Abrir uma empresa no Brasil com certeza não é uma tarefa fácil, exige muito esforço e determinação para se lidar com uma série de burocracias e outros procedimentos envolvidos.
Entretanto, isso não é justificativa para deixar de atender a todas as exigências, garantindo que a sua empresa não possua nenhuma pendência.
Dentre todos os documentos exigidos, um deles é o certificado digital, que é obrigatório para todas as empresas que têm que emitir nota fiscal eletrônica e se enquadram em determinadas condições.
Sendo essas, a participação nos regimes tributários ou de lucro real, ou de lucro presumido.
Apesar de tudo, possuir um certificado digital pode trazer muitos benefícios, principalmente quando falamos do A1.
Não é por menos que mesmo nos casos não obrigatórios, há quem deseje possuir um!
Não sabe o que é um certificado digital? Nem a diferença do certificado digital A1 para os outros? Calma que nós vamos te explicar tudo que você precisa saber!
Então continue com a gente para descobrir mais!
O que é certificado digital?
A primeira questão a ser resolvida, é o que é o tal do certificado digital.
Isso é algo muito importante de termos claro, principalmente se estivermos falando de um e-commerce, onde os certificados digitais ganham ainda mais importância.
De forma simples, o certificado digital funciona como uma espécie de identidade digital da empresa, o que permite que sejam assinados documentos ou realizadas transações de forma online.
É justamente esse documento que garante autenticidade e segurança nesses procedimentos, e é por isso que ele é obrigatório para quase todas as empresas que trabalham com as notas fiscais eletrônicas.
Esse documento acaba sendo um grande facilitador para a assinatura de documentos digitais, emissão de documentos, ou envio de obrigações para o governo.
Já pensou se mesmo com uma loja digital você tivesse que ir pessoalmente resolver cada um desses problemas, sendo obrigado a reconhecer firma em cartório ou fazer assinaturas em papel e caneta?
Péssimo, não é mesmo?
O que é Certificado digital A1?
Dando sequência, após entendermos o que é o tal do certificado digital, é importante notarmos que existem vários tipos diferentes desse documento.
Cada um deles possui suas características próprias, junto a algumas vantagens e desvantagens, mas se tratando do tema do nosso texto, nós focaremos no A1.
O modelo A1 de certificado digital é do tipo que é armazenado diretamente no computador do usuário.
Dessa forma, a chave criptografada que é gerada, fica guardada dentro do disco rígido do computador, garantindo validade pelo período de até 1 ano.
Quando o tempo passa e se alcança a validade, o certificado expira, exigindo que um novo seja feito.
Esse sistema previne eventuais fraudes, uma vez que se torna muito mais difícil a decodificação dos dados dentro dessas circunstâncias.
Ainda assim, mesmo que ocorra uma invasão de sistema ou outro tipo de ameaça digital, é possível desativar o certificado, garantindo maior segurança.
Para que serve esse certificado?
A função principal do certificado é garantir a autenticidade e a segurança das transações digitais, e outras atividades online.
Além de funcionar como um grande facilitador, uma vez que faz com que não sejam necessárias burocracias físicas e presenciais para garantir a integridades dessas atividades dentro do mundo virtual.
Existem diversos procedimentos que os certificados digitais garantem que ocorram com autenticidade e segurança.
Alguns deles são: transações financeiras online, assinatura e envio de documentos digitais por meio de assinatura eletrônica, participação de leilões eletrônicos, emissão de passaporte, carteira de habilitação e diplomas, e até mesmo o envio da declaração do imposto de renda.
Tanto pessoas físicas quanto jurídicas conseguem se beneficiar do uso desse documento!
O seu foco é justamente esse, facilitar operações e quaisquer transações que sejam realizadas por meio digital!
E convenhamos, que pelos poucos exemplos que citamos, eles estão conseguindo fazer isso muito bem!
Quem pode ter um certificado digital A1?
Principalmente para quem pretende abrir, ou já possui um e-commerce, o certificado digital é de extrema importância, e é praticamente impossível viver sem possuir um.
Além disso, muitas vezes isso nem é uma opção, já que no caso da sua empresa ser lucro real ou lucro presumido, ela obrigatoriamente terá que possuir um.
No caso, não é necessário ter grandes preocupações, ao obter o certificado digital, tudo que você terá de fazer é escolher o modelo que melhor se enquadra a sua empresa.
Após isso, não é necessário se preocupar com a compatibilidade, uma vez que o próprio ERP (Sistema de Gestão Empresarial, traduzindo para o português) poderá ser responsável por emitir as notas fiscais.
Quem emite o certificado?
Em meio a todas essas informações, talvez tenham surgido algumas dúvidas em sua cabeça, principalmente no que diz respeito a como realizar a emissão do certificado digital.
Nós separamos esse tópico justamente para explicar como ocorre esse processo, e tirar algumas dúvidas eventuais que você possa ter.
O certificado é emitido por um agente de registro, o profissional ou empresa encarregada de realizar a coleta de dados biométricos do responsável legal do título.
É ele também quem realiza a checagem de toda a documentação entregue, além de também garantir a autenticidade do documento que foi gerado.
O agente de registro é vinculado a uma Autoridade Certificadora (AC) que, para que possa funcionar adequadamente, precisa ter sido regularizada por dois institutos.
O primeiro é a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) e o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Quais as vantagens de adquirir um certificado digital A1?
Como nós já mencionamos em outro momento do texto, o certificado digital costuma ser adotado mesmo nos casos em que ele não é obrigatório.
Isso acontece, justamente por ele ser extremamente útil, e trazer uma série de benefícios para o usuário, que acaba optando por tê-lo, mesmo não sendo exigido.
Para ajudar você a compreender quais são esses benefícios, decidimos falar um pouco sobre alguns dos principais deles! Ficou curioso?
Então continue com a gente para descobrir tudo sobre as principais vantagens de se adquirir um certificado digital A1!
Praticidade
A primeira das vantagens, é também a mais óbvia, já foi comentada superficialmente ao longo desse texto.
A praticidade oferecida pelo certificado digital, está voltada principalmente para a resolução de diversos trâmites e burocracias sem a necessidade de sair de casa, uma vez que podem ser resolvidos pelo computador.
Assinaturas físicas, reconhecimento de firma em cartório, além de todos aqueles outros procedimentos que exigiam que você saísse de casa, passam a ser dispensáveis.
Tudo isso graças ao certificado digital que te permite realizar todos esses procedimentos pela via digital! Incrível, não é mesmo?
Segurança
Todo mundo já sentiu, em algum momento, um certo nível de desconfiança com relação às transações digitais.
Principalmente quando envolvem dinheiro ou então dados sigilosos da sua empresa, a desconfiança de sofrer algum tipo de golpe aumenta.
Uma das grandes vantagens do certificado digital é justamente que ele também é capaz de ajudar na segurança e proteção da sua empresa nessas relações virtuais.
A tecnologia criptográfica dos certificados garante a proteção dos seus dados e assinatura, além de proteger todas as trocas de informações realizadas pela sua empresa dentro do ambiente virtual.
O foco é combater e evitar eventuais fraudes, vazamentos, e outros tipos de incidentes cibernéticos que possam comprometer a sua empresa.
Aposto que você está surpresa como o certificado digital pode ser eficiente, não é mesmo?
Acesso a serviços públicos
As vantagens de se possuir um certificado digital A1 são tantas que simplesmente parecem não acabar!
Outro dos seus pontos fortes, é como ele pode agilizar e facilitar o seu acesso e o da sua empresa, a uma série de serviços públicos.
É extremamente normal que qualquer um já tenha tido dificuldade, ao tentar ter acesso a algum tipo de serviço prestado pelo governo.
Acontece que por ter um certificado digital, muitos desses serviços já ficam automaticamente liberados para você!
Dando alguns exemplos de alguns que você pode ter acesso sem dificuldade, nós podemos falar do INSS, eSocial, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), DMED (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde), dentre tantas outras opções.
Menos custos
Por fim, mas com certeza não menos importante, o certificado digital pode reduzir consideravelmente os custos da sua loja digital, ao mesmo tempo que a torna mais produtiva.
Basta começar contabilizando as despesas com papel que passarão a ser reduzidas com a assinatura virtual e o uso de documentos digitais.
Além disso, haverá também redução com os custos de transporte, uma vez que diversos assuntos e burocracias serão resolvidas remotamente.
Sem contar que você não vai mais precisar abrir e reconhecer firma em cartório, consegue perceber o quão vantajoso isso é para você e a sua empresa?
Não satisfeito, todo aquele custo que você teria para organizar aquelas pilhas e mais pilhas de documentos, além da necessidade de enviá-los para as pessoas certas, também será descartado.
Afinal, agora que tudo isso é digital, basta organizar os arquivos em seu computador, e enviá-los digitalmente, economizando tempo, espaço, custo de transporte e locomoção.
Tipos de certificados
Agora que você já deve estar convencido das vantagens de se obter um certificado digital, que tal falarmos um pouco sobre os tipos de certificado que existem?
Afinal, vocês já devem ter notado que nós frequentemente falamos de modelo A1, mas ele não é a única opção.
Existem 12 opções no total, cada uma é aplicável para um caso específico diferente, possuindo as suas vantagens e desvantagens. Essas 12 modalidades podem ser divididas em 5 modalidades principais, senda elas:
- Certificados grupo A: São aqueles que servem para assinaturas digitais;
- Certificados grupos S e T: Voltados principalmente para a proteção de informações, apenas aqueles autorizados conseguem ter acesso a elas;
- Certificados grupo A CF-e-SAT: São aqueles que são emitidos para todos os equipamentos do Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico – SAT – CF -e;
- Certificados grupo OM-BR: Exclusivo para equipamentos metrológicos que são regulados pelo Inmetro.
Certificado digital A1 e A3, quais as diferenças?
Os certificados digitais do tipo A são aqueles que são voltados especificamente para o reconhecimento e validação de assinaturas digitais.
O principal ponto aqui é fazer com que o documento assinado pelo meio virtual, tenha validade jurídica equivalente ao assinado de forma convencional.
Nós podemos separar os certificados digitais do tipo A em duas modalidades principais, os A1 e os A3.
Mas afinal, qual a diferença e as semelhanças entre os dois? É isso que nós explicaremos agora!
Como nós já falamos, o objetivo dos dois é o mesmo, garantir o reconhecimento das assinaturas digitais tanto quanto as tradicionais.
Porém, a grande diferença entre os dois, é que enquanto o A1, o modelo A3 armazena as informações em mídias externas, como tokens USB ou cartões com chip, que precisarão ser conectados ao computador.
Dessa forma, para usar o certificado A3, se torna necessário um dispositivo com leitura de cartão, além de possuir uma instalação um pouco mais complexa que o A1.
Outro ponto, também, é a necessidade de armazenamento em uma mídia externa, como um pen drive, por parte do modelo A3 enquanto o A1 armazena tudo diretamente na nuvem.
Por fim, a duração da validade de ambos os modelos também é diferente.
Enquanto o modelo A1 dura apenas um ano, o modelo A3 se mantém válido por 3 anos. Por outro lado, o modelo A1 pode ser importado por um sistema de emissão de notas fiscais.
Como obter o seu certificado?
Por fim, vamos descobrir agora como fazer para obter o seu próprio certificado A1, está preparado? Então continue com a gente!
Escolha sua AC (Autoridade Certificadora)
Para você que está abrindo o seu e-commerce, independentemente de ser MEI ou não, e deseja adquirir o seu certificado virtual, o primeiro passo é ir atrás de uma Autoridade Certificadora.
Para conseguir encontrá-las, basta acessar o site da ICP-Brasil, onde você poderá conferir uma lista completa com empresas como a Caixa Econômica Federal, Correios, e Serasa Experian que prestam esse serviço.
Selecione o certificado mais adequado
Passado esse processo inicial, agora você precisará escolher o tipo de certificado que melhor se encaixa nas características da sua empresa.
Lembrando sempre que não existe uma opção absolutamente melhor, sempre sendo relativo às condições da sua empresa.
Um exemplo disso, é no caso das pequenas empresas, onde o mais recomendado é optar pelo NF-e. Além disso, também será necessário escolher entre os modelos A1 e A3, que já foram explicados por nós em outro momento.
Apresente os documentos
Como quase tudo nessa vida, para que você consiga o certificado digital, existem alguns elementos que precisam ser levados em consideração.
Entre eles, está a entrega de alguns documentos, que podem variar um pouco dependendo do tipo de empresa que você estiver abrindo.
Dentre os documentos necessários nós temos:
- Documentos pessoais dos representantes legais da empresa (RG e CPF);
- Cartão do CNPJ impresso;
- Documento de constituição da empresa, como contrato social, por exemplo;
- Documentos de eleição da atual diretoria (quando aplicável);
- Alterações contratuais registradas nos órgãos competentes (quando houver).
Lembrando sempre, que dependendo do tipo de empresa que você possuir, alguns outros documentos podem ser adicionados a essa lista.
Marque o dia para a validação
O próximo passo é muito importante para a segurança e a garantia da autenticidade do documento.
Estamos falando do comparecimento presencial, obrigatório, que é necessário para que a compra do certificado digital possa ser concluída.
Essa regra vale também para os casos de renovação, com o atenuante de que as pessoas físicas não precisarão comparecer. Apenas as pessoas jurídicas são necessárias.
Sendo assim, você precisará agendar uma validação presencial, e apresentar toda a documentação requerida. Além disso, será feito também um cadastro biométrico, e por fim, será necessário assinar alguns documentos.
Retire e aguarde a entrega do certificado
Após concluir todos os passos anteriores, é questão de tempo até que o seu certificado digital fique pronto. Claro, existem algumas variáveis, principalmente dependendo do seu tipo de empresa.
Algumas serão um pouco mais rápidas, enquanto outras mais demoradas.
No caso de quem comprou um certificado do tipo A1, assim que ele estiver pronto, será enviado um link para você por e-mail, para que você possa baixar o seu arquivo.
Enquanto isso, se for do tipo A3, você precisará retirar o hardware no local onde foi realizada a validação.
Quanto custa e como adquirir o certificado digital A1?
Claro que tudo varia muito dependendo de onde você está comprando, quem é o fornecedor, dentre outras tantas variáveis.
Entretanto, é possível dar uma ideia média do preço que você provavelmente vai pagar na tentativa de comprar um certificado digital A1.
No caso, um certificado digital do modelo A1, costuma sair entre R$ 150,00 e R$ 250,00. Mas como dissemos, pode variar.
O certificado digital A1 é uma grande alternativa para maximizar a produtividade da sua empresa, enquanto reduz custos e se aproveita dos benefícios.
As vantagens são tantas que mesmo nos casos onde não é obrigatório, ele costuma ser utilizado! E convenhamos, que nos tempos atuais, com as lojas virtuais em alta, ele é uma baita ajuda!
Esperamos que o conteúdo tenha ajudado a retirar algumas das suas dúvidas sobre o assunto, e convidamos você a continuar sua leitura em nosso blog, para aprender mais sobre o mundo do e-commerce!
