Como cancelar nota fiscal: Descubra o passo a passo para fazer corretamente [2022]

Para cancelar uma nota fiscal, normalmente basta localizar a nota fiscal que precisa ser cancelada e clicar no botão responsável pela ação. Também é necessário especificar o motivo do cancelamento e aguardar a Secretaria da Fazenda do estado (Sefaz) confirmar o pedido de cancelamento.

Não é nada incomum que empreendedores iniciantes tenham algumas dificuldades com notas fiscais. Mas não tem problema! Todos estamos sujeitos a erros — até mesmo pessoas acostumadas a emitir notas todos os dias. Nessa hora, o importante é saber se é possível e, é claro, como cancelar nota fiscal.

A resposta é: sim, é possível! E, por mais que o processo seja relativamente simples, é preciso ter atenção a detalhes importantes para evitar problemas.

Assim, construímos este passo a passo para ajudar você!

Com ele, você não aprenderá apenas a fazer seu cancelamento rápido e sem erros, você também saberá tudo sobre situações de cancelamento comuns — tirando definitivamente suas dúvidas sobre o assunto.

Acompanhe!

Quando cancelar uma nota fiscal?

Acredite: os motivos que levam as pessoas a buscarem saber como cancelar nota fiscal, em especial a eletrônica, são os mais variados.

Porém, sem dúvidas, o preenchimento inadequado de alguma informação é o mais comum. Vamos começar falando dele e, em seguida, conferir outras 2 razões comuns?

Veja a seguir o top 3 razões para cancelamento!

Dados preenchidos errados por engano

Se esse é o seu caso, saiba que não está só. Os erros na inserção de informações não ocorrem apenas por falha humana, como os equívocos de digitação.

Na verdade, eles também podem ocorrer por uma informação equivocada passada pelo próprio cliente ou, até mesmo, por haver mudanças em valores ou descontos…

Os códigos (como NCM, CST, CEST e CFOP) também podem ser salvos de forma errada.

Seja como for, a regra geral é que as solicitações de cancelamento podem ser feitas em até 24 horas. Mas não se preocupe! Vamos explicar mais sobre isso à frente.

Erros de cálculo de tributos

Esse é outro motivo muito comum para que os empreendedores busquem saber como cancelar uma nota fiscal.

Afinal, taxas calculadas erroneamente geram pagamentos indevidos, e, normalmente, ninguém está disposto a pagar um centavo a mais em se tratando de tributos…

Por isso, é frequente que solicitações de cancelamento ocorram por essa razão.

Problemas com a data de emissão da nota

Esse é um detalhe que muitas pessoas esquecem de observar nas notas fiscais.

Muitas vezes, a preocupação central é a de preencher o CNPJ e os demais dados das notas corretamente.

Desse modo, a data automática e sugerida pelo programa emissor pode passar batida.

Se estiver incorreta, vários problemas podem ocorrer, como a programação indevida de faturamento dos boletos. Logo, cancelamentos por essa razão também são comuns.

Que tipo de nota fiscal pode ser cancelada?

As situações apresentadas acima são todas aceitáveis pela Receita Federal como motivos de cancelamento de uma nota fiscal eletrônica (NF-e). Porém, em alguns casos, o cancelamento torna-se impossível.

Por exemplo, você sabia que somente notas cuja mercadoria relacionada não circulou podem ser canceladas?

Caso tenha havido circulação — como a saída de materiais da empresa — não é possível solicitar o cancelamento. Isso, mesmo mediante às razões acima.

Produtos que não circularam ainda indicam que a nota chegou apenas à SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) do seu Estado, mas não circulou nas ruas.

Portanto, não envolveu terceiros a serem lesados no processo, o que permite que a nota seja corrigida.

Outro ponto importante para ter em mente é que, em geral, há um prazo de 24 horas para cancelamentos.

Porém, é importante ter atenção: alguns estados liberam cancelamentos após 1 dia de emissão da nota.

Informe-se na SEFAZ da sua região!

Por fim, outros tipos de nota, como NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) seguem regras parecidas.

Contudo, é fundamental conferir quaisquer mudanças na sua localidade.

Como cancelar nota fiscal?

Compreendidas as principais razões e os tipos de notas que podem ser canceladas, é hora de partir para a prática.

1. Em primeiro lugar, é preciso saber que, de modo geral, o cancelamento é feito no mesmo programa em que a emissão da nota é feita. Por isso, vá até o programa usado e busque pela opção cancelar.

2. Em seguida, é preciso informar o motivo de cancelamento. Você pode tanto usar um dos que trouxemos acima, caso se aplique, quanto explicar o seu próprio.

Nessa hora, o mais relevante é ser detalhista, mas objetivo. É comum que os sistemas peçam por, no mínimo, 15 caracteres digitados como justificativa.

3. Após o preenchimento da razão pela qual você deseja cancelar a nota, o sistema acessará o site da SEFAZ e pedirá pelo cancelamento usando o certificado digital.

Isto é, o recurso utilizado para validar sua assinatura online, mesmo que você não esteja fisicamente presente.

Essa é a ferramenta que permite que grande parte das transações digital da atualidade ocorram com garantia de segurança, como no caso de um e-commerce.

4. Assim que a SEFAZ autorizar, o cancelamento estará finalizado.

Porém, caso tenha havido trânsito de mercadoria ou o prazo limite para a solicitação esteja ultrapassado, é possível que a solicitação seja negada…

Por isso, é preciso saber como cancelar nota fiscal em uma das duas situações acima. Acompanhe!

Como cancelar nota fiscal após o trânsito dos produtos?

Neste caso, você precisará emitir uma nova nota, em vez de pedir pelo cancelamento.

Ela é a nota de devolução de mercadorias. Independentemente de o prazo ainda estar vigente (menos de 24 horas) para um potencial cancelamento, quando os produtos circulam, não tem jeito. É preciso emitir a nova nota.

O processo é simples e parecido com a emissão de uma NF-e. Basta seguir os passos indicados no programa que você costuma usar para emissões do dia a dia.

Como cancelar nota fiscal após 24 horas?

É importante relembrar que alguns estados oferecem um prazo maior do que 1 dia para que o cancelamento seja válido. Nesses casos, considere a pergunta: “como cancelar nota fiscal após o prazo na minha região”, certo?

Dito isso, o processo é semelhante ao de acima: é preciso emitir uma nota nova.

Contudo, não será de devolução e sim de ajuste ou de estorno. Isso, claro, se a mercadoria não estiver em trânsito!

O processo também é simples e pode ser feito na mesma ferramenta que você usa para emitir suas notas para clientes.

Por que cancelar uma nota?

A essa altura, você pode estar pensando: “mas o que acontece se eu apenas deixar a nota errada de lado”? Pois bem, esse não é um questionamento incomum.

A nota fiscal, de forma generalizada, tem como proposta atestar a veracidade de uma determinada transação. Caso ela seja emitida erroneamente e não seja solicitado o cancelamento, duas situações podem ocorrer:

  • você pagará o imposto em cima da nota errada na sua declaração de Imposto de Renda;
  • você poderá se deparar com um protesto de título, pois o cliente que teve uma nota emitida contra si, buscou seus direitos.

Ambas as situações são desagradáveis, certo?

Portanto, é mais fácil evitá-las e buscar pelo cancelamento assim que notar um problema na nota fiscal. Como é possível perceber, o processo tende a ser simples, rápido e evitar futuras dores de cabeça.

Como saber se uma nota foi cancelada?

Certo. Você passou por todos os passos acima, mas ainda não tem certeza se o cancelamento realmente ocorreu.

Nessa hora, é importante esperar. Você receberá a informação referente ao prazo de cancelamento no programa escolhido para solicitá-lo.

Ao fim dele, receberá a confirmação, caso as informações tenham sido preenchidas corretamente.

Você ainda poderá acessar a nota no sistema. Contudo, ela aparecerá como “inutilizável”.

Sendo assim, qualquer DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) enviado à parte receptora da transação também não será válido.

Mas atenção! Caso você tenha solicitado o cancelamento fora do prazo vigente na sua região, sofrerá penalizações por parte da Receita Federal.

Em geral, trata-se de uma multa de 1,5% em cima do valor da transação, mas você pode se informar sobre o assunto junto a esse órgão na sua cidade.

O que acontece quando uma nota fiscal é cancelada?

Quando uma nota é enfim cancelada, ela aparece no sistema como tal. Isso significa que você pode consultá-la sempre que necessário, como para provar para um cliente que o cancelamento, de fato, ocorreu.

Quais são as alternativas ao cancelamento?

No seu estado é impossível cancelar uma nota após o prazo máximo? Então, atente a algumas saídas com as quais você pode contar!

Nota fiscal complementar

Trata-se de um recurso que permite que a empresa adicione novas informações a uma documentação já emitida. É possível usá-lo em algumas situações específicas, como:

  • diferenças de câmbio ou cotações de moedas entre o momento em que a nota foi emitida e o recebimento do item em questão (situações estrangeiras, como questões com taxas de importação);
  • erros de cálculo no valor da nota;
  • problemas na classificação fiscal escolhida;
  • necessidade de mudar a quantia e o preço da venda final, entre outros.

É importante ter em mente que esse recurso só pode ser usado em vista a essas questões específicas. Caso sinta insegurança em recorrer a esse recurso, prefira as saídas apresentadas acima neste artigo.

Carta de correção eletrônica

Outra opção é o envio de um documento corrigindo algumas das informações adicionadas na nota fiscal. Nesse caso, é mais fácil explicar o que essa alternativa não cobre, o que inclui:

  • mudanças de data, tanto de saída da documentação quanto de emissão da nota;
  • diferença de preço;
  • erro na quantidade de produtos;
  • falha na indicação de prestação de serviço;
  • problemas na base de cálculo ou alíquota;
  • alterações no destinatário ou remetente do produto.

Como escolher o melhor emissor de nota fiscal?

Ao longo deste conteúdo, mostramos que tanto o processo de emissão quanto de cancelamento de notas pode ser feito por programas específicos.

Mas como escolher o ideal para seu negócio, especialmente sendo um iniciante? Confira as dicas a seguir!

Fuja de instabilidades

Por mais que o processo de cancelamento de uma nota qualquer tenda a ser simples, ele exige atenção aos detalhes.

Sendo assim, fugir de plataformas que gerem problemas é ideal. Afinal, elas podem exigir cancelamentos mesmo que você tenha inserido as informações corretamente, por não conseguir salvá-las, por exemplo.

Foque a automatização

Quando falamos da emissão de notas eletrônicas, sem dúvida estamos em busca de sistemas que ofereçam o mínimo de trabalho manual possível, certo?

Afinal, se você confia tão pouco na ferramenta que precisa checar cada dado inserido várias vezes, é provável que esteja contando com o sistema errado.

Sendo assim, busque por aqueles que oferecem o maior nível de automatização possível. Eles serão aliados do dia a dia e minimização retrabalhos.

Analise o sistema da sua cidade

Caso a emissão seja simples, é importante saber que você pode contar gratuitamente com o emissor de nota fiscal da sua cidade.

Ou seja, o NF-e Cidades. Ele está disponível em todos os estados e permite tanto que você emita quanto cancele notas fiscais com facilidade, desde que todas as regras sejam seguidas corretamente.

Integração com a contabilidade

Em situações mais complexas, em que grandes volumes de notas importantes são emitidos constantemente, pode ser ideal buscar um sistema completo e integrado.

Desse modo, toda emissão será enviada diretamente à contabilidade, que se certificará de que todos os detalhes da nota estejam corretos.

Pode ser o caso, por exemplo, de uma empresa que trabalha com vendas B2B e usa diversos representantes comerciais em sua operação.

Com emissões constantes de notas, algo pode sair errado. Mas com a integração do sistema de vendas usado com o ERP e a contabilidade, as chances de identificar as falhas e corrigi-las no prazo máximo aumentam.

Um bom suporte

Se tiver qualquer problema com suas notas fiscais, é essencial saber que tem a quem recorrer.

Por isso, busque por sistemas que ofereçam um bom suporte e não deixem você “na mão”, quando precisar tirar dúvidas. Procure na internet por opções confiáveis e pergunte por aí antes de tomar a decisão final.

É fundamental atentar ao preenchimento correto de uma nota fiscal. Isso vale tanto para proteger o empreendedor quanto o cliente.

Sem esse cuidado, o empresário pode desembolsar mais do que imaginava em impostos e multas e ainda ter problemas com clientes. Nada interessante, certo?

Mas, com as dicas deste artigo, o processo será bem mais simples. E então, gostou de saber como cancelar uma nota fiscal, mesmo fora do prazo ou após a mercadoria em questão circular?

Esperamos que você aproveite os conhecimentos compartilhados aqui!

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