Como e por que automatizar os processos de expedição de sua loja

Quanto tempo a sua operação online consome em emissão de documentos fiscais, reposição de produtos, levantamento de informações sobre consumidores, pedidos, estoque, […]

Quanto tempo a sua operação online consome em emissão de documentos fiscais, reposição de produtos, levantamento de informações sobre consumidores, pedidos, estoque, entre outros dados e processos cruciais?

Mesmo a equipe mais atenta e detalhista pode cometer erros a qualquer momento: ao trocar uma planilha, digitar um endereço ou código de produto errado.

Toda empresa preocupada com sua reputação e escalabilidade do negócio reconhece: é impossível realizar manualmente o controle dos pedidos, desde o checkout do cliente até o envio a uma transportadora. Escalar, nesse contexto, significa incrementar os canais de venda, atuando em diversos marketplaces, bem como diversificar o armazenamento de estoque em mais de um depósito — incluindo os processos de fullfilment.

O melhor jeito de se preparar para este crescimento é por meio da automação de fluxos de trabalho. Resultado do avanço tecnológico e do desenvolvimento de plataformas, ferramentas e sistemas de integração, a automação é uma forma de estruturar, simplificar e usar sistemas, aplicações ou outras tecnologias para realizar tarefas repetitivas, porém essenciais. Isso faz diferença especialmente em processos manuais.

Qual a importância da automação de processos?

O primeiro passo para incluir processos automatizados em sua empresa é identificar sua operação atual. Quais são os gargalos que prejudicam sua produtividade diária? A resposta, normalmente, está em sistemas de controle baseados em planilhas ou softwares offline, incapazes de fornecer atualizações de status em tempo real. Ou ainda em ferramentas independentes, impossíveis de serem integradas e sincronizadas.

Pense, por exemplo, como sua loja costuma decidir quando reabastecer seu estoque, sem interromper as vendas. É possível relacionar dados como a quantidade de produtos e volume de pedidos, produzindo uma ordem de compra direta com o fornecedor. Também dá para criar regras específicas, envolvendo atributos como preço e estimativa de entrega, para definir qual empresa escolher.

Todos os departamentos de uma loja podem contar com processos automatizados: desde a comunicação aos consumidores até soluções que se integrem com os sistemas de informação das transportadoras. Este artigo procura dar ênfase na expedição, processo no qual os pedidos dos clientes são processados desde a separação até a entrega para a empresa de coleta.

Entenda os benefícios da expedição automatizada

A preparação e o envio de produtos é uma etapa crucial para qualquer vendedor. Erros nessa etapa representam alto índice de reclamações, que além de afetar a imagem e impactar nas vendas, representam despesas extraordinárias a longo prazo. O processo para devolução ou troca de produtos, a chamada logística reversa, lida com os recursos adicionais para transportar o produto de volta à loja ou depósito. Perder dinheiro e reputação é a maior dor de quem lida com e-commerce.

Ao mesmo tempo, todo seller que pretende aumentar sua presença nos marketplaces deve prestar atenção na velocidade de expedição. O indicador que avalia a capacidade de entrega é usado pela maioria das plataformas para qualificar e recomendar vendedores. A relação entre reputação e prazo é decisiva, por exemplo, para a posição de anúncios na Buybox da B2W.

Como se isso não bastasse, ao automatizar processos cruciais, colaboradores dedicados a etapas relacionadas ao armazenamento, preparação de embalagens ou controle de documentos podem dar atenção a outros processos importantes: análise estratégica de dados, relacionamento com os clientes, avaliação de novas oportunidades, etc.

Passo a passo da expedição automatizada

Quando sua loja recebe um novo pedido, todos os dados seguem um encadeamento lógico. Ele começa antes mesmo de chegar ao estoque, apoiado por uma interface única de gestão multi-empresa: de qual conta CNPJ, associada a qual marketplace, o pedido foi feito? Em qual depósito o produto está? Apresentamos esta sequência a seguir.

1. Controle inteligente de estoque:

A loja precisa confirmar a disponibilidade e a localização de qualquer item vendido. Em caso de devolução ou desistência, a entrada do produto também deve ser sincronizada em tempo real. Dá para definir regras para garantir que o item seja separado e despachado do depósito mais apropriado – menor distância, por exemplo.

Quando um pedido é realizado, o sistema precisa gerar uma reserva de estoque para que o item fique indisponível para a venda. Em caso de indisponibilidade, os anúncios precisam ser interrompidos imediatamente, evitando a ruptura de estoque. Ao mesmo tempo, relatórios podem indicar excesso de itens em estoque e, consequentemente, desperdício de espaço.

2. Separação rápida de produtos:

É a primeira etapa do processo conhecido como picking and packing. O colaborador separa os produtos e organiza-os para a embalagem antes da coleta. É um momento que exige organização elevada: qualquer desajuste pode levar a atrasos no envio.

Sistemas de automação de processos podem cruzar informações sobre localização e quantidade de produtos, a partir dos pedidos efetuados, gerando uma lista de separação organizada. Na prática, o responsável pela separação tem em mãos uma relação completa, organizada por marca, tipo e localização nas prateleiras. Assim, ele atende a demanda de múltiplos pedidos de uma vez só, ganhando tempo.

3. Emissão de notas e etiquetas para postagem:

Este é um dos fluxos de trabalho que demandam um redesenho completo. Sem qualquer ordenamento, o time de expedição confirma o check-out, emite a nota fiscal, imprime a DANFE, envia o XML a nota para o marketplace, aguarda a disponibilização da etiqueta, imprime novamente, localiza a NF gerada minutos atrás… Finalmente, reúne a papelada com o produto para fechar a embalagem e entregar à transportadora.

Há sistemas que reduzem o tempo dessa jornada para poucos segundos. Isso porque é possível automatizar a emissão de NFe, envio dos dados para o marketplace e geração da etiqueta exatamente no instante em que o pedido foi faturado no sistema.

Na prática, o produto só aparece na lista de separação quando a documentação já está pronta para ser impressa.

O resultado desta automação acelera o packing. Os itens devidamente separados são posicionados ao lado de um terminal, com leitor ótico e impressora térmica. O colaborador aponta o leitor para o código de barras, ouve o “bipe” e, instantaneamente, retira a etiqueta de postagem e a DANFE simplificada, uma seguida da outra.

Conclusão: invista em ferramentas

Nunca foi tão fácil para um consumidor comprar online. Além da quantidade de opções, especialmente em marketplaces, seus consumidores querem comprar a qualquer hora, sete dias por semana. Sua loja não compete apenas com os vendedores: seu rival principal é o tempo para processar seus pedidos, mantendo um alto nível de entrega. Para o comprador, a melhor entre as surpresas positivas é receber o que pediu num prazo muito curto.

Procure cronometrar quantos minutos sua operação leva para separar, emitir nota e etiquetas, fechar a embalagem e disponibilizar à transportadora usando os processos atuais. Imagine quantos produtos podem ser despachados nesse mesmo intervalo de tempo, de forma ágil e precisa.

Ao substituir formulários e planilhas offline, contratar ferramentas de automação e integração com as principais plataformas de mercado, a possibilidade de erros ou inconsistências cai para quase zero. É por isso que a automação de fluxos não pode ser ignorada.

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