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Contabilidade para e-commerce: o guia completo sobre o assunto

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Administrar um e-commerce é como gerir qualquer outro tipo de negócio. Então, mesmo que você não tenha muita experiência com vendas pela internet, mas já seja dono de uma loja física, consegue ter ideia dos processos burocráticos que envolvem a operação de um e-commerce.

Por isso, você deve ficar atento a todos os aspectos legais para o funcionamento do negócio. Mesmo que todas as vendas sejam feitas pela internet é necessário manter a contabilidade para e-commerce em dia para evitar problemas com a Receita Federal e futuros prejuízos para seu negócio.

Se você ainda é um empreendedor digital em início de carreira e tem dúvidas sobre como funciona a contabilidade para e-commerce, este post é para você. Nele, você encontra informações importantes sobre o tema, que ajudarão você a manter sua loja online funcionando dentro dos requisitos legais.

Como regularizar meu e-commerce?

Esse é o primeiro passo para colocar sua loja virtual em funcionamento. Assim que o empreendedor abre o negócio ele deve fazer o registro do negócio CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) na junta comercial e na prefeitura de sua cidade.

Claro que um empreendedor digital consegue cadastrar meios de pagamentos com um CPF, mas ter um CNPJ faz toda a diferença para seu negócio. Esse fator passa mais credibilidade para o consumidor, que se sente mais confiante em comprar um produto de uma empresa e não de uma pessoa física.

Com um CNPJ, o empreendedor pode emitir notas fiscais, o que é uma garantia para o consumidor de troca do produto em caso de defeito ou insatisfação. Mas o dono do negócio também tem algumas vantagens como acesso a créditos com juros mais atrativos e compra de produtos no atacado de forma mais facilitada.

Além disso, quando você tem um e-commerce que opera de forma legal oferece a possibilidade de planejar um crescimento do negócio.

Como escolher o regime tributário adequado para meu e-commerce?

Procurar serviços de contabilidade para e-commerce é fundamental para que você consiga escolher qual o regime de tributos mais adequado. Caso contrário, você corre o risco de pagar mais impostos do que deveria, o que vai diminuir consideravelmente seus lucros e ainda ameaçar a saúde financeira de seu negócio.

No Brasil, existem 4 formas de se cadastrar como pessoa jurídica. Então, na hora de escolher o regime tributário da empresa, você pode optar pelas seguintes modalidades: MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

A seguir, vamos explicar a diferença entre cada um desses modelos de tributação para que você consiga identificar qual o melhor deles para seu negócio. Vamos lá?

Microempreendedor Individual (MEI)

Pessoas que abrem um negócio online também podem optar pela categoria MEI. Esse modo de tributos é ideal para empreendimentos que faturam até R$ 81 mil reais por mês. No entanto, para se enquadrar no MEI, o proprietário do e-commerce não pode ser sócio ou titular de outra empresa.

O regime MEI é muito comum entre trabalhadores autônomos e no caso do e-commerce, é uma boa opção para quem está começando, pois o faturamento é baixo. No entanto, esse tipo de tributação tem algumas restrições e desafios, mas isso ocorre em qualquer categoria.

Para se registrar como MEI, basta acessar o Portal do Empreendedor e depois, regularizar o CNPJ na prefeitura de sua cidade. As taxas para quem abre um e-commerce no regime MEI funcionam da seguinte forma:

  • lojas que vendem produtos pagam R$ 47,70 mensais para quitar seus impostos e ter direitos a benefícios do governo como INSS e Imposto de Renda. Além disso, ainda há a cobrança de R$ 1,00 de Imposto sobre Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • para empresas que atuam no setor de serviços, a taxa mensal é a mesma citada acima, mas há um acréscimo de R$ 5,00 em relação ao Imposto Sobre Serviços (ISS);
  • já lojas que trabalham com produtos e serviços deve pagar o valor-base acrescido de R$ 6,00, pois dessa forma, a empresa cobre os dois tipos de impostos.

Um diferencial do MEI em relação a outros tipos de tributação é que o empreendedor não é obrigado a emitir nota fiscal de suas vendas e não há necessidade de escriturar livros fiscais e contábeis.

Simples Nacional

O Simples Nacional é o tipo de tributação voltado para negócios que faturam até R$ 4,8 milhões ao ano. Para calcular o valor do imposto é calculado de acordo com o tamanho da empresa e do faturamento dos últimos 12 meses.

A tributação é feita utilizando uma alíquota que une todos os impostos em única taxa. Veja quais são eles:

  • os federais: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI;
  • INSS (previdência);
  • ICMS (estadual) e ISS (municipal).

O valor do imposto varia entre 4,5% e 16,93%. 

Lucro Presumido

Depois do Simples Nacional, o Lucro Presumido é o regime tributário com mais empresas adeptas no país. Isso acontece porque ele é bem simples e por isso, atende melhor a pequenos e médios negócios.

Para um e-commerce optar por essa modalidade, suas vendas devem gerar uma receita grande, mas que não ultrapasse os R$ 78 milhões por ano. Nesse tipo de tributação, o Imposto de Renda e a CSLL possuem uma alíquota definida pela Receita Federal.

Lucro Real

O Lucro Real é um pouco mais complexo do que as outras modalidades e por isso, nem sempre é a melhor opção para um e-commerce. No entanto, esse tipo de tributação é obrigatório para empresas que faturam mais de R$ 78 milhões por ano.

Para fazer o cálculo do imposto é levado em consideração o resultado final da empresa. Então é calculado a receita menos os custos para dessa forma, chegar ao valor dos tributos.

Embora haja todos esses tipos de tributação, a maior parte das lojas virtuais de pequeno e médio porte se enquadram no Simples Nacional e no MEI. Saber como escolher a modalidade certa é importante para qualificar a contabilidade para e-commerce e reduzir os custos do negócio, oferecendo possibilidade de crescimento a curto, médio e longo prazo.

Quais são os impostos que devem ser pagos?

Para quem é leigo no assunto, ouvir falar sobre contabilidade para e-commerce é bastante complicado, pois a pessoa não entende muito bem como a cobrança de impostos funciona.

Bom, você não precisa se preocupar com isso, pois esse é o trabalho do contador, mas é importante que você entenda quais tributos deve pagar para que sua loja virtual opere dentro da legalidade.

Basicamente, os tributos a serem recolhidos são os mesmos de uma loja física. Então, você que já é empreendedor e tem um negócio off já sabe como essas cobranças funcionam. A única diferença está na tributação do ICMS, que no caso de e-commerces que realizam vendas interestaduais, a arrecadação é feita de forma diferenciada. Vamos recorrer mais sobre o assunto adiante.

A seguir, vamos citar quais são os impostos que devem ser pagos por um e-commerce.

ICMS

Esse tributo deve ser pago a cada venda realizada em seu e-commerce. No caso de lojas virtuais, até 2018 o recolhimento do imposto era compartilhado entre os estados de origem e destino das compras. Mas isso mudou em 2019 e o imposto agora é recolhido apenas pelo estado de destino nas compras feitas pela internet.

As alíquotas do ICMS são de 7% ou 12% sobre o valor da mercadoria. Esse valor varia de acordo com os estados de origem e destino das transações efetuadas. Nas regiões de São Paulo, Rio e Janeiro e Paraná, a alíquota é de 18%. Então, se é feita uma compra de R$ 100,00 o cálculo é feito da seguinte forma:

R$ 100×18% = R$ 188,00.

ICMS-ST

Trata-se de uma substituição tributária no qual a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS sobre as operações de vendas de mercadorias ou prestação de serviços é atribuída a outro contribuinte e não o responsável pelas vendas daquele produto ou serviço.

Explicando de forma simples: a indústria assume a responsabilidade pelo pagamento do imposto devido pelo dono do e-commerce, que nesse caso é apenas o distribuidor do produto. Essa responsabilidade também pode ser transferida para o varejista e até mesmo, para o consumidor final.

No entanto, nem todas as mercadorias vendidas online se enquadram nesse tipo de tributação. Por isso, o empreendedor deve acessar o site da Substituição Tributária e preencher todas as informações solicitadas.

ISS

Esse é o Imposto sobre Serviços é só deve ser pago caso seu e-commerce seja voltado para o setor de serviços. Diferente dos outros impostos, o ISS é retido pelo município no qual o serviço é efetuado. Nesse caso, se seu negócio funciona em uma cidade, mas foi executado em outra, o tributo é recolhido pelo município do contratante.

A alíquota do ISS varia entre 2% e 5%, dependendo da cidade. A cobrança pode recair tanto para cada serviço executado quanto pode ser incluída no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Como realizar um bom planejamento contábil?

A contabilidade para e-commerce é muito importante para manter a saúde financeira do negócio. Além disso ela é obrigatória, pois se o empreendedor não paga os devidos tributos, ele vai arcar com as consequências junto à Receita Federal.

Mas para que você não se perca e mantenha o pagamento de todas as taxas em dia, você deve fazer um planejamento contábil. Como? Confira nossas dicas!

Mantenha as configurações de taxas atualizadas

Quando você abre um e-commerce, as taxas e impostos são calculadas automaticamente de acordo com o pais e estados selecionados para o funcionamento do negócio. Mas uma loja virtual não tem fronteiras e por isso, seu mix de produtos fica disponível para pessoas de outros países.

Dessa forma, caso você deseje no futuro apostar no Cross Border — vender para consumidores estrangeiros — precisa ter em mente que a tributação é diferente. Então, para não pagar mais do que o devido e não gerar prejuízos para seu negócio, você deve estudar sobre os impostos que incidem sobre esse tipo de operação.

Verifique a saúde financeira de seu negócio

Para que a contabilidade para e-commerce seja eficiente é preciso manter relatórios completos sobre a situação financeira da empresa. Você deve registrar todos os custos de seu e-commerce como ordens de compra, notas fiscais, despesas fixas, entre outros gastos envolvidos na operação do negócio.

Caso seu negócio ainda esteja no início, uma planilha já ajuda bastante. Mas quando a loja começa a ter um bom volume de vendas, o ideal é contar com um sistema contábil, que ajuda a manter as informações organizadas com mais facilidade.

Com um sistema, fica mais simples para o gestor averiguar a rentabilidade do negócio, pois é possível fazer relatórios de entrada e saída de dinheiro periodicamente. Dessa forma, você consegue identificar se está gastando mais do que devia e em quais períodos a loja consegue ter uma lucratividade melhor.

Faça um planejamento para os períodos de tributação

A falta de planejamento pode trazer sérios problemas para seu e-commerce. Isso porque, caso você esqueça de pagar determinado tributo dentro do prazo estabelecido, vai pagar multas e, dependendo do tamanho de seu negócio, o valor da punição pode ser alto.

Além disso, há cobrança de juros quando um imposto, inclusive trabalhista não é pago na data devida. Caso haja um acúmulo dessas dívidas, é pior ainda, pois as contas viram uma bola de neve e você terá dificuldade para quitar todas as contas.

Para evitar esse tipo de problema, você deve se organizar e se informar sobre os prazos para entregar os documentos necessários para a contabilidade fazer o pagamento dos impostos.

Qual deve ser a rotina contábil em um e-commerce?

Para manter a contabilidade do e-commerce em dia é preciso fazer um trabalho constante e não apenas se preocupar em fazer o pagamento dos impostos nas datas estabelecidas.

Por isso, além de relatórios financeiros, é importante fazer um levantamento de outras informações importantes da loja como número de visitas no site, de abandono de carrinho e total de vendas mensais.

Além disso, a loja precisa fazer um levantamento da lucratividade do negócio, pois dessa forma, você consegue analisar se é possível fazer investimentos para a melhoria do negócio ou até mesmo, para expansão de seu e-commerce.

No mais, é importante que a loja virtual mantenha um capital de giro, pois no início da operação é esse dinheiro que vai garantir o pagamento das contas da empresa. Caso as vendas não sejam tão boas em determinado período, ter um capital ajuda a manter o negócio em operação.

No mais, o e-commerce deve trabalhar dentro da legalidade, inclusive para manter os direitos do consumidor, tanto em relação às compras quanto ao sigilo de dados informados na hora de adquirir os produtos na loja.

Quais as 3 melhores práticas de contabilidade para e-commerce?

Algumas boas práticas garantem que a contabilidade para e-commerce garantem que a empresa mantenha suas contas em dia e ainda contribua para o crescimento do negócio. A seguir, vamos citar quais são elas.

Tenha uma visão geral do negócio

É importante fazer um relatório mensal de toda a loja. Nesse levantamento de conter dados como fluxo de caixa, lucros e as despesas referentes àquele mês. Isso é importante para projetar com mais segurança os custos e lucros da loja do mês seguinte.

Organize as despesas mensais

Quando falamos em contabilidade para e-commerce, não estamos falando somente em pagamento de impostos, mas em custos com mão de obra também. Se você tem funcionários, deve recolher mensalmente os impostos obrigatórios para manter o colaborador trabalhando na empresa.

Custos com FGTS e INSS devem ser pagos em dia para evitar a cobrança de juros e de multa. Além disso, as contas fixas como aluguel, custos com plataforma, entre outras despensas devem ser pagas em dia para não acumular dívidas.

Mantenha a contabilidade organizada

A organização é tudo para que a contabilidade de seu e-commerce seja eficiente. Então, você deve deixar todos os documentos organizados para enviar para o escritório contábil. Além disso, todos os recibos dos pagamentos efetuados devem ser armazenados de forma bem disciplinada.

Quais são os erros de contabilidade para e-commerce que devo evitar?

Os erros contábeis são mais graves do que falhas operacionais ou de logística, por exemplo. Quando você envia um produto errado tem a opção de trocar para o consumidor sem maiores ônus. Mas quando o erro é no departamento contábil, as coisas podem ficar complicadas para a empresa.

Isso porque uma simples falha pode deixar o negócio estagnado e ainda gerar multas que comprometem o orçamento do e-commerce. Esses erros podem até ser comuns para empreendedores de primeira viagem, que não entendem muito sobre contabilidade.

Mas com o conhecimento apropriado é possível evitar essas falhas e manter seu negócio competitivo no mercado. Quer saber quais são os erros de contabilidade para e-commerce que você deve evitar a todo custo? Falaremos sobre eles mais adiante.

Não dar a devida importância para o profissional de contabilidade

Um erro que deve ser evitado a todo custo é ignorar a importância do contador no e-commerce. Mesmo que no início das atividades, contratar um profissional de contabilidade implique um dos maiores custos, o trabalho do contador é fundamental para o bom funcionamento do e-commerce.

Isso porque caso você resolva fazer os controles contábeis, está colocando seu negócio em risco. Com pouco ou nenhum conhecimento sobre a área, você corre o risco de pagar mais impostos do que o devido ou ainda deixar de pagar algum tributo.

Deixar de contratar um contador pode parecer uma boa opção no início, pois você economiza algum dinheiro. Mas com o tempo, essa economia gera prejuízos, pois em casos de não pagamento de impostos, há incidência de multas e juros. Esse fator atrapalha todo o andamento do negócio.

Não guardar os recibos e comprovantes dos gastos

Para que seu e-commerce tenha um controle efetivo dos gastos com impostos, pagamentos de funcionários e outras despesas é preciso guardar todos os recibos e comprovantes de pagamento. Caso isso não seja feito, seu e-commerce pode ter problemas na gestão do fluxo de caixa ou pagar menos impostos do que o devido.

Manter esses registros bem organizados é uma forma de evitar erros na contabilidade de seu e-commerce que prejudiquem o bom andamento dos negócios.

Negligenciar a emissão de notas fiscais

A não ser que você escolha o regime de tributação MEI, a emissão de notas fiscais é obrigatória para todos os produtos vendidos. Então, caso seu e-commerce não faça a emissão do documento para seus clientes, seu negócio vai pagar multas altas.

Essa despesa desnecessária pode comprometer toda a saúde financeira de seu negócio e ainda trazer muitas dores de cabeça para você.

Não desenvolver um planejamento tributário

Há alguns anos, a contabilidade era uma área voltada somente para fazer cálculos, emitir guias e realizar pagamento de contas. Mas, graças às novas tecnologias, esse setor se tornou um elemento estratégico dos negócios, principalmente de empresas menores.

Por isso, é importante que você enxergue a contabilidade para e-commerce de uma maneira mais ampla, pois ela é um dos pilares responsáveis por sustentar a empresa. Então, você deve contratar um serviço de planejamento tributário junto ao escritório o qual foi contratado para cuidar da parte burocrática de seu e-commerce.

Caso você negligencia o planejamento dos tributos, vai fazer seu negócio perder oportunidades vantajosas do ponto de vista fiscal, que podem trazer economia para seu negócio.

Isso porque o planejamento serve para buscar as melhores condições previstas pela legislação, que podem ser aproveitadas para seu e-commerce para reduzir a carga de tributos, receber benefícios e otimizar seu orçamento.

Conclusão

Como você viu, a contabilidade para e-commerce é fundamental para proteger seu negócio de prejuízos, pois ela é responsável por informar quando sua loja deve ter dinheiro no caixa e quanto ela deve ter, além de ajudar sua empresa a ficar em dia com suas obrigações legais.

Esperamos que nossas dicas sobre contabilidade para e-commerce tenha proporcionando conhecimento o suficiente para que você consiga organizar esse setor de forma eficiente. Mas lembre-se de que é fundamentam contar com os serviços de um profissional especializado, pois somente um contador é capaz de deixar sua empresa em dia com o Fisco e ainda ajudar seu negócio a crescer.

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