com o Google Trends e o Google Analytics.

Defina um estoque mínimo viável

Como proprietário de uma loja virtual, você deve sempre esperar o inesperado. Se você tiver uma quantidade imprevista de vendas, a sua loja virtual precisa estar preparada.

Então, tenha certeza de que você não está deixando o nível de estoque cair para quantidades que afetarão sua cadeia de suprimentos.

Definir um estoque mínimo permitirá que você se mantenha vendendo em caso de circunstâncias imprevistas e evite perda de vendas por falta de produtos.

Mas tenha atenção, porque você precisa manter uma quantidade mínima para não sofrer com falta de produtos, mas também não deve entupir o estoque com excesso de itens.

Para definir um estoque mínimo, você precisará entender a demanda por cada produto, assim como o tempo necessário para substituir o estoque que está esgotado.

Quando as quantidades estiverem abaixo do mínimo, é hora de pedir mais ao seu fabricante.

Rotule os produtos de forma clara e armazene-os logicamente

Se você tem produtos de tamanhos diferentes no seu estoque, é importante certificar-se de que o pedido recebido pelo seu sistema deixe claro o tamanho da embalagem.

Caso você precise alterar suas guias de remessa para torná-las totalmente claras, faça isso.

Você pode até querer codificar por cores esses recibos e combiná-los com uma etiqueta colorida nas embalagens de produtos individuais.

Produtos semelhantes com embalagens semelhantes, quando armazenados todos juntos, provavelmente podem levar a erros durante o processo de separação.

Então, tente manter esses itens separados e rotule claramente as prateleiras e áreas de armazenamento.

Monitore indicadores de desempenho

Se você leva a sério o controle de estoque, precisa familiarizar-se com os indicadores de desempenho (ou KPIs) mais valiosos.

Com eles, você poderá monitorar seus níveis de estoque e tomar decisões bem embasadas para expandir seus negócios.

Você pode acompanhar um número quase ilimitado de KPIs, mas precisa concentrar seus esforços para obter informações úteis.

Saber quais KPIs se alinham melhor aos seus objetivos e como monitorar e melhorar esses indicadores é o bilhete de ouro para melhorar o desempenho do seu negócio.

  • Taxa de venda — a comparação da quantidade de estoque vendida versus a quantidade de estoque recebida de um fabricante;
  • ROI ou Retorno sobre o Investimento — a porcentagem de lucro de um investimento durante um período de tempo;
  • Custo por unidade — quanto custa uma unidade de produto para produzir ou comprar;
  • Tempo para receber — a quantidade de tempo necessária para validação de estoque, adição de novo estoque aos registros e preparação de estoque para armazenamento;
  • Taxa de vendas perdidas — o número de dias que um produto específico está fora de estoque em comparação com a taxa de venda esperada para esse produto;
  • Redução de estoque — a quantidade de estoque esperada em relação à quantidade de estoque fisicamente contabilizada.

Os KPIs corretos ajudarão sua empresa a se aproximar dos objetivos pretendidos.

Em vez de acompanhar muitos indicadores, concentre-se naqueles que são de maior valor para seus negócios e objetivos.

Melhores ferramentas para gestão de estoque

O uso de novas tecnologias aprimora as capacidades de seus negócios em relação à gestão de estoque. Confira as ferramentas que não podem ficar de fora!

Sistema para gestão do estoque

À medida que sua empresa cresce, você gasta mais tempo no estoque e ainda corre o risco de seus dados sobre as mercadorias ficarem fora de controle.

Um bom software de gerenciamento de estoque facilita todas essas tarefas, ao permitir que você tenha dados atualizados sobre as mercadorias estocadas, além de indicadores de desempenho para monitorar os seus resultados ao longo do tempo.

Sistema integrado da loja virtual

O que os clientes estão vendo na loja virtual reflete com precisão seu estoque real?

Essa é uma pergunta importante a ser feita, principalmente quando você considera que um dos fatores para um cliente não fazer uma compra é não encontrar o que está procurando.

Então, como você pode garantir que seus clientes vejam informações verídicas sobre a disponibilidade dos itens do seu estoque?

Um sistema integrado é a melhor saída para manter seu estoque sempre atualizado.

Uma integração permite que você controle de forma centralizada vários sistemas da sua loja virtual, como gestão de pedidos, gateway de frete e gateway de pagamento, e mantenha a loja virtual com informações precisas sobre a disponibilidade de produtos.

A plataforma integrada pode mostrar o número de unidades de um produto e até mesmo exibir um que acabou de voltar de uma troca, por exemplo.

Dicas para manter o controle de estoque

O controle de estoque envolve várias técnicas para monitorar como os estoques se movem, entender quanto eles estão custando e como vender as mercadorias em tempo hábil.

Esta seção do nosso guia explica como funcionam os principais métodos e estratégias para dar suporte ao seu controle de estoque. Confira!

Experimente a estratégia FIFO

A estratégia FIFO, sigla para First In, First Out (Primeiro a entrar, primeiro a sair), consiste em vender os itens mais antigos em seu estoque primeiro.

Se você está vendendo produtos perecíveis, definitivamente deseja empregar essa técnica. Se não for esse o seu caso, mesmo assim tem muito a se beneficiar ao usar o FIFO.

Digamos que você tenha uma loja virtual de vestuários e perceba que as mudanças nas estações afetam o que os clientes estão comprando.

Por isso, seria do seu interesse empurrar roupas de inverno enquanto o tempo ainda está frio, já que poucas pessoas vão querer comprar um casaco de inverno pesado em maio.

Da mesma forma, poucas pessoas comprarão roupas de banho em dezembro. Portanto, a regra é priorizar a venda de mercadorias relevantes enquanto ainda são relevantes.

Isso ajudará a sua loja virtual a evitar o estoque parado e as consequências que o acompanham: maiores custos de armazenamento, maior tempo para organização do estoque e perdas financeiras.

Use os métodos LIFO e JIT

O método de estoque Last in First Out (LIFO) usa o estoque mais recente (last in) para atender aos pedidos primeiro (first out).

O LIFO pode ser usado para recuperar rapidamente as despesas com produtos adquiridos a um preço sazonal premium, seja no nível de matéria-prima, seja como produto acabado.

Já o método de inventário Just in Time (JIT) é o mais utilizado pelas pequenas e médias empresas, porque requer a previsão de demanda menos intensiva.

Com esse modelo, as cadeias de suprimentos são reabastecidas conforme necessário. Assim, a empresa produz uma quantidade de mercadorias diretamente relacionada aos pedidos atuais.

Dessa forma, não é necessário fabricar uma quantidade de produtos extra para atender às necessidades de quaisquer pedidos em potencial.

Aplique o sistema 80/20 e a curva ABC

Existem duas metodologias fundamentais quando se trata de controle de estoque: a regra 80/20 e a curva ABC.

Para começar a usar qualquer um desses sistemas de controle, você precisará mergulhar nos dados sobre as vendas da sua loja virtual.

De acordo com a regra 80/20, 80% de seu lucro vem de 20% de seus produtos.

Logo, você deve priorizar a venda daqueles 20% do estoque que são mais rentáveis para sua loja.

Para isso, é necessário monitorar de perto o ciclo de vida completo desses produtos, identificando dados como: quantos você vende em uma semana; mês e trimestre; e se os picos sazonais afetam as taxas de vendas.

É aqui que a curva ABC entra em ação. Você pode usar esse método para determinar ainda mais o valor de seu estoque com base em uma porcentagem de sua receita.

A curva ABC é um método de classificação que ajuda a entender quais produtos você não pode ficar sem e quais produtos você deve comprar menos para evitar o excesso de estoque.

Basicamente, o método consiste em organizar os produtos da sua loja a partir de uma ordem de relevância de três categorias: A, B e C.

  • produtos A — os produtos classificados como “A” são responsáveis pela maior parte do faturamento. Estes são os itens que você nunca deve ficar sem. Normalmente, esses são os 20% de produtos que geram 80% de sua receita;
  • produtos B — os produtos B podem não ser tão valiosos quanto os itens A, mas ainda representam cerca de 15% de sua receita. Eles podem ser mais baratos, menos populares ou até sazonais. Ou seja, vendas consistentes não são garantidas, mas você ainda deseja manter um nível razoável de estoque para esses itens;
  • produtos C — os produtos C são os seus itens menos procurados e que ocupam a menor parte nos lucros totais da sua loja virtual. Normalmente, eles são responsáveis ​​por apenas 5% de sua receita. O ideal é manter um estoque baixo, mas consistente, desses itens para economizar dinheiro e espaço do estoque.

Faça auditorias regulares do seu estoque

Outra prática para um controle de estoque eficiente é realizar verificações regulares dos itens.

Afinal, se você cometer erros na gestão, é melhor identificá-los antes de receber o pedido de um cliente.

Mesmo que você não tenha tempo para verificar todo o seu estoque com frequência, revisar os níveis de estoque de uma amostra de produtos usando a análise ABC para se concentrar nos itens de movimentação mais rápida regularmente pagará dividendos.

Assim como qualquer outro processo, auditar o estoque é mais fácil e preciso quando feito em intervalos regulares de tempo. Dessa forma, você pode garantir que não perdeu nada.

As auditorias regulares de estoque podem consumir muito tempo se você mesmo atender aos pedidos, pois, infelizmente não há atalhos para elas.

No entanto, o sistema de gerenciamento de pedidos totalmente automatizado permite que você faça verificações contínuas de estoque para manter os níveis de estoque corretos, facilitando a realização de verificações regulares de estoque sem esforço extra.

Os principais desafios para o controle de estoque

Conheça as dificuldades que os lojistas precisam enfrentar no controle de estoque e algumas dicas de como superá-los.

Gestão eficaz de vários canais de vendas

No início do seu negócio, você provavelmente começará com um único canal de vendas e um único depósito para armazenar seu estoque.

À medida que sua empresa cresce, também aumenta o número de canais pelos quais você vende (redes sociais, marketplaces etc.).

Em muitos casos, o número de armazéns também aumenta para estocar uma quantidade crescente de estoque.

Se você não estiver usando um software de gestão do estoque, não se surpreenda se tiver alguma dificuldade para acompanhar o que vendeu em cada canal conforme sua empresa crescer, quanto estoque resta, quando reabastecer, e assim por diante.

Da mesma forma, sem um sistema de gerenciamento de estoque adequado, será um verdadeiro desafio acompanhar todos os pedidos em vários armazéns, a quantidade de estoque que resta em cada um e outras informações.

Portanto, utilize um software de gestão do estoque e faça bom uso dessa tecnologia.

Você economiza tempo e energia ao permitir que um sistema online faça o trabalho duro da organização de dados do estoque.

Investimento em automação para o controle do estoque

O uso de processos manuais para rastrear seu estoque resultará em muita confusão e será visto como um dos principais problemas do controle das mercadorias.

Não é possível rastrear a localização exata do produto quando os processos são feitos de forma manual. Nenhuma atualização de que o produto foi entregue ou não leva à incapacidade do cliente de solicitar novos produtos com ineficiência projetada.

Então, para gerenciar os estoques rapidamente, automatizar todo o processo de rastreamento e controle das mercadorias torna-o mais eficiente.

Gestão de estoque para vendas sazonais

É sempre bom garantir que você tem níveis de estoque suficientes, principalmente durante as épocas do ano em que as vendas estão registrando altas ou baixas anuais.

Pense, por exemplo, em como sua estratégia de Black Friday pode ser prejudicada por não ter itens suficientes para vender ou como sua lucratividade pode cair por excesso de estoque durante uma temporada lenta.

Um software de gestão de estoque pode fornecer uma série de funções para evitar a falta de itens com grande saída na sua loja virtual.

Você pode receber, por exemplo, lembretes para quando as quantidades de itens ficarem abaixo de um limite, o que permite reabastecer automaticamente certos itens.

Falta de insights de dados

Ter acesso aos seus dados de estoque é uma coisa, entender e fazer o uso máximo desses dados é outra.

Pode ser útil, por exemplo, saber quanto de determinado item você tem, mas é imensamente mais útil saber como a disponibilidade desse item flutua ao longo do tempo entre canais de vendas, entre perfis de clientes, e assim por diante.

Ser capaz de identificar tendências de loja virtual ou capitalizar oportunidades urgentes são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode beneficiar-se de insights sobre os dados de sua empresa.

Perda de tempo

Não há nada mais valioso do que o seu tempo, e é por isso que gastar muito tempo na gestão do estoque pode parecer um desperdício.

O gasto desnecessário de tempo vem de muitas formas. Talvez você esteja em seu depósito contando manualmente seu estoque por dois dias seguidos.

Talvez você tenha passado o dia de loja em loja, procurando algo que não conseguiu encomendar em tempo hábil.

Ou talvez você tenha vasculhado planilhas por horas, rastreando o seu dinheiro em estoque.

O bom controle de estoque oferece mais do que você mais precisa: tempo – tempo para investir no atendimento ao clientes, tempo para trabalhar em marketing, tempo para entrar em ação.

Saber onde estão os seus produtos e quanto deles você tem é um divisor de águas.

Como organizar o estoque para datas comemorativas?

Prepare o estoque da sua loja virtual para as datas comemorativas importantes para os seus clientes com estas dicas:

Use dados para prever vendas e demandas sazonais

A organização do estoque para datas comemorativas começa com a previsão de demanda.

O histórico de vendas e a compreensão das datas preferidas dos consumidores serão fundamentais para saber o que e quanto de estoque comprar para a temporada de festas.

O histórico de vendas ajuda a ajustar as compras de estoque para produtos sazonais que você ofereceu em anos anteriores e que planeja vender nesta temporada de festas.

Por exemplo, digamos que você tenha vendido biscoitos de Natal orgânicos nos últimos três anos.

Com base nisso, você pode olhar para o ano com menos vendas e usar esse número como o nível mínimo de estoque para a temporada de férias atual.

Acompanhe de perto as quedas de estoque

Você precisará monitorar os níveis de estoque diariamente e verificar se está acontecendo quedas repentinas, porque a demanda pode disparar de um momento para o outro e colocar a sua loja virtual em uma situação difícil com seus clientes.

Por isso, é tão importante comparar e utilizar os históricos de vendas para prever uma alta da demanda. Isso permitirá que você se prepare para picos de demanda e seja capaz de reabastecer o estoque a tempo de evitar a perda de clientes.

Se você estiver usando uma plataforma de e-commerce para administrar sua loja virtual, é provável que você possa monitorar automaticamente as quedas de estoque e ser notificado sempre que determinado nível for atingido.

Aproveite a demanda sazonal para se livrar do estoque antigo

Aproveitar a onda de demanda sazonal pode ajudá-lo a reduzir os custos para armazenar e manter seu estoque.

Mas antes de decidir como proceder, você precisará fazer a seguinte pergunta: quais são os usos ideais para seu estoque antigo?

A resposta será fundamental para definir os passos seguintes.

Por exemplo, há casos em que o estoque antigo pode ser tratado como itens complementares para seus produtos mais novos ou mais vendidos.

Isso representa uma excelente oportunidade para oferecer grandes descontos nesses itens e lucrar rapidamente com eles.

Se não for esse o caso, você sempre pode contar com seu estoque antigo para premiar e fidelizar seus clientes, além de lançar campanhas de geração de leads. Gostaríamos de parar aqui por um minuto.

Chegamos ao final e esperamos que você tenha gostado do nosso guia sobre controle de estoque.

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